phần Sản xuất và Thương mại Than Uông Bí
Với những nhược điểm đã nêu ở trên trong các nghiệp vụ của công tác văn thư, có thể tổng hợp lại thành các nguyên nhân chủ yếu sau:
Thứ nhất, do nhận thức của cán bộ, nhân viên trong công ty về công tác văn thư còn chưa đầy đủ.
Sự nhận thức của lãnh đạo cũng như của các cán bộ, nhân viên trong công ty về công tác văn thư chưa cao, chưa nhận thức hết được tầm quan trọng và sức ảnh hưởng của công tác này đến với các hoạt động của cơ quan. Do đặc thù doanh nghiệp kinh doanh, sản xuất, vấn đề lợi nhuận vẫn còn được đặt lên hàng đầu mà lãnh đạo công ty nhiều khi đã quên đi mất làm sao để mọi hoạt động của công ty được thực hiện nhanh chóng, chính xác, đem lại hiệu quả như mong muốn. Muốn làm được điều như vậy, rất cần thiết chú trọng đến công tác văn thư vì nó góp phần không nhỏ để giải quyết công việc. Nói cách khác, mọi công việc đều phải có văn bản, giấy tờ, thế nên đủ để thấy công tác văn thư có vai trò quan trọng như thế nào.
Bên cạnh đó, người làm công tác văn thư trong công ty cũng chưa xác định đúng mức tầm quan trọng của nó. Với nhân viên văn thư của công ty, trình độ chuyên môn còn hạn hẹp, chưa nắm chắc được kiến thức chuyên môn, đa phần làm việc theo lối mòn, theo kinh nghiệm lâu năm mà không muốn học hỏi, tiếp thu những văn bản quy định mới của nhà nước ta về công tác này. Do hạn chế về chuyên môn, nghiệp vụ nên không thể hướng dẫn chính xác cho các cán bộ, nhân viên chịu trách nhiệm làm công tác văn thư tại các đơn vị, bộ phận nên dẫn đến sai liên tục, sai chưa thấy dấu hiệu sửa đổi vì thực tế không nhìn ra được lỗi sai. Cộng thêm việc nhận thức của lãnh đạo công ty về công tác văn thư chưa được cao nên tạo ra một vòng nhận thức luẩn quẩn chưa đúng. Và từ đó cũng tạo ra một vòng sai luẩn quẩn tương ứng.
Bản thân người kiêm nhiệm làm công tác văn thư tại các đơn vị trong công ty có trình độ chuyên môn không đều, đa phần đạt trình độ trung cấp, số ít còn lại là cao đẳng hoặc không có chuyên môn gì về công tác văn phòng cũng được kiêm nhiệm làm công tác văn thư. Việc không đồng đều và phần nhiều cán bộ, nhân viên trong công ty đều làm việc có thâm niên, khá nhiều người đứng tuổi nên việc nghe sửa đổi hoặc đi tới thống nhất là vô cùng khó khăn. Một vài người trong đó còn có thái độ không hợp tác, cầu tiến, còn bảo thủ và không chịu lắng nghe.
Với tổng thể sự nhận thức trên của mỗi người, cùng lề lối làm việc thiếu khoa học đã khiến cho công tác văn thư trong công ty CP SX&TM Than Uông Bí bị coi nhẹ, chưa đặt đúng vị trí vốn có của nó.
Thứ hai, thiếu sự chú trọng, quan tâm đúng mức của lãnh đạo công ty
Lãnh đạo công ty luôn quan tâm đến các mặt hoạt động của cơ quan mình, nhưng lại có phần lơ là đối với công tác văn thư. Việc kiểm tra, giám sát hoạt động này được giao cho Trưởng phòng TCHC thực hiện. Giám đốc công ty thường ít để ý đến phòng văn thư lưu trữ, chỉ khi có biến cố hay xảy ra sự vụ gì ảnh hưởng lớn đến công ty thì mới được giám đốc kiểm tra tới. Công ty luôn hoạt động ổn định nên thường thì không mấy khi giám đốc kiểm tra tới công tác văn thư. Trưởng phòng TCHC thường xuyên ra vào phòng văn thư của cơ quan nhưng chỉ để ý đến việc các văn bản đã được quản lý và giải quyết xong hay chưa. Nói một cách đơn giản, trưởng phòng TCHC chỉ quan tâm đến kết quả hoạt động chứ không thấy quan tâm, kiểm tra về quá trình, các công đoạn để đạt được kết quả đó.
Thứ ba, công ty chưa xây dựng được quy chế về công tác văn thư cũng như các văn bản khác quy định về công tác văn thư
Với một khối lượng văn bản nhiều và luôn phải giải quyết thường xuyên, liên tục trong ngày, nhưng công ty lại chưa xây dựng được quy chế về công tác văn thư cũng chưa có bất cứ một văn bản quy định nào về vấn đề này. Mọi quy định về nghiệp vụ trong công tác văn thư đều mới chỉ dừng lại ở cá nhân người làm công tác này. Trong công ty, mới chỉ xây dựng được quy chế thi đua khen thưởng, quy chế lao động, có duy nhất Điều lệ tổ chức hoạt động của công ty có nhắc đến công tác văn thư nhưng hết sức sơ sài. Biểu hiện rõ nét nhất trong việc chưa có quy chế, các quy định của công ty về công tác văn thư là việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý, giải quyết văn bản và việc lập hồ sơ còn sai nhiều so với quy định. Công ty chưa có danh mục hồ sơ, chưa mẫu hóa được các văn bản công ty mình ban hành, việc đăng ký văn bản còn nhiều bất cập,… tất cả những vấn đề biểu hiện ra đã được nêu đều do không đảm bảo được tính thống nhất. Vì
vậy, điều quan trọng đối với công ty vẫn là phải ban hành quy chế về công tác văn thư hoặc tối thiểu cũng phải có một văn bản quy định cụ thể, rõ ràng.
Thứ tư, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, nhân viên chưa đáp ứng được nhu cầu thực tiễn và hiện đại hóa
Nguyên nhân về năng lực cá nhân vẫn là vấn đề then chốt. Nhân sự ở bất kì đâu cũng phải thường xuyên được nâng cao. Trong kế hoạch dài hạn của công ty có đề cập đến việc “Lập kế hoạch bồi dưỡng và đào tạo cán bộ (ngắn hạn, dài hạn)” song thực tế mới chỉ dừng lại ở các cán bộ được nâng cao kỹ năng, chuyên môn còn nhân viên thì chưa được chú trọng.
Việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ về công tác văn thư cho cán bộ, nhân viên trong công ty chưa được thực hiện. Mới chỉ dừng lại ở việc đào tạo ngắn hạn củng cố nghiệp vụ cho nhân viên văn thư. Trong khi công ty bố trí kiêm nhiệm người làm công tác này ở các đơn vị lại chưa được đào tạo qua trường lớp hay các khóa ngắn hạn nào. Việc chưa đào tạo đúng chuyên môn về công tác văn thư trong khi các văn bản của nhà nước quy định về công tác này luôn sản sinh liên tục đã tạo ra hạn chế nhất định cho các cán bộ, nhân viên, gây khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng công việc.
Nhân viên văn thư cơ quan không được đào tạo thường xuyên nên chỉ nắm bắt được những nội dung cơ bản trong Nghị định 110/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư, còn lại những văn bản hướng dẫn, các văn bản sửa đổi, bổ sung thì không nắm bắt được cụ thể. Đây thực sự là vấn đề e ngại, khiến nhân viên văn thư đôi lúc còn lúng túng trong giải quyết công việc của mình.
Trong thời buổi công nghệ thông tin đang lan tỏa sang tất cả các mặt hoạt động của xã hội và không trừ lĩnh vực nào, công tác văn thư cũng nằm trong số đó. Nhưng việc được đào tạo để ứng dụng tối đa hiệu quả của các thiết bị, phần mềm trong công tác văn thư chưa được quan tâm. Tại phần thực trạng đã nêu rõ những hạn chế, chính vì vậy nhất thiết cần bồi dưỡng thường xuyên cho nhân
viên làm công tác văn thư và có kế hoạch bồi dưỡng các kỹ năng cơ bản cho các cán bộ, nhân viên kiêm nhiệm công tác này trong công ty.
TIỂU KẾT
Trên cơ sở lý luận của chương 1 gắn với thực trạng trong chương 2, với những ưu nhược điểm và nguyên nhân của những mặt hạn chế, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của công ty CP SX&TM Than Uông Bí cùng với quá trình quan sát, thu thập thông tin, phân tích, tổng hợp sau đây xin đề xuất một số giải pháp cho công ty được trình bày tại chương 3 dưới đây.
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THAN UÔNG BÍ