8. Cấu trúc của đề tài
1.2.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư
Hướng dẫn được hiểu là việc “chỉ bảo, dẫn dắt cho biết phương hướng, cách thức tiến hành một hoạt động nào đó.”1
Còn nghiệp vụ được hiểu là “công việc chuyên môn của một nghề.”2
Như vậy, về cơ bản có thể hiểu “hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư” là việc chỉ bảo, dẫn dắt một đối tượng cách thức để tiến hành những công việc, nhiệm vụ mang tính chất chuyên môn, đặc thù của ngành Văn thư.
Việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư là vô cùng cần thiết vì chỉ mới ban hành ra văn bản là chưa đủ mà còn phải hướng dẫn cho các nhân viên biết cách thực hiện trên thực tế. Việc này có thể tiến hành bằng cách ban hành thêm những văn bản hướng dẫn thi hành những văn bản quy định trên, tổ chức những lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng ngắn hạn để phổ biến cách thức thực hiện các nghiệp vụ văn thư cho nhân viên hoặc trực tiếp các cán bộ văn thư trong cơ quan hướng dẫn cho các đồng nghiệp của mình.
Thông qua việc hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư cho các nhân viên, cơ quan sẽ tạo ra sự thống nhất, quy củ trong việc thực hiện công tác Văn thư, tránh được tình trạng mỗi cá nhân làm một kiểu dẫn tới sai lệch so với những quy định của nhà nước và của cơ quan đề ra.
1 Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng, tr.474.
Đối với các nhân viên, nhất là những nhân viên không được đào tạo về chuyên nghành văn thư nhưng phải làm những công việc liên quan đến công tác này thì việc được hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư sẽ là cơ hội để họ trau dồi những kiến thức cơ bản về lĩnh vực này cũng như có thể giải quyết những thắc mắc về mặt nghiệp vụ nhằm góp phần nâng cao hiểu quả công việc và chất lượng công tác Văn thư của cả cơ quan.