Con người trong mọi hoạt động đều là nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại của mọi cơ quan, tổ chức. tất cả mọi hoạt động đều có sự can thiệp của con người. Vì thế dễ hiểu, nếu chất lượng nhân sự tăng sẽ kéo theo chất lượng hiệu quả tăng. Trong mọi hoạt động, hai vấn đề này luôn tỉ lệ thuận với nhau. Không chỉ dừng lại ở nhận thức, tất cả mọi thứ đều phải gắn với thực hành.
Đối với nhân viên văn thư
Nhân viên văn thư là người thường xuyên, liên tục thực hiện công tác văn thư. Đây là người mà công ty nên chú trọng nhất. Khi nhân viên văn thư đã vững vàng về kỹ năng và cả chuyên môn sẽ giúp đỡ các cán bộ, nhân viên kiêm nhiệm công tác văn thư tại các đơn vị trực thuộc công ty và có khả năng tự phát hiện, chỉnh sửa lỗi sai trong quá trình thực hiện công việc của mình.
Nghiệp vụ soạn thảo và ban hành văn bản là một trong những công việc chính mà văn thư cần phải đảm nhiệm. Nhưng thực tế công việc này tại công ty chưa được thực hiện tốt. Việc kiểm tra văn bản về thể thức, kỹ thuật trình bày và bố cục văn bản chưa được tốt, dẫn đến việc văn bản ban hành sai nhiều. Chính vì vậy cần cử nhân viên văn thư đi học một khóa nâng cao kỹ năng soạn thảo. Song hành cùng với đó là học lớp đào tạo, bổ sung kiến thức chuyên môn về công tác văn thư.
Ngoài ra, để thích ứng và theo kịp với tốc độ phát triển ngày càng cao của thời buổi công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nhân viên văn thư cần thiết trang bị cho mình kiến thức về tin học và ngoại ngữ. Nhất là hiện nay, hầu hết các cơ quan có quy mô vừa và lớn đều đã áp dụng tối đa lợi ích của các thiết bị, phần mềm để phục vụ cho công tác văn thư. Việc quản lý, đăng ký văn bản bằng phần mềm máy vi tính đã trở nên phổ biến, do nó có tiện ích rất lớn, nâng cao rõ
rệt chất lượng công việc. Trong khi đó công ty lại chưa áp dụng bất kỳ một phần mềm quản lý văn bản nào.
Nội dung đào tạo, bồi dưỡng phải bảo đảm trang bị đủ kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ theo yêu cầu công vụ, phải quy định tiêu chuẩn cần đạt trong khóa học cho nhân viên văn thư để thấy được hiệu quả của khóa học, chú trọng chất lượng hơn hình thức. Nội dung khóa đào tạo cần bao quát kiến thức cơ bản nhằm trang bị cho nhân viên văn thư một hệ thống lý luận rõ ràng, phương pháp cùng năng lực làm việc và khả năng vận dụng vào thực tế một cách thuần thục. Kiến thức được cung cấp cho nhân viên văn thư phải giải quyết được các vấn đề thực tiễn, để khi gặp những tình huống cụ thể trong công tác văn thư thì nhân viên văn thư có thể xử lý nhanh, kịp thời, hiệu quả.
Khi làm việc, máy móc, thiết bị luôn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho nhân viên văn thư. Phòng Văn thư của công ty đã trang bị máy photo, máy scan, máy fax, máy photo A0, nhưng trong quá trình xử lý công việc, nhân viên văn thư chưa thật sự vận dụng thành thạo các chức năng của máy móc. Đôi khi vận hành máy, máy móc bị hư hỏng nhẹ, nhân viên văn thư phải đợi bên kỹ thuật đến để sửa chữa, việc này làm gián đoạn, gây chậm chễ quá trình làm việc, ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả công việc. Vì vậy, để giảm thiểu tối đa hiện tượng này, rất cần nhân viên văn thư có kiến thức tổng thể, có thể khắc phục sự cố máy móc, am hiểu tường tận các chức năng của các loại máy móc, thiết bị trong phòng làm việc. Bởi điều này, công ty cần lên kế hoạch đào tạo một cách tổng thể cho nhân viên văn thư để công tác văn thư tại công ty được thực hiện một cách tốt nhất có thể.
Đối với cán bộ, nhân viên kiêm nhiệm công tác văn thư tại các đơn vị trực thuộc
Cán bộ, nhân viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư tại các đơn bị, bộ phận chức năng trong công ty là một lực lượng không hề nhỏ. Mỗi người đảm nhiệm một lĩnh vực chuyên môn khác nhau nhưng họ đều chung một điểm là phải soạn thảo văn bản do trưởng đơn vị yêu cầu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu công
việc mình đảm nhiệm vào lưu trữ cơ quan. Chính vì có chuyên môn, năng lực khác nhau nên việc thống nhất để hai mảng hoạt động kể trên đi vào khuôn khổ và thực hiện chính xác là hơi khó. Vì vậy cần giúp họ có một khối kiến thức nhất định về công tác văn thư, đặc biệt là hai nghiệp vụ trên. Công ty cần tổ chức cho họ đi đào tạo ngắn hạn hoặc tổ chức một khóa tự học đưa nhân viên văn thư cơ quan vào hướng dẫn khi nhân viên văn thư đã nắm chắc kiến thức, kỹ năng về công tác văn thư.