8. Cấu trúc của đề tài
3.2.1. Nâng cao nhận thức về tổ chức và quản lý công tác Văn thư cho lãnh đạo
3.2. Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng
3.2.1. Nâng cao nhận thức về tổ chức và quản lý công tác Văn thư cho lãnh đạo của UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng của UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng
Cần phải làm rõ vai trò của công tác Văn thư đối với hoạt động quản lý của cả cơ quan. Công tác Văn thư được làm tốt thì đảm bảo nguồn thông tin chính thống và đáng tin cậy nhất cho hoạt động của cả cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác; đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân và đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện để triển khai công tác Lưu trữ.
Chính vì những ý nghĩ vô cùng quan trọng trên mà công tác Văn thư cần phải được tổ chức một cách quy củ, thống nhất. Để làm được điều đó thì nhận thức của các lãnh đạo UBND huyện cũng như lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện đóng vai trò tiên quyết để đổi mới và nâng cao chất lượng công tác Văn thư của cơ quan, đơn vị. Các cấp lãnh đạo của UBND huyện cần tự trang bị cho bản thân những kiến thức, kỹ năng cơ bản, không ngừng trau dồi phẩm chất, kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực Văn thư để có cái nhìn đúng đắn hơn về công tác này. Từ đó các lãnh đạo có thể đề ra được những chủ trương, kế hoạch đúng đắn trong việc tổ chức, quản lý công tác Văn thư để nó phát huy đúng vai trò, ý nghĩa của mình trong hoạt động của cả cơ quan.
Bên cạnh đó, các cấp lãnh đạo cũng cần phải thay đổi tư duy và quan điểm cũng như cách thức tổ chức và quản lý về công tác Văn thư sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Không nên quản lý theo cách cứng nhắc, hình thức như trước đây
mà phải đổi mới cách quản lý sao cho hiện đại hơn, cởi mở hơn, tạo ra một môi trường, không khí làm việc vui vẻ, thoải mái và năng động cho các nhân viên trong Văn phòng nói chung và nhân viên văn thư nói riêng. Cần đề cao tính dân chủ kết hợp với việc luôn động viên, khích lệ tinh thần làm việc của các nhân viên để họ luôn nỗ lực cống hiến cho tổ chức. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng nên khuyến khích, tạo điều kiện cho các nhân viên được nếu ý kiến, quan điểm của mình và được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc về công tác Văn thư để tham mưu các cấp lãnh đạo đề xuất nhưng phương án tổ chức và quản lý công tác Văn thư được tối ưu và hiệu quả hơn.
3.2.2. Giải pháp về vấn đề nhân sự tại bộ phận Văn thư
Hiện nay, nhân sự tại bộ phận Văn thư của UBND huyện Đan Phượng đang bị thiếu những người có đầy đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công tác này.
Thứ nhất, đối với nhân sự không được đào tạo chuyên môn về công tác Văn thư nhưng đang phải làm việc tại bộ phận hoặc làm việc liên quan đến lĩnh vực này thì cần phải trang bị cho người đó những kiến thức, kỹ năng cơ bản thông qua các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ để họ hiểu được tính chất công việc cũng như có những kỹ năng cần thiết để thực hiện được công việc trong thực tế.
Thứ hai, về phía lãnh đạo khi có kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần phải xác định vị trí việc làm đúng theo nhu cầu tuyển dụng, theo chức năng, nhiệm vụ của bộ phận cần tuyển dụng và theo chuyên môn nghiệp vụ cần thiết mà công việc đó yêu cầu. Như vậy mới đảm bảo được tuyển dụng đúng người, đúng vị trí việc làm. Trong trường hợp cần thiết cần xây dựng thêm những văn bản quy định về vấn đề tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức và người lao động trong Văn phòng HĐND và UBND huyện để thắt chặt quản lý nhằm tránh trường hợp sắp xếp người sai vị trí.
Thứ ba, người lãnh đạo cũng cần phải tích cực đẩy mạnh công tác thi đua, khen thưởng để tạo động lực, khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ trong công tác văn thư.
Thứ tư, những nhân sự được tuyển dụng, được bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ thì sau một năm làm việc cần phải có kế hoạch kiểm tra, đánh giá về năng
lực, phẩm chất để xem họ có phù hợp với công việc, với vị trí đó hay không để có những giải pháp về nhân sự cho phù hợp như luân chuyển sang bộ phận khác thích hợp hơn hoặc cho thôi việc nếu nhân sự không đủ khả năng để hoàn thành những công việc được giao.
Thực tế tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng không dễ dàng để tuyển được ngay nhân viên chính thức làm việc tại Văn phòng vì quy trình tuyển dụng nhân sự vào cơ quan nhà nước khá phức tạp. Vì vậy, để giải quyết vấn đề nhân sự một cách nhanh chóng thì Văn phòng có thể thuê nhân viên với hợp đồng làm việc ngắn hạn để bổ sung vào vị trí còn thiếu trong bộ phận Văn thư để san sẻ bớt công việc cho hai nhân viên tại bộ phận này.