Công tác văn thư hiện hữu trên tất cả các mặt hoạt động của công ty, nhưng việc thực hiện tốt công tác này lại không hề đơn giản. Do công ty không có bất kỳ một quy định nào về công tác văn thư nên cán bộ, nhân viên, người làm công tác văn thư không biết dựa vào đâu làm căn cứ thực tế để hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình. Vậy nên nhất thiết việc làm trước mắt là phải ban hành quy chế về công tác văn thư. Nhân viên văn thư giúp trưởng phòng TCHC tham mưu về lĩnh vực chuyên môn của mình. Trưởng phòng TCHC sẽ căn cứ vào tình hình thực tế tại cơ quan mình để xây dựng quy chế văn thư. Bên cạnh đó, quy chế về công tác văn thư của công ty cần tuân thủ các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, không trái với Hiến pháp và pháp luật. Trưởng phòng TCHC có thể dựa vào Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Cụ thể trong đó phải quy định rõ các vấn đề sau:
Quy định về phạm vi, đối tượng áp dụng trong toàn bộ phòng TCHC cùng các đơn vị trực thuộc công ty. Để tránh mơ hồ không hiểu rõ các thuật ngữ và tiện cho việc xử lý công việc, dù biết hay chưa biết thì trong quy chế này cũng cần giải thích các thuật ngữ như: công tác văn thư, bản gốc, bản chính, bản sao, văn bản đi, văn bản đến, hồ sơ, lập hồ sơ.
Quy định về trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư. Trong đó nhất thiết phải đề cập đến trách nhiệm của giám đốc, phó giám đốc công ty, trưởng phòng TCHC, nhân viên văn thư, trách nhiệm của các đơn vị trực thuộc và của cán bộ, nhân viên kiêm nhiệm tại các đơn vị làm công tác văn thư.
Quy định về nguyên tắc làm việc, các nguyên tắc cần tuân thủ khi thực hiện công tác văn thư cùng với đó là quy định về nhiệm vụ, cách thức tổ chức thực hiện các nghiệp vụ của công tác văn thư.
Đối với nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản, cần quy định rõ quy trình soạn thảo đối với văn bản thông thường và văn bản có tính chất quan trọng. Hơn hết, trong quy chế này phải yêu cầu các cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư phải soạn thảo theo mẫu các văn bản công ty quy định hoặc tuân thủ quy định về các thành phần thể thức của các thông tư hướng dẫn nghiệp vụ này.
Đối với nghiệp vụ quản lý và giải quyết văn bản, cần quy định trình tự quản lý văn bản, trong đó cũng nên yêu cầu nhân viên văn thư đảm bảo hoàn thành tốt các công đoạn thừ khi tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến ngày đến , trình, chuyển giao, theo dõi, giải quyết văn bản đến (đặc biệt khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ rõ ràng, không bỏ trống, không ghi qua loa), cần phân biệt những văn bản có nội dung cấp bách, nội dung thông thường, nội dung phức tạp tùy theo từng loại để quy định thời hạn cụ thể giải quyết văn bản đến.
Với văn bản đi cũng vậy, cần quy định rõ quy trình quản lý văn bản đi từ khi kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản đến khi đăng ký văn bản đi và làm thủ tục chuyển phát, theo dõi việc chuyển phát. Với văn bản đi do đơn vị trực thuộc trong công ty soạn thảo cần lưu 2 bản chính và 01 bản gốc. Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, 1 bản gửi đi, 1 bản lưu tại đơn vị soạn thảo. Tránh trường hợp văn bản không được lập hồ sơ hoàn chỉnh.
Đối với nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, trong quy chế cần yêu cầu nhân viên văn thư hướng dẫn các đơn vị lập danh mục hồ sơ của riêng mỗi đơn vị rồi nhân viên văn thư tổng hợp lại thành danh mục hồ sơ của công ty, hoàn thiện dự thảo và trình trưởng phòng TCHC ký ban hành. Vì công ty hoạt động khá nhiều lĩnh vực nên việc giao cho từng đơn vị lập danh mục hồ sơ là hoàn toàn hợp lý. Dựa vào văn bản quy định của Bộ Nội vụ đã hướng dẫn nghiệp vụ này, trong quy chế cần nêu cụ thể hơn sát với tình hình lập hồ sơ tại công ty.
Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu, nghiệp vụ này tại công ty đã được thực hiện khá tốt. Vì vậy trong quy chế chủ yếu cần làm nổi bật được trách nhiệm của lãnh đạo, trưởng phòng TCHC và nhân viên văn thư. Ngoài ra cũng phải quy định rõ ràng trường hợp nào được phép mang con dấu ra ngoài công ty và quy trách nhiệm cho người mang con dấu đi. Bên cạnh đó, các nội dung của nghiệp vụ này đã được trình bày trong các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, việc xây dựng quy chế nên đưa đầy đủ vào.
Để cụ thể hơn quy chế về công tác văn thư, công ty có thể ban hành một số các quy định rõ ràng để giúp cán bộ, nhân viên trong công ty hiểu đủ và hiểu sâu, tránh trường hợp biết qua qua. Nếu công ty xây dựng được quy chế cùng các quy định về vấn đề này thì việc chấp hành sẽ được siết chặt hơn và đem lại hiệu quả cao hơn.