2.3.5.1.Ưu điểm
Trong nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản
Các văn bản công ty ban hành chủ yếu là văn bản hành chính thông thường, chúng đều đúng với thẩm quyền, không vượt cấp. Đối tượng của văn bản hướng tới rõ ràng. Các văn bản ban hành đều phù hợp với quy định của Hiến pháp, phù hợp với các văn bản của cơ quan cấp trên và các văn bản quản lý của địa phương. Các văn bản đó được ban hành đều được căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của công ty do vậy chúng đều đảm bảo tính khả thi. Nội dung văn bản phản ánh chân thực, đúng với các mặt hoạt động của công ty. Bố cục rõ ràng, không diễn đạt lan man. Văn phong hành chính công vụ được phát huy tối đa, hiệu quả.
Công ty luôn đảm bảo tuân thủ quy trình ban hành văn bản. Mọi khâu từ khi soạn thảo đến khi hoàn tất các thủ tục hành chính cho một văn bản đều được thực hiện tuần tự, chính xác. Vậy nên các công việc của cơ quan cũng được giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Không có tình trạng rối ren giữa các bước trong quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.
Trong nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản
Các văn bản đi, đến của công ty đều được tập trung , thống nhất, được đăng ký tại văn thư cơ quan. Công ty mặc dù chưa có quy chế về công tác văn thư nhưng các bước để quản lý và giải quyết văn bản được thực hiện theo đúng trình tự theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Việc giải quyết văn bản tương đối nhanh gọn, chính xác, văn bản sau khi xin được ý kiến chỉ đạo được chuyển giao ngay lập tức, không gây ra hiện tượng trì trệ, chậm tiến độ làm việc, không có tình trạng tồn đọng hoặc văn bản gửi sai đối tượng, sai địa chỉ. Việc chuyển giao và theo dõi việc chuyển giao văn bản được nhân viên văn thư tiến hành cẩn trọng, tỉ mỉ. Khi cần báo cáo, nhân viên văn thư của công ty luôn nắm bắt được tình hình việc giải quyết các văn bản đến. Tương tự với các văn bản đi cũng được theo dõi gửi đi sát sao.
Trong nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Khối lượng tài liệu của công ty tương đối lớn nhưng hầu hết đã được lập thành hồ sơ hoàn chỉnh. Đây có thể được coi là nỗi lực rất lớn của cán bộ, nhân viên trong toàn công ty nói chung và nhân viên văn thư nói riêng. Việc lập hồ sơ được cán bộ, nhân viên phụ trách tiến hành nghiêm túc, nhanh chóng, chính xác do có sự hướng dẫn, thôi thúc của trưởng đơn vị, trưởng phòng TCHC cùng nhân viên văn thư. Các hồ sơ được lập tuân thủ theo trình tự tạo lập hồ sơ từ khi mở hồ sơ, thu thập văn bản, tài liệu đến khi kết thúc hồ sơ. Các văn bản , tài liệu đưa vào hồ sơ khá đầy đủ, chi tiết. Cán bộ, nhân viên lập hồ sơ đều biết xác định
được giá trị của tài liệu, tài liệu nào nên đưa vào hồ sơ, tài liệu nào không nên đưa vào. Có thể nói, chất lượng của hồ sơ tương đối cao.
Trong nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Trong hoạt động của công ty, dù nhân viên văn thư không nắm chắc kiến thức chuyên môn về tất cả các nghiệp vụ trong công tác văn thư nhưng việc quản lý và sử dụng con dấu lại rất được chú trọng. Nhìn chung nghiệp vụ này được thực hiện tương đối đúng theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu. Từ việc thực hiện đúng trách nhiệm của cán bộ, nhân viên liên quan, đến việc bảo quản, sử dụng đều đảm bảo các yêu cầu theo quy định. Do nhận thực được tầm quan trọng của con dấu cơ quan nên nghiệp vụ này được nhân viên văn thư cũng như các cấp lãnh đạo cơ quan đặc biệt quan tâm.
2.3.5.2.Nhược điểm
Trong nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản
Văn bản từ trước đến nay đều không thể thiếu trong hoạt động của một cơ quan. Nhiều người cho rằng nội dung mới quyết định vấn đề còn hình thức lại bị xem nhẹ. Tại công ty CP SX&TM Than Uông Bí, hiện tượng nhiều văn bản sai về thể thức và kỹ thuật trình bày đã được thể hiện rõ ở phần thực trạng. Với cả 9 thành phần thể thức bắt buộc đều có lỗi sai. Sai cơ bản về phần số, ký hiệu của văn bản. Với các thành phần khác như tên cơ quan chủ quản, tên cơ quan ban hành, quốc hiệu, tiêu ngữ, ngày tháng năm ban hành, nơi nhận, thể thức đề ký, các thành phần trên nhiều văn bản trình bày không đúng so với quy định của các thông tư hướng dẫn việc soạn thảo văn bản.
Trong nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản
Hoạt động quản lý và giải quyết văn bản đi, đến là một khâu nghiệp vụ quan trọng và không phải ở cơ quan, tổ chức nào cũng đều thực hiện tốt hoàn toàn. Trong việc đăng ký văn bản đi, đến của công ty vẫn còn nhiều văn bản chưa được thực hiện tốt. Khi viết vào sổ đăng ký còn viết thiếu, viết sơ sài, có nội dung còn bỏ trống. Việc ghi không theo hàng mục mà theo thói quen viết sổ
sách của cá nhân đã gây ra tình trạng viết đảo lộn vị trí. Trong khi việc viết sai đã xảy ra trong một thời gian dài mà chưa có sự can thiệp của lãnh đạo công ty.
Trong nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Công ty đi vào hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần đã được nhiều năm nhưng lại chưa có danh mục hồ sơ. Danh mục hồ sơ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn. Việc không có danh mục hồ sơ gây khó khăn cho cán bộ, nhân viên trong công ty. Họ bị động do chưa xác định được những loại hồ sơ nào mình cần lập và đơn vị mình cần lập, cần lưu trữ. Từ đó gây nhiễu loạn, chồng chéo. Các sự việc khi xảy ra liên quan đến nhiều đơn vị trong công ty thì phải ngồi lại bàn bạc xem đơn vị nào sẽ lập hồ sơ đó. Từ đó gây mất rất nhiều thời gian trong việc hoàn tất hồ sơ cũng như gây khó khăn cho lãnh đạo để nắm bắt được những hồ sơ mà công ty mình lập.
Trong nghiệp vụ quản lý và sử dụng con dấu
Ở nghiệp vụ này chỉ biểu hiện một số thiếu sót nhỏ như việc đóng dấu chưa thật chuẩn xác, vẫn có trường hợp đóng trùm lên một nửa chữ ký, hi hữu có trường hợp đóng hơi nghiêng dấu. Đôi khi nhân viên văn thư phải đóng cả tập quyển phiếu cho công ty, việc đóng nhanh và đóng nhiều đã gây ra hiện tượng trên.