8. Cấu trúc của đề tài
1.2.1.5. Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư
Để có thể nhìn nhận và đánh giá chất lượng hoạt động của công tác Văn thư thì mỗi cơ quan, tổ chức cần phải tổ chức họp sơ kết, tổng kết công tác Văn thư. Các cuộc họp sơ kết, tổng kết về công tác Văn thư có thể được tổ chức định kỳ theo quý, 6 tháng, năm.
Thông qua các cuộc họp này, lãnh đạo cơ quan, tổ chức có thể nhìn nhận một cách khái quát và chân thực hơn công tác Văn thư của cơ quan mình. Bên cạnh việc thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư thì việc lắng nghe những báo cáo trong những cuộc họp sơ kết, tổng kết cũng là một trong những tiền đề để thực hiện công tác khen thưởng hoặc xử lý những vi phạm trong công tác Văn thư. Mặt khác, đây cũng chính là dịp để bộ phận làm Văn thư có thể đề xuất với lãnh đạo những mong muốn, nguyện vọng mình nhằm khắc phục những khó khăn, hạn chế gặp phải trong quá trình làm việc. Từ đó, các lãnh đạo sẽ có những phương án khắc phục góp phần nâng cao chất lượng công tác Văn thư của cơ quan.
1.2.2. Nội dung công tác quản lý công tác Văn thư
1.2.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư
Để quản lý một cách chặt chẽ công tác Văn thư từ trung ương đến địa phương thì cần phải có một hệ thống cơ sở pháp lý phù hợp. Làm tốt việc ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư giúp cho công tác này được đảm bảo và duy trì thực hiện một cách thống nhất trong thực tế. Quy trình xây dựng và ban hành các văn bản quy định về công tác Văn thư thường được thực hiện theo quy trình sau:
a. Nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước về công tác Văn thư
Để ban hành được các văn bản quy định về công tác Văn thư, mỗi cơ quan, tổ chức cần phải nghiên cứu các văn bản hiện hành của nhà nước quy định về công tác này để vừa có thể cụ thể hóa những văn bản đó vừa xây dựng được văn bản quy định về công tác Văn thư phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan mình.
Một số văn bản quản lý về công tác Văn thư của nhà nước ta như sau:
- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Thông tư 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu; - Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp công tác văn thư.
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.
b. Khảo sát thực tế công tác Văn thư tại cơ quan
Bên cạnh việc phải nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước về công tác Văn thư thì việc khảo sát thực tế công tác Văn thư tại cơ quan cũng vô cùng quan trọng. Sau quá trình khảo sát, ta sẽ nắm bắt được thực trạng công tác Văn thư tại cơ quan. Từ đó, xác định được những vấn đề về công tác Văn thư cần phải văn bản hóa để nhằm tạo được sự quy củ, đồng bộ và thống nhất trong quá trình thực hiện công tác này. Bên cạnh đó, việc khảo sát giúp cho những văn bản được ban hành mang tính thực tiễn và khả thi hơn vì nó đã bám sát được tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức.
c. Xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác Văn thư
Để xây dựng được văn bản trước tiên phải lựa chọn được hình thức văn bản cần ban hành. Điều này phụ thuộc vào thẩm quyền ban hành văn bản của mỗi cơ
quan, tổ chức cũng như mục đích, tính chất của văn bản cần ban hành.
Sau khi xác định hình thức văn bản thì tiến hành soạn thảo văn bản. Việc soạn thảo mỗi loại văn bản đều phải tuân thủ theo đúng quy định của nhà nước về mặt thể thức và nội dung.
Tiếp đó, có thể tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị trong cơ quan, đặc biệt đối với những vấn đề quan trọng và liên quan đến nhiều cá nhân, đơn vị.
Cuối cùng, sau khi đã chỉnh sửa bản thảo hoàn thiện theo những ý kiến đóng góp của các cá nhân, đơn vị trong cơ quan thì tiến hành làm các thủ tục ban hành văn bản tiếp theo như trình ký ban hành, nhân bản, đóng dấu cơ quan và chuyển tới các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành những văn bản đó.
1.2.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư
Hướng dẫn được hiểu là việc “chỉ bảo, dẫn dắt cho biết phương hướng, cách thức tiến hành một hoạt động nào đó.”1
Còn nghiệp vụ được hiểu là “công việc chuyên môn của một nghề.”2
Như vậy, về cơ bản có thể hiểu “hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư” là việc chỉ bảo, dẫn dắt một đối tượng cách thức để tiến hành những công việc, nhiệm vụ mang tính chất chuyên môn, đặc thù của ngành Văn thư.
Việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư là vô cùng cần thiết vì chỉ mới ban hành ra văn bản là chưa đủ mà còn phải hướng dẫn cho các nhân viên biết cách thực hiện trên thực tế. Việc này có thể tiến hành bằng cách ban hành thêm những văn bản hướng dẫn thi hành những văn bản quy định trên, tổ chức những lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng ngắn hạn để phổ biến cách thức thực hiện các nghiệp vụ văn thư cho nhân viên hoặc trực tiếp các cán bộ văn thư trong cơ quan hướng dẫn cho các đồng nghiệp của mình.
Thông qua việc hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư cho các nhân viên, cơ quan sẽ tạo ra sự thống nhất, quy củ trong việc thực hiện công tác Văn thư, tránh được tình trạng mỗi cá nhân làm một kiểu dẫn tới sai lệch so với những quy định của nhà nước và của cơ quan đề ra.
1 Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.474.
Đối với các nhân viên, nhất là những nhân viên không được đào tạo về chuyên nghành văn thư nhưng phải làm những công việc liên quan đến công tác này thì việc được hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư sẽ là cơ hội để họ trau dồi những kiến thức cơ bản về lĩnh vực này cũng như có thể giải quyết những thắc mắc về mặt nghiệp vụ nhằm góp phần nâng cao hiểu quả công việc và chất lượng công tác Văn thư của cả cơ quan.
1.2.2.3. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư
Thanh tra được hiểu là việc xem xét, đánh giá việc thực hiện các quy định của pháp luật về một lĩnh vực nhất định của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức đó. Việc thanh tra do người có thẩm quyền thực hiện theo trình tự và thủ tục pháp luật quy định.
Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học thì Kiểm tra là việc “xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” 1
Như vậy, thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư chính là việc xem xét, đánh giá tình hình thực tế việc thực hiện các quy định của nhà nước về công tác Văn thư của các cá nhân, đơn vị trong tổ chức theo một trình tự và thủ tục pháp luật quy định.
Mọi lĩnh vực đều cần triển khai công tác thanh tra, kiểm tra thì hoạt động quản lý mới thực sự chặt chẽ. Trong công tác Văn thư cũng như vậy. Đối với mỗi cơ quan, tổ chức, sau khi hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư thì việc thanh tra, kiểm tra có ý nghĩa là để nhìn nhận cũng như đánh giá được những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong việc thực hiện công tác này. Các nhà lãnh đạo sẽ có cái nhìn khái quát hơn về tình hình công tác Văn thư của cơ quan, tạo tiền đề để thực hiện công tác thi đua khen thưởng cũng như xử lý những sai phạm liên quan đến công tác Văn thư.
Đối với mỗi cá nhân, đơn vị, việc thanh tra kiểm tra giúp họ có ý thức hơn trong việc chấp hành những quy định của nhà nước và những quy định của cơ quan về công tác Văn thư. Mặt khác, mỗi đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan cũng là dịp để họ nhìn nhận lại những mặt đang còn thiếu xót của mình để sửa chữa nhằm hoàn thiện hơn công tác Văn thư của cơ quan.
1.2.2.4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư
Khiếu nại có thể hiểu là “đề nghị cơ quan có thẩm quyền xem xét một việc làm mà mình không đồng ý, cho là trái phép hay không hợp lý.” 1
Còn Tố cáo được hiểu là “báo cho mọi người hoặc cơ quan có thẩm quyền biết người hoặc hành động phạm pháp nào đó.” 2
Vậy, giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác Văn thư là việc xem xét, xử lý những việc làm trái quy định của cá nhân hay đơn vị trong công tác Văn thư.
Trong quá trình thực hiện công tác Văn thư của mỗi cơ quan, tổ chức rất có thể xảy ra những sai phạm. Bên cạnh việc thanh tra, kiểm tra thì việc khiếu nại, tố cáo của những cá nhân trong và ngoài tổ chức cũng giúp cho các lãnh đạo cơ quan tìm ra được những sai phạm đó. Để giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư, các nhà lãnh đạo cần phải nắm vững những quy định của nhà nước về vấn đề khiếu nại, tố cáo như Luật khiếu nại năm 2011, Luật Tố cáo năm 2011, các văn bản hướng dẫn dưới luật và các văn bản quy định về công tác Văn thư. Từ đó, thông qua quá trình xem xét, đối chiếu giữa vấn đề bị khiếu nại với những quy định chung của nhà nước, các lãnh đạo mới có thể tìm ra những sai phạm và đưa ra các thức giải quyết cho phù hợp nhất, đảm bảo quyền lợi của các bên liên quan.
1.2.2.5. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư
Khen thưởng trong công tác Văn thư là việc ghi nhận, biểu dương, tôn vinh công trạng và khuyến khích bằng lợi ích vật chất đối với cá nhân, tập thể có thành tích trong công tác Văn thư.
Kỷ luật trong công tác Văn thư là việc xử phạt những tập thể hoặc cá nhân đã có những việc làm không đúng với những quy định của nhà nước và của cơ quan về công tác Văn thư.
Khen thưởng nhằm khuyến khích, động viên tinh thần cho các nhân viên thực hiện tốt công tác văn thư, giúp họ có thêm động lực để làm việc và cảm thấy rằng những cống hiến của họ cho cơ quan, tổ chức đã được ghi nhận. Từ đó giúp cho các nhân viên ngày càng gắn bó với tổ chức và ngày càng cống hiến hết mình cho tổ chức.
1 Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.501.
Bên cạnh việc khen thưởng thì việc kỷ luật những nhân viên mắc sai phạm trong quá trình thực hiện công tác Văn thư cũng phải được thực hiện một cách triệt để, mang tính chất răn đe để đảm bảo không còn trường hợp tái phạm trong tương lai bởi vì khi công tác Văn thư bị thực hiện sai quy định sẽ ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng văn bản, giấy tờ của cơ quan. Từ đó ảnh hướng đến hiệu quả hoạt động của cả cơ quan, tổ chức.
Việc khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư tại mỗi cơ quan tổ chức đều phải thực hiện theo đúng những quy định của pháp luật và đảm bảo tính công bằng, công khai và minh bạch.
Tiểu kết chương 1
Trên đây tôi đã trình bày những những vấn đề lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác Văn thư bao gồm một số khái niệm cơ bản, nội dung công tác văn thư và nội hàm của hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư. Từ đó ta có cái nhìn khái quát và rõ nét hơn về vấn đề này. Những lý luận chung về tổ chức và quản lý công tác Văn thư chính là cơ sở giúp tôi định hướng và triển khai nghiên cứu hoạt động này tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng được thuận lợi hơn và đúng hướng hơn trong chương tiếp theo. Từ đó đánh giá những ưu, nhược điểm của hoạt động này và đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại đây.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG
2.1. Khái quát chung về UBND huyện Đan Phượng và Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng UBND huyện Đan Phượng
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đan Phượng Đan Phượng
2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân huyện, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương, Hội đồng nhân dân huyện và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên.
Căn cứ theo Khoản 1, Điều 3, Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng nhiệm kỳ 2016-2021 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2016/QĐ – UBND ngày 20 tháng 9 năm 2016 của Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng thì UBND huyện giải quyết công việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015. UBND huyện thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 28 Luật này và những vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân huyện.
2.1.1.2. Cơ cấu tổ chức
<PHỤ LỤC II>
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng
2.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Về vị trí, chức năng của Văn phòng thì Chương I, Quyết định số 09/2017/QĐ - UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng đã quy định như sau:
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng là cơ quan tham mưu, giúp việc, phục vụ hoạt động của HĐND và UBND huyện.
- Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng có chức năng tham mưu tổng hợp giúp HĐND và UBND huyện các nội dung sau:
+ Hoạt động của HĐND và UBND huyện; tham mưu giúp Chủ tịch UBND về