8. Cấu trúc của đề tài
3.1.1.1. Về tổ chức công tác Văn thư
a. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư
Cách lựa chọn hình thức tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng là hình thức văn thư hỗn hợp. Cách tổ chức này vô cùng hợp lý vì nó phù hợp với đặc điểm cơ cấu tổ chức phức tạp, nhiều phòng ban chuyên môn, địa điểm làm việc của các phòng ban không tập trung trong khuôn viên UBND huyện.
Mặt khác, hình thức tổ chức này còn rất phù hợp với tính chất công việc của UBND huyện là quản lý về nhiều lĩnh vực khác nhau trên địa bàn huyện nên công tác soạn thảo văn bản chủ yếu được thực hiện tại các phòng ban chuyên môn. Các nghiệp vụ văn thư được phân chia bớt cho các phòng ban nên bộ phân văn thư tại Văn phòng không phải làm quá nhiều việc một lúc, nhất là trong tình trạng nhân sự của bộ phận chỉ có hai người như hiện nay.
b. Về việc tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Văn thư
- Bộ phận Văn thư của Văn phòng HĐND và UBND huyện chấp hành khá tốt các quy định của cơ quan và nhà nước về các nghiệp vụ Văn thư. Các văn bản khi chuyển đến bộ phận Văn thư được kiểm soát khá chặt chẽ để đảm bảo văn bản được trình bày sạch sẽ, không có những lỗi sai về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản đều được thực hiện đúng quy trình, thẩm quyền ban hành văn bản.
- UBND huyện đã áp dụng sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật vào hoạt động của UBND nói chung và hoạt động Văn thư – Lưu trữ nói riêng. Điều này rất phù hợp trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay.
- Việc quản lý văn bản đi, văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản, thao tác hoàn toàn trên máy vi tính giúp cho việc tra cứu các văn bản được thuận tiện, dễ dàng hơn. Các văn bản đi được chuyển đến nơi nhận một cách nhanh chóng, đảm bảo tiến độ công việc, nhất là đối với những văn bản khẩn. Kết quả cụ thể là trong năm 2017, bộ phận Văn thư của Văn phòng đã làm thủ tục ban hành và chuyển hơn 12.600 văn bản đi qua phần mềm quản lý văn bản (trừ văn bản mật đi) và chuyển qua đường bưu điện với khối lượng hàng chục nghìn bì thư. Đối với văn bản đến, bộ phận Văn thư cũng đã tiếp nhận hơn 8000 văn bản đến (trừ văn bản mật đến) thông qua phần mềm và hòm thư công của UBND huyện. Tất cả các văn bản đi đều được đảm bảo chính xác về thể thức, nội dung cũng như thủ tục phát hành. Các văn bản đi thì được đảm bảo tiếp nhận kịp thời, xin ý kiến phân phối và chuyển giao cho các đơn vị có liên quan theo đúng tiến độ công việc.
- Các văn bản đến được chuyển giao qua phần mềm quản lý, việc xử lý, giải quyết, theo dõi tiến độ giải quyết văn bản được nhanh, hiệu quả hơn. Riêng văn bản mật đến được đăng ký vào sổ riêng chứ không đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản đã đảm bảo tính bảo mật nội dung của văn bản, tránh trường hợp có thể chuyển giao nhầm văn bản mật như một văn bản thường, làm lộ thông tin trong văn bản.
- Về việc quản lý và sử dụng con dấu, Chánh văn phòng cũng là người rất sát sao trong việc quản lý và sử dụng con dấu. Chánh văn phòng luôn là người giám sát việc sử dụng con dấu để tránh tình trạng những người không có trách nhiệm được đóng dấu lên các văn bản của UBND huyện và của Văn phòng. Văn thư cơ quan luôn là người tự tay đóng dấu vào các văn bản. Trong quá trình quan sát, không có trường hợp, con dấu được giao dấu cho người không có trách nhiệm để đóng dấu. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng HĐND và UBND huyện rất chặt chẽ, đặc biệt là việc không mang con dấu ra khỏi cơ quan để giảm thiếu tối đa khả năng có thể làm mất dấu, sử dụng dấu không đúng mục đích, tính chất công việc.Cán bộ văn thư cũng rất cẩn thận trong việc bảo quản các con dấu.
- Về việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, các văn bản, giấy tờ liên quan đến một công việc được các công chức, viên chức thu thập khá đầy đủ. Sau đó các tài liệu đó lại được sắp xếp một cách rất khoa học, rõ ràng. Đối với các
tập lưu văn bản được văn thư cơ quan sắp xếp theo một trật tự nhất định là theo số văn bản, giúp cho công tác tra cứu văn bản được thuận tiện và nhanh chóng hơn.
c. Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác Văn thư
Việc cung cấp trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho công tác Văn thư luôn được Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng chú trọng thực hiện. Nhìn chung tại bộ phận văn thư của Văn phòng, các máy móc trang thiết bị được trang bị khá đầy đủ. Mỗi nhân viên đều có máy vi tính, máy in và máy scan riêng, tạo thuận lợi trong việc sử lý công việc hằng ngày.
Đặc biệt, tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng đã tích cực ứng dụng tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác Văn thư. Toàn bộ văn bản đến, văn bản đi đều được scan lên phần mềm quản lý văn bản và được chuyển giao trên môi trường mạng. Đây là sự thay đổi tích cực thể hiện sự chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa trong công tác văn thư.