mại Than Uông Bí
2.3.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Công ty CP SX & TM Than Uông Bí là doanh nghiệp với khoảng 50% số vốn đầu tư của nhà nước. Song, các hoạt động của công ty chủ yếu là sản xuất và kinh doanh nên các văn bản ban hành chủ yếu là văn bản hành chính (văn bản hành chính thông thường và văn bản hành chính cá biệt).
Công ty CP SX & TM Than Uông Bí chủ yếu ban hành công văn và quyết định. Tính từ ngày 01/01/2010 đến ngày 31/12/2016, công ty ban hành trên 8000 văn bản. Riêng 3 tháng đầu năm 2017 (ngày 01/01/2017 đến ngày 01/3/2017), công ty ban hành tất cả 212 công văn đi (trong đó có công văn gửi đi các đơn vị trong cơ quan và công văn gửi đi đơn vị ngoài.), 27 quyết định trên tổng số 263 văn bản ban hành. Còn lại là các văn bản khác như :kế hoạch, chỉ thị, thông báo, biên bản, báo cáo, tờ trình,…
Công văn của công ty ban hành liên quan hầu hết các vấn đề cũng như hoạt động của công ty. Đó là các công văn trả lời, công văn liên hệ, công văn đề nghị,… về vấn đề như: đề nghị giúp đỡ sử dụng sản phẩm xăm lốp ô tô, đề nghị tiếp tục thực hiện các hợp đồng dịch vụ, ký hợp đồng sử dụng điện năng để sản xuất, chào bán các sản phẩm, chấp nhận kết quả sửa lỗi và hiệu chỉnh các gói thầu, báo cáo tình hình sử dụng lao động, tai nạn lao động, điều chỉnh giá dịch vụ xe ca chở công nhân làm việc, điều chỉnh thang bảng lương, sử dụng dịch vụ ăn cơm công nghiệp cho công nhân, báo cáo xử lý vụ việc mất tín hiệu GPS của xe vận tải của công ty, xác nhận nhà thầu, xây dựng cổng và hàng rào kho than, …
Quyết định của công ty ban hành liên quan đến việc: tuyển dụng, ban hành định mức tiền lương, điều động, chuyển giao tài sản, chuyển giao kế hoạch, chấm dứt hợp đồng lao động, thành lập hội đồng bảo hộ lao động, bổ sung định mức đơn giá tiền lương vận chuyển trong tháng, điều chỉnh định mức tiêu hao nhiên liệu các loại máy móc, bổ sung tiền lương cho người lao động, việc chi tiền thưởng cũng như chi tiền cho các ngày lễ tết, chi tiền thăm hỏi đối tác có quan hệ với công ty… và nhiều các quyết định khác liên quan đến hoạt động của công ty.
Thông báo của công ty ban hành liên quan đến việc: đăng kí đi học tập kinh nghiệm quản lý tại nước ngoài, nâng mức lương cho nhân viên, lịch nghiệm thu sản phẩm, nộp bảng chấm công, phòng cháy chữa cháy, bình xét phân loại lao động, …
Tờ trình của công ty liên quan đến một số việc như: thành lập tổ xét chọn nhà cung cấp cho thuê tài chính, dự án đầu tư máy móc,…
Kế hoạch của công ty liên quan đến: kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty trong tháng, quý , năm, kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác của cán bộ nhân viên, kế hoạch tổ chức chuyến nghỉ mát cho nhân viên công ty,…
Báo cáo của công ty chủ yếu liên quan đến các hoạt động SXKD của công ty như báo cáo về tình hình hoạt động của khách sạn, vận tải, khai thác, máy móc, tình hình sử dụng trang thiết bị của các đơn vị trong công ty,…
Biên bản của công ty hầu hết là biên bản sau các cuộc họp như họp đấu thầu, họp dự thảo, họp đại hội cổ đông, bàn giao kế hoạch, bên cạnh đó còn có các biên bản kiểm tra tình trạng kỹ thuật thiết bị văn phòng,
Ngoài những văn bản kể trên còn có giấy mời, giấy đi đường, phiếu báo, giấy đề nghị,…
Về thẩm quyền ban hành:
Giám đốc công ty được kí các chứng từ, hợp đồng, giao dịch và văn bản quản lý liên quan đến hoạt động của công ty theo đúng thẩm quyền, đó là: công văn, quyết định, quy chế, quy định, biên bản, kế hoạch, tờ trình, thông báo, báo cáo, nghị quyết liên tịch giữa giám đốc với công đoàn, giữa giám đốc với đoàn thanh niên và các văn bản khác có liên quan đến hoạt động quản lý điều hành, tổ chức bộ máy và nhân sự như: chế độ đãi ngộ nhân viên, quản lý các gói thầu, xây dựng sửa chữa các tư liệu sản xuất của công ty, chi tiêu trong các hoạt động của công ty cũng như các ngày lễ,… và nhiều hoạt động khác.
Trưởng phòng TCHC được giám đốc giao ký thừa lệnh các văn bản hành chính thông thường như: thông báo trong nội bộ công ty, giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy mời,… của công ty.
Nhìn chung, việc ban hành các văn bản của công ty đã đúng thẩm quyền quy định, đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình. Do đó, các văn bản luôn đảm bảo tính khả thi, hợp lý, công việc được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
Về mặt nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày:
Bên cạnh việc ban hành văn bản đúng thẩm quyền, nội dung các văn bản của công ty ban hành cũng được đảm bảo. Nội dung trình bày đầy đủ, không dàn trải, lan man, đi đúng trọng tâm vấn đề. Đảm bảo về đối tượng thực thi. Trong văn bản không dùng tiếng lóng, từ địa phương, không dùng từ đa nghĩa. Trong số ít văn bản có đôi chỗ diễn đạt chưa thoát hẳn ý và còn lủng củng, lặp lại nhưng không ảnh hưởng đến nội dung toàn bộ văn bản.
Trong khi nội dung văn bản có nhiều ưu điểm thì hình thức văn bản lại gặp phải nhiều hạn chế là sai nhiều về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày. Qua khảo sát, trong 9 thành phần thể thức bắt buộc thì đến già nửa đều trình bày sai so với quy định của Nhà nước. (xem phụ lục 5)
Thành phần quốc hiệu, tiêu ngữ
Khi soạn thảo, có người soạn thảo đúng nhưng có một số người lại không in đậm dòng quốc hiệu. Tương tự với tiêu ngữ cũng vậy. Dưới thành phần thể thức này có đường kẻ ngang nét liền nhưng khi soạn thảo, một số văn bản lại không kẻ hết bằng độ dài dòng tiêu ngữ hoặc thay đường kẻ ngang nét liền bằng “………..o0o…………”. Một số cá nhân soạn thảo còn sử dụng lệnh Underline thay vì lệnh Draw.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
Khi soạn thảo, có trường hợp tăng kích cỡ của tên cơ quan ban hành văn bản lên 1 size so với tên cơ quan chủ quản hoặc tăng/ giảm tùy ý 1 size so với quốc hiệu khiến thành phần thể thức này bị mất cân đối. Có cá nhân soạn thảo lại không in đậm tên cơ quan ban hành văn bản và chưa đặt canh giữa cho cân. Nhìn chung, việc viết tắt tên cơ quan chủ quản và tên cơ quan ban hành văn bản chưa theo quy định tại văn bản thành lập, quy định chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức bộ máy, phê chuẩn, cấp giấy phép hoạt động. Do vậy, khi soạn thảo, thành phần thể thức này còn tràn sang phía quốc hiệu, tiêu ngữ.
Số, ký hiệu của văn bản
Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản chưa thống nhất, lúc thì “CPTMTUB”, lúc khác thì “CPTUB”. Riêng với công văn là văn bản không có tên loại, nhưng trong thành phần thể thức này lại ghi là “CV- TCHC”. Số và ký hiệu của văn bản còn để cỡ chữ 14 và cách chữ giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản. Phải ghi là: “CPSXTMTUB- TCHC”.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Hầu hết các văn bản khi soạn thảo tại cơ quan đều đã đánh số ngày tháng năm ban hành và ghi sai địa danh ban hành văn bản là “Quảng Ninh”. Phải ghi là: “Uông Bí, ngày…tháng…năm…”. Trong một vài trường hợp, tháng nhỏ hơn hoặc bằng 2, ngày nhỏ hơn hoặc bằng 3 không được người soạn thảo thêm số 0 vào trước đó. Đây là việc viết ngày, tháng ban hành văn bản sai quy định.
Tên loại, trích yếu nội dung văn bản
Đa số các văn bản (cụ thể là các quyết định) đều viết tắt cụm từ về việc là “V/v” trong khi đó, các văn bản pháp quy chỉ quy định công văn mới được viết tắt cụm từ trên. Trong công văn, chữ viết tắt “V/v:” còn sử dụng dấu hai chấm theo sau và một số công văn phần trích yếu nội dung trình bày chưa gọn gàng, bị tràn ra giữa văn bản làm mất tính thẩm mỹ.
Nội dung văn bản
Thành phần này trình bày tương đối rõ ràng, dễ hiểu, ngắn gọn, không rườm rà, mơ hồ. bố cục rõ ràng, đầy đủ. Văn bản chứa các quy phạm được chia làm 3 phần rõ ràng. Các yếu tố về thể thức và kỹ thuật trình bày ở phần này tương đối tuân theo các văn bản quy phạm của Nhà nước. Tuy nhiên, trong một vài quyết định, sau các căn cứ còn thiếu dấu chấm phẩy, kết thúc phần căn cứ thi thoảng còn đặt dấu chấm.
Hầu hết các văn bản đều do giám đốc công ty ký, thường thì không xuất hiện ký thay, ký thừa ủy quyền mà chỉ thấy ký thừa lệnh. Trong tất cả các văn bản đều ghi thể thức đề ký là “GIÁM ĐỐC CÔNG TY”. Việc ghi thêm “CÔNG TY” vào là sai về mặt thể thức
Dấu của cơ quan
Việc đóng dấu của cơ quan thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước. Đóng dấu ngay ngắn, rõ ràng, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Nơi nhận
Phần “Kính gửi:” (với công văn), “Nơi nhận:” (với các văn bản có tên loại), khi soạn thảo có cá nhân dùng lệnh underline để gạch chân, điều này là sai quy định. Dưới các phần này không cần có dấu gạch ngang liền nét. Trong một số văn bản, phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản cỡ chữ chưa đưa về cỡ 11, một số thì để nguyên cỡ chữ 14. Cuối các phần liệt kê còn đặt dấu chấm, hoặc chấm tùy ý từng dòng hoặc không dùng dấu.
Nơi nhận đầu tiên chỉ cần ghi “- Như trên;” không cần phải ghi “- Như kính gửi.”, sau chữ “-Lưu” ở một số văn bản của cơ quan ban hành còn thiếu dấu hai chấm hoặc còn ghi sai đơn vị lưu.
Về quy trình ban hành văn bản
Các công việc từ khâu chuẩn bị (xác định nội dung, hình thức, thu thập thông tin) đến khi phát hành văn bản do phòng TCHC soạn thảo theo trình tự nhất định. Dù chưa có quy định về quy trình ban hành văn bản nhưng việc ban hành được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước, không có hiện tượng bỏ qua quy trình hay làm tắt quy trình.
Công ty không có bộ phận chuyên trách soạn thảo, việc soạn thảo do các đơn vị tự thực hiện, trình trưởng đơn vị kiểm tra nội dung sau đó đưa về bộ phận văn thư kiểm tra về thể thức. Nhân viên văn thư sẽ có trách nhiệm trình trưởng
phòng TCHC duyệt về thể thức và kỹ thuật trình bày. Sau đó sẽ trình giám đốc ký ban hành. Công việc sau đó của nhân viên văn thư là nhận lại, hoàn tất các thủ tục hành chính để ban hành văn bản. (phụ lục 4)
2.3.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản
Đối với văn bản đi
Trước khi phát hành, nhân viên văn thư của công ty kiểm tra thể thức văn bản đã đúng hay chưa, nếu phát hiện sai sót thì chuyển văn bản về cá nhân, đơn vị soạn thảo để họ sửa lại, sau đó sẽ hoàn tất việc ghi số, kí hiệu, ngày tháng năm ban hành, nhân viên văn thư sẽ tiến hành việc đăng kí văn bản đi. Nhân viên văn thư đăng kí tất cả các văn bản đi vào một sổ tên là “ Sổ đăng ký công văn đi chuyên môn” theo cùng một hệ thống số ả rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
(Bìa sổ đăng ký văn bản đi của công ty xem phụ lục 6). Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đi của công ty gồm 8 cột cùng 2 ví dụ như sau:
Số, ký hiệu văn bản Ngày, tháng của văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Ngườ i ký Nơi nhận văn bản Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Số lượng bản Ghi chú 03.1 12/cv Công văn đề nghị Đ/c Độ 05.01 19/TB-TCHC Thông báo bình xét phân loại lao động
năm 2016 Đ/c Vinh Các phòng ban, PX VP
Trong quyển sổ đăng ký văn bản đi năm 2017 của công ty, nhân viên văn thư ghi đảo nội dung của cột 1 và cột 2. Cột 1 phải ghi số, ký hiệu của văn bản thì nhân viên văn thư ghi là ngày, tháng, năm ban hành văn bản. Cột 2 phải ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản thì lại ghi số, ký hiệu của văn bản. Trong phần tiêu đề các mục này không thấy có dấu hiệu sửa chữa giữa 2 cột đã chứng tỏ đây là do thói quen của nhân viên văn thư. Cũng đồng nghĩa với việc chưa có
sự kiểm tra của lãnh đạo thường xuyên đối với nghiệp vụ này. Tính đến thời điểm hiện tại, việc ghi sai đã được hơn 3 tháng và vẫn đang tiếp tục.
Bên cạnh việc cố ý ghi đảo lộn nội dung so với tiêu đề của cột theo thói quen, việc nhân viên văn thư không ghi rõ ràng một số thành phần nội dung văn bản khi đăng ký. Theo ví dụ1, ngày tháng năm ban hành văn bản phải ghi đầy đủ là “03.01”. Do công văn không có tên loại nên không được ghi là “12/cv” phải ghi tên cơ quan cùng đơn vị soạn thảo, ví dụ: 12/CPSXTMTUB-TCHC. Hầu hết các văn bản đều được ghi đủ phần tên loại và trích yếu nội dung (như ví dụ 2), nhưng số ít văn bản lại không ghi rõ ràng phần trích yếu nội dung, chỉ ghi ngắn gọn là “công văn đề nghị” (ví dụ 1). Việc không ghi rõ ràng sẽ gây khó khăn, mất thời gian trong công việc tra tìm tài liệu và quản lý tài liệu. Các cột còn lại hầu như đều ghi đủ nhưng sót lại một số văn bản không ghi rõ trích yếu thì cũng không ghi người ký, nơi nhận, đơn vị, người nhận bản lưu, số lượng bản. Tìm hiểu về nguyên nhân của việc bỏ trống là do các văn bản đó là do Phó Giám đốc ký. Các văn bản đó được văn thư đăng ký vào sổ nhưng lại không lưu tại văn thư.
Sau khi nhân viên văn thư đăng ký văn bản sẽ nhân bản, đóng dấu cơ quan. Con dấu được đóng lên văn bản nhằm khẳng định giá trị pháp lý, đảm bảo thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch của công ty. Căn cứ vào số lượng tại nơi nhận, nhân viên văn thư hoặc nhân viên phụ trách công việc hành chính văn phòng sẽ tiến hành nhân bản. Thường không thấy nhân thừa số lượng, hiếm thấy trường hợp thừa. Những trường hợp nhân bản thừa đều bị tiêu hủy ngay. Nhân viên văn thư cũng tự tay đóng dấu của cơ quan và các con dấu thành phần thể thức đề ký khác. Chỉ khi có chữ kí hợp lệ của Giám đốc, nhân viên văn thư mới đóng dấu lên và không bao giờ đóng vào giấy trắng (đóng dấu khống chỉ). Đóng dấu xong, nhân viên văn thư giữ lại bản gốc để lưu tại văn thư cơ quan để tra tìm khi cần thiết và thường bộ phận soạn thảo cũng giữ bản chính để lập hồ sơ hoặc làm cơ sở cho báo cáo sau này. Bản gốc lưu tại văn thư được sắp xếp theo số thứ
tự đăng ký, đóng thành tập và bỏ vào tủ sắt khóa lại (hình ảnh tủ để văn bản lưu xem phụ lục 7).
Việc chuyển giao văn bản đến các đơn vị, bộ phận trong công ty được nhân viên văn thư hoặc nhân viên hành chính văn phòng chuyển trực tiếp. Người chuyển giao văn bản dùng “Sổ đăng ký công văn đi” để chuyển giao. Người nhận văn bản ký nhận vào sổ. Những văn bản mang tính chất cấp thiết được nhân viên văn thư ưu tiên làm thủ tục chuyển phát trước tiên rồi đến các văn bản