8. Cấu trúc của đề tài
3.2.3. Giải pháp về vấn đề thực hiện các nghiệp vụ Văn thư
Thứ nhất, cần phải thắt chặt khâu kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình lãnh đạo ký văn bản để không còn những sai sót về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai, ngoài quản lý văn bản đi và văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản nên quản lý văn bản bằng hệ thống sổ theo cách truyền thống. Việc quản lý song song bằng cả hai phương pháp sẽ giúp chúng hạn chế được những nhược điểm của nhau.
Ví dụ: Để khắc phục tình trạng không thể sử dụng được phần mềm quản lý văn bản do tín hiệu mạng internet yếu thì cơ quan có thể thay thế bằng cách quản lý bằng sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến. Như vậy vẫn có thể đảm bảo được tiến độ của công việc, không cần quá phụ thuộc vào phần mềm quản lý văn bản như trước.
Thứ ba, bộ phận văn thư cần phải thực hiện ngay việc biên mục hồ sơ, ghi mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc theo đúng quy định của nhà nước để thuận lợi hơn cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu sau này.
3.2.4. Giải pháp về việc cung cấp các trang thiết bị và ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư
Các trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Văn thư và là công cụ hỗ trợ đắc lực cho cán bộ, công chức, nhân viên để việc hoàn thành những nhiệm vụ được giao. Chính vì vậy, ban lãnh đạo cần
quan tâm hơn đến việc trang bị những trang thiết bị cần thiết cho hoạt động văn thư. Cần có kế hoạch đầu tư nâng cấp, thay mới những trang thiết bị đã cũ, hỏng hóc; nâng cấp, sửa sữa hệ thống mạng LAN để tạo ra sự nhanh chóng, an toàn, hiệu quả, đảm bảo công tác Văn thư diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả hơn. Đồng thời, sau khi thay mới thì Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng nên có kế hoạch bảo trì thường xuyên các trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác Văn thư để hạn chế sự hỏng hóc và giữ cho các máy móc luôn trong trạng thái tốt nhất để phục vụ công việc hằng ngày.
Đẩy mạnh ứng dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác văn thư. Sử dụng phần mềm quản lý không chỉ đối với quản lý văn bản đi/đến mà còn đối với những hồ sơ lưu trữ.
Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời sự thay đổi của khoa học công nghệ và cập nhật thường xuyên, liên tục nhưng vẫn phải đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, tránh lãng phí nguồn kinh phí của cơ quan, đơn vị. Điều cần thiết nhất hiện tại là phải nâng cấp hệ điều hành cũng như các phần mềm bảo vệ của máy tính của bộ phận Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện để bảo vệ an toàn cơ sở dữ liệu trong máy, tránh làm thất thoát văn bản, để lộ thông tin ra bên ngoài.
Để có thể thực hiện các giải pháp trên thì cần phải có một nguồn kinh phí không nhỏ. Chính vì vậy, lãnh đạo Văn phòng cần phải đề xuất với lãnh đạo UBND huyện về việc xây dựng nguồn ngân sách hợp lý để đầu tư kinh phí tổ chức mua sắm, lặp đặt thay thế các trang thiết bị đã cũ, nâng cấp hệ thống dây kết nối mạng Internet của cơ quan để đường truyền được tốt hơn và phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào công tác Văn thư.