2.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ
Phòng TCHC là phòng tham mưu giúp việc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty về các mặt công tác sau:
Công tác tổ chức - lao động tiền lương. Công tác Hành chính quản trị .
Công tác Thi đua khen thưởng – Văn hóa văn nghệ – Thể dục thể thao. Công tác Thanh tra - Bảo vệ Quân sự.
Công tác Y tế chăm sóc sức khoẻ người lao động.
Công tác Tổ chức - Lao động tiền lương
+ Tổng hợp quy hoạch cán bộ trong công ty trên cơ sở làm tốt công tác quản lý cán bộ.
+ Lập kế hoạch bồi dưỡng và đào tạo cán bộ ( ngắn hạn, dài hạn).
+ Đề xuất các phương án đề bạt, sắp xếp cán bộ, khen thưởng và kỷ luật cán bộ.
+ Nghiên cứu lập phương án tổ chức SX hợp lý nhằm nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý và hiệu quả sản xuất kinh doanh.
+ Xây dựng và lập các quy chế về công tác cán bộ, công tác lao động tiền lương, tuyển dụng và đào tạo, công tác Y tế đời sống.
+ Xây dựng và lập kế hoạch lao động tiền lương, cân đối cơ cấu ngành nghề, bậc thợ theo nhiệm vụ SX của công ty để có có kế hoạch tuyển dụng đào tạo lao động, làm các thủ tục hợp đồng thuê lao động hợp lý để phục vụ sản xuất kinh doanh có hiệu quả.
+ Xây dựng và ban hành hệ thống định mức lao động các ngành nghề trong công ty, quản lý và phân tích tình hình thực hiện định mức. + Tham gia xây dựng giá thành sản phẩm của công ty.
+ Phổ biến các chế độ chính sách mới và trực tiếp giải quyết các chế độ chính sách đối với người lao động ( kể cả chế độ bảo hộ lao động cho người lao động).
+ Trực tiếp làm việc với cơ quan bảo hiểm xã hội để giải quyết quyền lợi liên quan đến chế độ chính sách của cán bộ, nhân viên.
+ Tổ chức kiểm tra và đôn đốc các đơn vị thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nước, Nội quy quản lý lao động, tiền lương của công ty.
+ Tổ chức nghiệm thu sản phẩm và thanh toán tiền lương cho người lao động đúng kỳ hạn.
+ Tổng hợp và trình hội đồng công ty xét duyệt về các vấn đề: nâng lương, kỷ luật, xét tuyển lao động.
+ Theo dõi, bổ sung hồ sơ lý lịch cán bộ, nhân viên, quản lý lưu trữ hồ sơ liên quan đến cán bộ, nhân viên.
+ Lập các báo cáo định kỳ về công tác tổ chức cán bộ và lao động tiền lương.
+ Tham gia vào các hội đồng: tuyển dụng, kỷ luật, nâng lương...
+ Tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra trong doanh nghiệp và sự cố thiết bị công trình.
+ Thông báo kế hoạch công tác của Giám đốc, Phó Giám đốc công ty hàng tuần và đôn đốc các phòng ban tổ chức thực hiện nhiệm vụ liên quan kế hoạch công tác đã định.
+ Lập lịch biểu và thông báo triệu tập tổ chức các cuộc họp, hội nghị chung của công ty và của Giám đốc công ty, chuẩn bị nội dung chương trình và các báo cáo cần thiết.
+ Tổ chức chỉ đạo việc thu thập, tổng hợp thông tin tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và các mặt quản lý khác trong toàn công ty. Chuẩn bị nội dung báo cáo sơ tổng kết công tác trong từng thời kỳ (tháng, quý, năm) của công ty.
+ Tổ chức tiếp khách và bố trí lịch biểu khách đến làm việc với lãnh đạo công ty.
+ Lập kế hoạch chi phí hành chính cho hoạt động của văn phòng.
+ Được thừa lệnh Giám đốc ký các văn bảo sao lục, giấy giới thiệu, giấy đi đường của công ty.
+ Tổ chức thực hiện tốt các mặt công tác như: tiếp nhận công văn tài liệu gửi đến công ty, rà soát và trình Giám đốc xử lý phê duyệt.
+ Quản lý và sử dụng con dấu của công ty đúng quy định, tổ chức bảo quản lưu trữ công văn tài liệu đúng quy định,cấp các loại giấy tờ thuộc lĩnh vực hành chính cho cán bộ, nhân viên.
+ Tổ chức quản lý tài sản nhà cửa trang thiết bị, phương tiện dụng cụ phục vụ làm việc và sinh hoạt của khối văn phòng.
+ Quản lý vận hành thiết bị văn phòng như: Máy photocopy A0, A4; Máy in màu A0; Máy Fax....
+ Quản lý và điều hành xe con thuộc văn phòng.
+ Lập kế hoạch trang sắm bổ sung, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị, phương tiện của khối văn phòng công ty.
+ Tổ chức thực hiện các công việc chuẩn bị về cơ sở vật chất cho các Hội nghị của công ty.
+ Đôn đốc việc thực hiện nội quy cơ quan, lề lối làm việc của cán bộ, nhân viên.
+ Tổ chức duy trì các hoạt động văn hoá thể thao, thăm quan nghỉ mát theo chương trình của công ty và cấp trên.
+ Đề xuất các biện pháp cải tiến phục vụ, cải thiện điều kiện sinh hoạt, nâng cao đời sống vật chất cho cán bộ, nhân viên.
+ Quản lý và chỉ đạo các tổ bộ phận phục vụ làm tốt nhiệm vụ vệ sinh ngoại cảnh, nấu ăn công nghiệp, vệ sinh thực phẩm tại các khu vực: Khu vực cơ quan; Khu vực phân xưởng SX vật liệu – xây dựng; Khu vực Phân xưởng Vận tải .
- Công tác Thi đua khen thưởng – Văn hóa văn nghệ – Thể dục thể thao
+ Xây dựng quy chế thi đua khen thưởng, chương trình mục tiêu thi đua.
+ Đề xuất các mục tiêu thi đua và tổ chức các đợt phát động thi đua của công ty trong từng thời kỳ.
+ Hướng dẫn các đơn vị sơ kết, tổng kết phong trào thi đua, bình xét danh hiệu thi đua và đề nghị khen thưởng.
+ Tổng kết đánh giá tình hình tổ chức các phong trào thi đua tại các đơn vị, tổng hợp báo cáo đề nghị khen thưởng đối với các tập thể, cá nhân.
- Công tác Thanh tra - Bảo vệ - Quân sự
+ Chủ trì tổ chức các đợt thanh tra định kỳ hoặc đột xuất theo nhiệm vụ của Giám đốc giao, tổ chức thực hiện thanh tra giải quyết theo đơn thư khiếu nại, tố cáo. Đề xuất các biện pháp sử lý, chấn chỉnh quản lý sau thanh tra.
+ Tổ chức tiếp công dân, tiếp nhận xử lý, trả lời đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân.
+ Xây dựng phương án bảo vệ chính trị nội bộ, bảo vệ trật tự trị an và trực tiếp quản lý, chỉ đạo lực lượng bảo vệ cơ quan, bảo vệ các kho tàng, bến bãi, công trường thi công theo nhiệm vụ được giao.
+ Chỉ đạo lực lượng phối hợp với cơ quan công an trên địa bàn chính quyền địa phương làm tốt công tác bảo vệ an ninh trật tự – an toàn tài sản và giải quyết các vụ việc xảy ra.
+ Tổ chức thực hiện công tác điều tra, bảo vệ, khám nghiệm hiện trường, kết luận các vụ việc vi phạm chưa đến mức phải xử lý pháp luật.
+ Tổ chức xây dựng phong trào dân quân tự vệ, chính sách hậu phương quân đội quần chúng bảo vệ an ninh trật tự, phương án phòng thủ công ty.
+ Làm tốt công tác đăng ký, quản lý nhân khẩu, quản lý vũ khí, quân trang, quân dụng, công tác gọi thanh niên sẵn sàng nhập ngũ, công tác dân quân tự vệ và chính sách hậu phương quân đội.
+ Xây dựng phương án phòng chống cháy nổ, huấn luyện nghiệp vụ, quản lý, phương tiện dụng cụ phòng chống cháy nổ. Tổ chức kiểm tra định kỳ, đột xuất về việc chấp hành công tác phòng cháy chữa cháy tại các đơn vị. Tổ chức chỉ huy việc phòng chống chữa cháy khi xảy ra.
+ Đôn đốc kiểm tra cán bộ, nhân viên trong công ty chấp hành kỷ luật lao động, các nội quy, quy định của công ty. Đấu tranh chống các hiện tượng tiêu cực, phát hiện kịp thời các trường hợp vi phạm để xử lý.
+ Thực hiện chế độ báo cáo thường xuyên với Giám đốc công ty, với cấp trên.
- Công tác Y tế
+ Hàng năm căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty và số lượng cán bộ công nhân viên để lập kế hoạch về công tác y tế chăm sóc sức khoẻ cho người lao động.
+ Có phương án trực cấp cứu thường xuyên tại các đơn vị SX của công ty và đảm bảo xử lý kịp thời trong việc cấp cứu đối với cán bộ, nhân viên.
+ Thực hiện hợp đồng với bảo hiểm xã hội thành phố Uông Bí về khám chữa bệnh cho cán bộ, nhân viên trong công ty và các đơn vị khác khi có yêu cầu.
+ Là thành viên trong các ban, hội đồng có liên quan đến quyền lợi sức khoẻ của người lao động, tham gia các đoàn kiểm tra về vệ sinh lao động, vệ sinh phòng bệnh trong công ty.
+ Lập kế hoạch mua sắm thiết bị y tế, thuốc chữa bệnh để đáp ứng đủ kịp thời cho công tác cấp cứu và khám chữa bệnh.
+ Tổ chức huấn luyện cho người lao động về cách sơ cấp cứu. + Tổ chức khám sức khoẻ định kỳ hàng năm cho cán bộ, nhân viên. + Tổ chức khám chữa bệnh nghề nghiệp cho cán bộ, nhân viên + Tổ chức quản lý hồ sơ sức khoẻ cho cán bộ, nhân viên
+ Tổ chức làm các thủ tục và đưa cán bộ, nhân viên đi giám định sức khoẻ về nghỉ chế độ.
+ Làm các thủ tục để giám định thương tật cho người lao động bị tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp.
+ Thường xuyên kiểm tra vệ sinh y tế ở mọi nơi làm việc trong công ty, bếp ăn trong công ty và có kiến nghị cụ thể đảm bảo điều kiện vệ sinh và sức khoẻ cho người lao động.
+ Trực tiếp chỉ đạo các bếp ăn thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác an toàn vệ sinh thực phẩm và chịu trách nhiệm về mặt công tác đó.
+ Phối hợp với bộ phận Bảo hộ lao động tổ chức đo đạc, kiểm tra các yếu tố có hại trong môi trường lao động.
+ Tham gia điều tra các vụ tai nạn lao động xảy ra trong doanh nghiệp và sự cố thiết bị công trình.
+ Lập các phương án phòng và xử lý có bệnh dịch xảy ra.
+ Quản lý chặt chẽ đúng quy định kho thuốc và các trang thiết bị y tế + Lập báo cáo định kỳ về công tác y tế báo cáo giám đốc và cấp trên. + Tuyên truyền giáo dục cho cán bộ, nhân viên biết những kiến thức
phổ thông về phòng và chữa bệnh.
Phòng TCHC thực hiện các nhiệm vụ khác khi được Giám đốc trực tiếp giao; quan hệ với các phòng ban là quan hệ ngang bằng và phối kết hợp để hoàn thành nhiệm vụ.
2.1.2.2.Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ tổ chức phòng TCHC của Công ty CP SX&TM Than Uông Bí (phụ lục 3).
Nhân sự trong phòng TCHC của công ty CP SX & TM Than Uông Bí gồm có:
01 Trưởng phòng: ông Vũ Việt Toàn
01 Phó Trưởng phòng: bà Ngô Thúy Lan
01 nhân viên nghiệp vụ tiền lương: bà Lê Thị Quý
01 nhân viên văn thư lưu trữ: bà Trần Thị Mỹ Dung
03 nhân viên phụ trách công việc hành chính văn phòng
03 lái xe con văn phòng
12 bảo vệ trực thuộc các đơn vị
Nhìn chung trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên văn phòng của công ty CP SX & TM than Uông Bí tương đối đồng đều, nhìn chung đa số đều được tuyển dụng đúng ngành nghề quản trị văn phòng hoặc văn thư lưu trữ, họ đều là người đã có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm trên 3 năm, không có nhân viên mới ra trường. Đây thực sự là một điểm lợi thế cho phòng TCHC của công ty. Nhưng xét trên thực tế, họ còn chưa được chú trọng nâng cao trình độ chuyên môn cũng như năng lực làm việc mà chủ yếu làm việc theo “lối mòn”.