8. Cấu trúc của đề tài
2.3.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
quy định của cơ quan, tổ chức về công tác văn thư, lưu trữ.
2.3. Thực trạng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng UBND huyện Đan Phượng
2.3.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng huyện Đan Phượng
2.3.1.1. Tổ chức bộ máy công tác Văn thư
UBND huyện Đan Phượng là một cơ quan nhà nước với cơ cấu tổ chức tương đối lớn và khá phức tạp; khối lượng văn bản tương đối nhiều; địa điểm làm việc không tập trung, một số phòng ban thuộc UBND huyện không nằm trong khuôn viên trụ sở của UBND huyện. Chính vì những điều kiện trên mà UBND huyện Đan Phượng đã lựa chọn hình thức tổ chức Công tác văn thư là theo hình thức văn thư hỗn hợp. Cụ thể như sau:
UBND huyện vừa bố trí văn thư cơ quan (thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện) và vừa bố trí cán bộ chuyên trách, kiêm nhiệm công tác văn thư tại các đơn vị trong cơ quan. Văn thư cơ quan và văn thư đơn vị luôn có sự phân công nhiệm vụ và hỗ trợ nhau trong việc thực hiện công tác Văn thư của cơ quan. Một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tập trung tại bộ phận văn thư cơ quan như: Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến của UBND huyện và Văn phòng; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ (chủ yếu là tập lưu văn bản của UBND huyện và Văn phòng) và nộp những hồ sơ, tài liệu đó vào Lưu trữ cơ quan.
Tuy nhiên, do tính chất đặc thù của công việc tại UBND huyện là quản lý về nhiều lĩnh vực trên địa bàn huyện, cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều nên việc soạn thảo văn bản, giải quyết văn bản và lập hồ sơ công việc được thực hiện bởi văn thư tại các đơn vị, tương ứng với lĩnh vực mà đơn vị đó phụ trách.
2.3.1.2. Tổ chức nhân sự thực hiện công tác Văn thư
Phòng Nội vụ huyện Đan Phượng bố trí 01 công chức theo dõi, tham mưu công tác quản lý nhà nước về văn thư – lưu trữ. Văn phòng HĐND và UBND huyện bố trí 02 nhân viên có nghiệp vụ văn thư làm công tác văn thư. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc huyện bố trí 01 công chức, viên chức làm kiêm nhiệm công tác văn thư.
Tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng như khối lượng văn bản của cơ quan, Văn phòng đã tổ chức Bộ phận Văn thư để thực hiện công tác Văn thư, đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Bộ phận Văn thư bao gồm 02 nhân viên.
Về công tác Văn thư, trưởng bộ phận Văn thư ngoài việc chịu trách nhiệm chung trong việc thực hiện công tác Văn thư còn thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến công tác Văn thư như sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký;
- Đăng ký văn bản đi vào phần mềm quản lý văn bản trên máy vi tính và sổ văn bản mật đối với văn bản mật;
- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu khác (nếu cần); - Scan văn bản đi và làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bằng phần mềm quản lý văn bản và qua đường bưu điện;
- Sắp xếp văn bản đi, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Phân chia các ấn phẩm, báo, tạp chí, tài liệu chuyển giao tới các lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện;
- Tiếp nhận các tổ chức, cá nhân đến liên hệ công tác; - Phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ;
- Bảo quản con dấu và phối hợp đóng dấu.
Nhân viên còn lại thuộc bộ phận Văn thư thực hiện những nhiệm vụ về công tác Văn thư như sau:
- Tiếp nhận văn bản đến, làm thủ tục đăng ký văn bản đến vào sổ văn bản đến (đối với văn bản mật và đơn thư) và đăng ký vào phần mềm quản lý văn bản.
- Scan văn bản đến, phối hợp scan văn bản đi;
- Chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết qua phần mềm quản lý văn bản và qua đường bưu điện,
- Sắp xếp văn bản đến bao gồm cả văn bản mật theo thứ tự từ abc; lập hồ sơ đưa vào lưu trữ;
- Lập danh sách, theo dõi và đôn đốc việc xử lý các văn bản đến theo ý kiến chỉ đạo của UBND huyện;
- Bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan và Văn phòng.
2.3.1.3. Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư a. Tổ chức Công tác soạn thảo văn bản a. Tổ chức Công tác soạn thảo văn bản
❖Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được UBND huyện Đan Phượng thực hiện theo các quy định của nhà nước. Cụ thể:
- Đối với văn bản quy phạm pháp luật:
Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật số 31/2004/QH11 ngày 03/12/2004 của Quốc hội về việc ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân.
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Đối với văn bản hành chính:
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
❖Quy trình soạn thảo văn bản:
Quy trình soạn thảo văn bản của UBND huyện Đan Phượng được thực hiện theo Quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ của UBND huyện Đan Phượng ban hành kèm theo Quyết định số 630/QĐ-UBND ngày 25/4/2014. Cụ thể quy trình đó được thực hiện như sau:
- Soạn thảo văn bản:
Các phòng ban, đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn và nơi nhận văn bản;
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan từ các nguồn như nguồn văn bản của Đảng, Nhà nước, các cơ quan cấp trên, báo cáo của đơn vị cấp dưới,… hay các nguồn khảo sát thực tế khác.
+ Soạn thảo văn bản;
+ Trình duyệt dự thảo văn bản theo quy định.
- Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản, thường là cấp Trưởng hoặc Phó các đơn vi trong UBND huyện. Trong trường hợp dự thảo đã được Thường trực HĐND, Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
+ Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản sẽ là người kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, sau đó ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo UBND huyện ký ban hành; đề xuất mức độ mật, khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
+ Chánh Văn phòng hoặc người được Chánh Văn phòng ủy quyền tổ chức kiểm tra lần cuối độ chính xác về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản sau đó ký nháy vào cuối phần “Nơi nhận” (sau dấu ":").
- Ký văn bản:
+ Về thẩm quyền ký văn bản của UBND huyện Đan Phượng thì Chủ tịch UBND huyện sẽ là người ký trực tiếp vào văn bản hoặc có thể do các Phó Chủ tịch UBND huyện ký thay. Trong một số trường hợp được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền thì Chánh văn phòng có thể ký thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện.
+ Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút mực đỏ, chủ yếu ký bằng bút mực xanh để tránh tình trạng trùng với màu chữ photo.
b. Tổ chức quản lý văn bản đi
Việc tổ chức quản lý văn bản đi tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng được thực hiện hoàn toàn trên cơ sở dữ liệu quản lý văn bản, ngoại trừ văn bản mật.
❖ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:
Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện giúp Chủ tịch UBND huyện kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của UBND huyện.
Văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản đảm bảo theo đúng quy định của pháp luật. Nếu phát hiện sai sót thì phải yêu cầu đơn vị, cá nhân soạn thảo chỉnh sửa, hoàn thiện trước khi phát hành.
- Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản:
+ Tất cả văn bản đi của HĐND, UBND huyện được ghi số theo hệ thống số do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Mỗi loại văn bản được lập một sổ riêng đồng thời được đánh một hệ thống số riêng trên phần mềm quản lý văn bản. Khi lựa chọn sổ văn bản trên phần mềm thì hệ thống số cũng sẽ tự động chuyển thành số tiếp theo trong sổ văn bản đó.
+ Sau khi được Lãnh đạo UBND huyện phê duyệt, Văn thư Văn phòng HĐNĐ và UBND huyện có trách nhiệm đăng ký văn bản vào phần mềm quản lý;
+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng. - Ghi địa danh, ngày, tháng, năm ban hành văn bản:
Việc ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành;
❖ Đăng ký văn bản đi:
Tại UBND huyện Đan Phượng, ngoại trừ văn bản mật vẫn được đăng ký vào sổ riêng thì các văn bản hành chính thông thường khác đều được đăng ký trên cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính chứ không thực hiện theo cách đăng ký vào sổ truyền thống nữa. Cụ thể như sau:
Đầu tiên phải truy cập vào địa chỉ của hệ thống quản lý văn bản:
qlvbdanphuong.hanoi.gov.vn và đăng nhập vào tài khoản của người sử dụng.
Sau khi đăng nhập, bấm vào mục “Văn bản đi” để thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến văn bản đi. Để đăng ký văn bản đi, bấm vào ô “Thêm mới (F7)” và nhập các thông tin theo yêu cầu là hoàn thành xong bước đăng ký văn bản đi vào phần mềm quản lý văn bản.
Hình ảnh Giao diện trang đăng ký văn bản đi: <PHỤ LỤC IV>
Riêng văn bản mật vẫn được đăng ký vào “Sổ văn bản mật đi”. Hình ảnh “Sổ văn bản mật đi”: <PHỤ LỤC IV>
❖Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật:
- Nhân bản:
Văn bản đi sau khi được đăng ký sẽ dược đem đi nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần “Nơi nhận” của văn bản.
Nếu xảy ra trường hợp bị nhân bản thừa số lượng cần thiết thì cán bộ chịu trách nhiệm nhân bản sẽ hủy văn bản thừa đó bằng các xé vụn nó đi.
Việc nhân bản văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
- Đóng dấu cơ quan:
Văn bản sau khi được nhân bản xong sẽ được chuyển lại bộ phận Văn thư để đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác nếu cần. Một số con dấu như dấu của HĐND, dấu của UBND, dấu của Văn phòng và dấu của Công đoàn được cất cẩn thận trong tủ có khóa vì vậy các cán bộ Văn thư sẽ là người mở tủ lấy ra con dấu cần dùng và trực tiếp đóng dấu lên văn bản. Việc đóng các loại dấu được thực hiện như sau:
Dấu cơ quan được đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái; Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và đúng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
Dấu đóng vào phụ lục kèm theo được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục đó.
Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang văn bản.
- Đóng dấu độ khẩn, mật:
Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thự hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP.
Việc đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thống tư số 01/2011/TT-BNV.
❖Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Làm thủ tục phát hành:
Việc làm thủ tục phát hành được thực hiện theo 02 cách là cách truyền thống (Lựa chọn bì; Trình bày bì và viết bì; Vào bì và dán bì; Đóng dấu độ khẩn, mật và dấu khác trên bì (nếu cần)) và cách hiện đại là Scan lên máy tính để chuyển phát qua phần mềm quản lý văn bản.
- Chuyển phát văn bản đi:
Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày đăng ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo nhưng ở UBND huyện thì thường được phát hành ngay trong ngày đăng ký.
Tất cả các văn bản đi hằng ngày đều được chuyển cho nơi nhận qua phần mềm quản lý văn bản, sau đó mới gửi bản chính đến cho cơ quan đơn vị đó để lưu.
Để gửi văn bản đi qua phần mềm cần phải thực hiện các công việc như sau: + Scan văn bản và lưu vào thư mục “Văn bản đi”;
+ Ký văn bản bằng chữ ký số;
+ Vào phần mềm quản lý văn bản, vào ô tìm kiếm tìm lại văn bản đó; chọn tệp chứa nội dung văn bản đã được ký chữ ký số và bấm chọn những cá nhân, nơi nhận
nội bộ và nơi nhận bên ngoài tương ứng với phần Nơi nhận được ghi trên văn bản gốc. Hình ảnh giao diện phần chuyển văn bản đi: <PHỤ LỤC IV>
Trong trường hợp các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân không có email, tức là sẽ không thể chuyển văn bản qua hệ thống thì sẽ chuyển phát theo cách truyền thống là bỏ văn bản vào bì và gửi qua đường bưu điện.
Văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Các văn bản này hầu hết đều là văn bản đã được chuyển qua