Trong hoạt động quản lý, điều hành của công ty CP SX&TM Than Uông Bí đã sản sinh ra một lượng văn bản, tài liệu tương đối nhiều nhưng còn bỏ sót một số tài liệu chưa được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. Việc lập hồ sơ trong công ty thường theo đặc trưng vấn đề – thời gian.
Các văn bản do cơ quan ban hành được nhân viên văn thư tập hợp lại và sắp xếp theo số thứ tự, ngày tháng năm ban hành. Ví dụ: “Công văn đi tháng 01 năm 2017” phía trên cùng góc trái có ghi tên của công ty. Tiêu đề này của tập lưu chưa được ghi khoa học, hợp lý. Theo quy định, phải lưu “Tập+Tên loại+Vấn đề+Tác giả+Thời gian”. Theo như vậy, tập văn bản trên phải lưu thành “Tập lưu Công văn đi của công ty CP SX&TM Than Uông Bí tháng 01 năm 2017”.
Đối với các hồ sơ phản ánh trọn vẹn vấn đề, sự việc, hồ sơ phản ánh quá trình phát sinh, phát triển, kết thúc vấn đề của công ty được đặt tên cụ thể. Ví dụ: Hồ sơ xây dựng cổng và hàng rào kho than Nam Mẫu. Hồ sơ hội nghị tổng kết năm 2016.
Hồ sơ hiện hành lập ở văn thư đã làm các bước như: phân loại, sắp xếp theo trật tự hợp lý nhưng chưa được biên mục đánh số tờ. Còn với các hồ sơ công việc cụ thể được các cán bộ, nhân viên chuyên trách, giải quyết công việc lập lên thì tương đối hoàn chỉnh. Công ty chưa có danh mục hồ sơ, việc lập hồ sơ được thực hiện một cách bị động, khi phát sinh các vấn đề trong hoạt động của công ty.
Về quy trình lập hồ sơ, người mở hồ sơ như đã nói là cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ. Người lập hồ sơ lấy một tờ bìa do phòng TCHC của công ty phát. (ảnh bìa hồ sơ xem phụ lục 9), sau đó điền các thông tin theo yêu cầu lên tờ bìa hồ sơ như: tên công ty, đơn vị lập, tên gọi của công việc mình giải quyết. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, cán bộ, nhân viên đã cập nhật các văn bản, tài liệu có giá trị. Ví dụ: trong hồ sơ hội nghị tổng kết phong
trào an toàn lao động và phát động tháng thi đua chào mừng 80 năm ngày truyền thống ngành Than (12/11/1936-12/11/2016) có các loại tài liệu, giấy tờ:
Kế hoạch tổ chức hội nghị
Giấy mời
Danh sách đại biểu
Chương trình hội nghị
Diễn văn khai mạc
Báo cáo kết quả thực hiện an toàn lao động của công ty
Kế hoạch thi đua chào mừng ngày truyền thống ngành Than
Lời bế mạc hội nghị
Ảnh chụp trong hội nghị
Một ví dụ khác về “Hồ sơ sự cố xây dựng nhà máy Gạch Dốc Đỏ” gồm các loại tài liệu, giấy tờ như:
Báo cáo nhanh sự cố công trình
Biên bản kiểm tra hiện trường
Biên bản họp về sự cố công trình
Nhìn chung, việc thu thập để hoàn thiện hồ sơ của công ty tương đối đầy đủ. Trong một số hồ sơ còn giữ lại tài liệu phim, ảnh, ghi hình tại nơi xảy ra sự vụ. Các tài liệu không phải văn bản này được đặt cuối cùng. Với các vấn đề xảy ra theo sự phát sinh, phát triển, kết thúc cũng được sắp xếp theo ngày, tháng, năm. Hồ sơ được lập ra trong công ty đảm bảo được nguyên tắc văn bản hình thành đến đâu lập hồ sơ đến đấy. Tất cả các hồ sơ nộp vào lưu trữ đều do nhân viên văn thư đánh số tờ. Việc đánh số tờ trong hồ sơ được nhân viên văn thư làm khá tốt. Nhân viên văn thư dùng bút chì đen ghi vào góc trên cùng bên phải tờ giấy. Có xảy ra trường hợp đánh sót tờ, khi đó nhân viên văn thư thêm chữ a,b,c vào những trang trống và chú thích ở phần ghi chứng từ kết thúc. Có thể thấy,
việc mở hồ sơ và thu thập văn bản, tài liệu, kết thúc hồ sơ được thực hiện đúng theo quy định.
Vào ngày cuối cùng hàng tháng, nhân viên văn thư nộp các tập lưu vào kho lưu trữ cơ quan. Với các hồ sơ của cán bộ, nhân viên trong công ty lập ra, muốn nộp vào lưu trữ của công ty thì làm thủ tục chuyển giao hồ sơ cho văn thư cơ quan. Nhân viên văn thư photo “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” mỗi loại thành 02 bản. Cán bộ, nhân viên nộp tài liệu và nhân viên văn thư giữ mỗi loại một bản. Việc giao nộp hồ sơ cho nhân viên văn thư của công ty được thực hiện tương đối nhanh chóng. Hầu hết các hồ sơ đều được giao nộp trong thời hạn 03 tháng. Hồ sơ, tài liệu của cán bộ, nhân viên lập ra được giữ lại không quá 02 năm kể từ ngày đến hạn nộp lưu. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu đảm bảo các yêu cầu của Luật Lưu trữ (2011).
2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
Công ty CP SX&TM Than Uông Bí là một doanh nghiệp hoạt động theo hình thức góp vốn, cổ phần, trong đó có hơn một nửa là vốn đầu tư của nhà nước. Vậy nên công ty sử dụng con dấu tròn không có hình quốc huy. Ngoài con dấu của cơ quan, công ty còn có con dấu thể thức đề ký như: ký thay, ký thừa ủy quyền, ký thừa lệnh và con dấu ghi họ tên của giám đốc công ty. Bản thân con dấu chưa phản ánh được giá trị pháp lý của nó và của văn bản, mà phải được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi các văn bản, giấy tờ đó đã có chữ ký của người có thẩm quyền thì con dấu sử dụng mới có hiệu lực pháp lý. Nếu một văn bản được đóng dấu không có chữ ký của người có thẩm quyền, văn bản đóng dấu khống chỉ, các văn bản đó không có giá trị pháp lý.
Thực tế tại công ty cho thấy, nhân viên văn thư chỉ đóng dấu lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, màu mực đỏ tươi, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Tuy nhiên trong một số văn bản, nhân viên văn thư đóng trùm lên khoảng một nửa chữ ký, không tồn tại việc đóng trùm lên hết chữ ký. Việc đóng dấu lên
các phụ lục kèm theo, nhân viên văn thư đóng dấu trang đầu, trùm lên một phần tên công ty hoặc tên phụ lục.
Phòng TCHC không có con dấu riêng, vậy nên tất cả các văn bản do công ty ban hành đều đóng dấu của công ty. Con dấu của công ty được để tại phòng Văn thư lưu trữ của công ty do nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan. Trường hợp phải giải quyết công việc ở xa, muốn đem con dấu ra ngoài công ty phải xin sự đồng ý bằng văn bản của giám đốc. Trong quá trình tìm hiểu, không có trường hợp mang con dấu ra khỏi công ty. Con dấu của công ty lúc nào cũng được bảo quản trong két sắt, qua 2 lần khóa. Nhân viên văn thư trực tiếp bảo quản con dấu và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng TCHC và giám đốc công ty về tình trạng con dấu cơ quan. (Hình ảnh két sắt bảo quản con dấu xem phụ lục 10).
Trách nhiệm của Giám đốc công ty:
Có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền đã được quy định. Trường hợp Giám đốc mang con dấu ra khỏi công ty thì phải chịu trách nhiệm với việc làm đó.
Trách nhiệm của Trưởng phòng TCHC:
Theo dõi việc quản lý và sử dụng con dấu cơ quan và con dấu họ tên của Giám đốc. Xây dựng và tham mưu cho giám đốc phương án bảo quản con dấu. Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về tình trạng con dấu công ty.
Trách nhiệm của nhân viên văn thư:
Chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc quản lý và sử dụng con dấu công ty trước giám đốc công ty. Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của công ty; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
Không chỉ vậy, nhân viên văn thư luôn phải có mặt đúng giờ, thậm chí trong trường hợp cần thiết, cấp bách còn phải ở lại công ty ngoài giờ làm việc để thực hiện việc đóng dấu theo yêu cầu của công tác. Và chỉ có các thành viên Ban giám đốc công ty mới có quyền yêu cầu nhân viên văn thư ở lại công ty ngoài giờ để đóng các văn bản, chứng từ cấp bách. Dấu của công ty không bao giờ được dùng tùy tiện, chỉ lấy ra sử dụng khi có yêu cầu của công việc, sau đó phải cất ngay vào két sắt, không khi nào thấy dấu đóng xong rồi vẫn để trên bàn, càng không thấy dấu để trên bàn lúc không có nhân viên văn thư ở đó. Chìa khóa két sắt cùng mật khẩu, ngoài giám đốc công ty biết thì chỉ có mỗi nhân viên văn thư giữ. Vậy nên trong trường hợp cấp thiết, nhân viên văn thư vắng mặt tại phòng làm việc thì gây khó khăn và mất nhiều thời gian để xử lý công việc.
Khi cầm trên tay văn bản, trước khi đóng dấu, nhân viên văn thư thường xem qua một lần nữa nội dung của văn bản để đảm bảo văn bản ban hành đúng thẩm quyền, so sánh chữ ký xem đã hợp lệ hay chưa để đảm bảo tính xác thực của chữ ký.