8. Cấu trúc của đề tài
2.3.2. Tình hình quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND
huyện Đan Phượng
2.3.2.1. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư
Như đã đề cập ở phần lý luận chung, mỗi cơ quan, tổ chức muốn ban hành được những văn bản quy định về công tác Văn thư cho cơ quan mình đều phải nghiên cứu những văn bản quy định của nhà nước về công tác này để đảm bảo những văn bản quy định của cơ quan khi ban hành không được trái với những quy định của nhà nước về công tác Văn thư mà ngược lại nó phải cụ thể hóa được những quy định đó gắn với thực tiễn hoạt động công tác Văn thư tại cơ quan mình.
Tại UBND huyện Đan Phượng và Văn phòng HĐND và UBND huyện, việc xây dựng hệ thống văn bản quản lý về công tác Văn thư luôn được chú trọng nghiên cứu và thực hiện. Cụ thể, để ban hành những văn bản quản lý về công tác Văn thư thì UBND huyện đã nghiên cứu những văn bản quản lý của nhà nước về lĩnh vực
này như sau:
- Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định về Công tác Văn thư;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Thông tư 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư;
- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Nghị định 99/2016/NĐ-CP 01/7/2016 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;
- Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
Trên cơ sở đã nghiên cứu các văn bản quy định của nhà nước về công tác Văn thư cũng như việc khảo sát thực tế tình hình công tác Văn thư tại cơ quan, UBND huyện Đan Phượng cũng như Văn phòng HĐND và UBND huyện đã ban hành:
- Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đan Phượng ban hành kèm theo Quyết định số 630/QĐ-UBND ngày 25 tháng 4 năm 2014 của UBND huyện Đan Phượng.
- Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng ban hành kèm theo Quyết định số 45/QĐ-VP ngày 22 tháng 5 năm 2014 của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.
- Hằng năm, cơ quan đều ban hành kế hoạch về công tác văn thư, lưu trữ để triển khai công tác văn thư, lưu trữ trong năm. Ví dụ như: Kế hoạch 186/KH-UBND ngày 30 tháng 12 năm 2016 của UBND huyện Đan Phượng về công tác văn thư, lưu trữ năm 2017.
2.3.2.2. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư
phần nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự làm công tác Văn thư cũng như nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Văn thư trong cơ quan.
- Về công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư:
UBND huyện Đan Phượng chỉ đạo cho Phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan thường xuyên tuyên truyền, phổ biến các văn bản hiện hành quy định về công tác Văn thư của nhà nước và của UBND huyện đến với những cán bộ, nhân viên thực hiện công tác Văn thư trong cơ quan để các cá nhân đó liên tục nắm được những quy định, những chủ trương mới nhất của nhà nước và của cơ quan, nhằm định hướng hoạt động văn thư được đúng hướng hơn.
Hình thức tuyên truyền khác phong phú, có thể thực hiện thông qua các cuộc họp giao ban, hội nghị triển khai công việc của UBND huyện hoặc của từng đơn vị, đăng tải lên trang thông tin điện tử của UBND huyện. Dù tuyên truyền bằng hình thức nào thì các đơn vị và cá nhân liên quan đều rất dễ dàng tra tìm, tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu thông tin, phục vụ cho công việc hằng ngày.
- Về việc hướng dẫn các nghiệp vụ văn thư:
Phòng Nội vụ và Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng là hai đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư. Trong thực tế công việc hằng ngày, nếu như các cán bộ, công chức, nhân viên trong UBND huyện có những thắc mắc liên về công tác văn thư (chủ yếu về vấn đề thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản) thì hai cán bộ văn thư tại bộ phận Văn thư của Văn phòng sẽ là người giải đáp những thắc mắc đó.
Về vấn đề đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư:
Lãnh đạo UBND huyện cũng như lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện luôn chú trọng đến vấn đề đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức trong công tác văn thư – lưu trữ vì con người luôn là nhân tố đóng vai trò quan trọng nhất trong mọi hoạt động của cơ quan tổ chức nói chung và trong công tác Văn thư – Lưu trữ nói riêng. Làm tốt công tác Văn thư – lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu quả đối với hoạt động chung của cả cơ quan, tổ chức.
Phòng Nội vụ huyện chịu trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện những vấn đề liên quan đến tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn thư – lưu trữ. Lãnh đạo UBND huyện sẽ xem xét tình hình thực tế để ra quyết định mở lớp bồi dưỡng đào tạo.
Năm 2015, xét đề nghị của phòng Nội vụ huyện cũng như để đáp ứng những yêu cầu từ tình hình thực tế, lãnh đạo UBND huyện Đan Phượng đã ra Quyết định số 3456/QĐ-UBND ngày 05 tháng 10 năm 2015 về việc mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công tác Văn phòng văn thư lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức thuộc huyện Đan Phượng năm 2015. Lớp bồi dưỡng đào tạo 100 công chức, viên chức từ cấp lãnh đạo đến các nhân viên của các phòng, ban, đơn vị trực thuộc với tổng kinh phí được hỗ trợ lên tới gần 14 triệu đồng trích từ nguồn kinh phí đào tạo, bồi dưỡng đã được phân bổ theo kế hoạch của UBND huyện. Sau khóa đào tạo, công tác Văn thư – lưu trữ tại UBND huyện đã phần nào được tạo được sự đồng đều, thống nhất giữa các phòng ban. Đặc biệt phải kể đến công tác soạn thảo văn bản, các lỗi sai về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày đã được giảm thiệu một cách đáng kể.
2.3.2.3. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư
Để đánh giá được chất lượng thực hiện công tác Văn thư thì việc tổ chức thanh tra, kiểm tra là việc vô cùng cần thiết. Thanh tra, kiểm tra là cơ sở cho việc điều chỉnh các quy định về lĩnh vực văn thư cũng như để phát huy những điểm tích cực và kịp thời phát hiện những sai phạm trong việc thực hiện công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.
Việc thanh tra, kiểm tra được tiến hành theo định kỳ hoặc đột xuất tùy vào tình hình thực tế. Ví dụ như năm 2017 vừa qua, UBND huyện đã tổ chức kiểm tra một số cơ quan, đơn vị trực thuộc theo Kế hoạch số 117/KH-UBND ngày 20 tháng 7 năm 2017 của UBND huyên Đan Phượng về việc kiểm tra chéo công tác văn thư lưu trữ giữa UBND các xã, thị trấn thuộc huyện năm 2017. Phòng Nội vụ huyện tham mưu cho UBND huyện thành lập Đoàn giám sát hoạt động kiểm tra, thành lập cụm thi đua hoạt động kiểm tra chéo. Kết quả là có 08 đơn vị đạt loại A, chiếm 50% (đạt từ 85 điểm trở lên); 07 đơn vị đạt loại B, chiếm 43,7% (đạt từ 70 điểm đến dưới 85 điểm), 01 đơn vị đạt loại C,chiếm 7,3% (đạt từ 50 điểm đến dưới 70 điểm).
Căn cứ vào kết quả thanh tra, kiểm tra, phòng Nội vụ huyện sẽ tổng hợp và rút ra những kết luận, đánh giá về kết quả thực hiện nhiệm vụ văn thư của từng đơn vị, cá nhân. Từ đó đề xuất với lãnh đạo UBND huyện việc khen thưởng hoặc xử phạt về công tác này một cách công bằng và hợp lý.
2.3.2.4. Giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư
Theo quy định tại Khoản 1, Điều 26, Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng thì “các bộ phận, cá nhân thuộc Văn phòng và các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ” tại Văn phòng HĐND và UBND huyện.
Trong khoảng thời gian khảo sát từ năm 2013 đến năm 2017, tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng không có trường hợp khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư. Nếu xảy ra việc khiếu nại, tố cáo về công tác Văn thư thì việc tổ chức giải quyết khiếu nại, tố cáo được Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật về khiếu nại, tố cáo. Cụ thể là căn cứ vào một số văn bản quy định của nhà nước như: Luật khiếu nại năm 2011, Luật Tố cáo năm 2011, Nghị định số 75/2012/NĐ-CP hướng dẫn Luật khiếu nại, Nghị định 76/2012/NĐ-CP hướng dẫn Luật tố cáo, một số văn bản hướng dẫn thi hành các văn bản trên và các văn bản quy định về công tác Văn thư.
2.3.2.5. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư
Khen thưởng và kỷ luật cũng là một hoạt động không thể thiếu trong việc quản lý công tác Văn thư. Khen thưởng là động lực để cán bộ, công chức và người lao động tích cực phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ được giao. Còn kỷ luật là hình thức giúp cho cơ quan có thể răn đe những tập thể, cá nhân vi phạm những quy định về công tác Văn thư, khẳng định được vai trò, vị trí của mình trong hoạt động quản lý công tác Văn thư. Đối với những tập thể, cá nhân vi phạm, kỷ luật giúp cho họ thay đổi cả về tư duy và hành động, có trách nhiệm hơn đối với công việc và tránh trường hợp tái phạm để làm ảnh hưởng tới chất lượng công tác Văn thư cũng như tiến độ thực hiện công việc của cả cơ quan.
Về khen thưởng, nhằm khuyến khích, động viên tinh thần các cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện công tác Văn thư, hằng năm, những tập thể, cá nhân thuộc Văn phòng và các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan thực hiện tốt các Quy định trong Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện và của Văn phòng thì được khen thưởng theo Quy định của Luật thi đua khen thưởng và Nghị định số 42/2010/NĐ-CP ngày 15/4/2010 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thi đua, Khen thưởng.
Vấn đề thi đua khen thưởng ở UBND huyện do phòng Nội vụ phụ trách. Danh sách những tập thể, cá nhân được khen thưởng sẽ được phòng Nội vụ trình lên lãnh đạo UBND huyện phê duyệt. Quyết định khen thưởng sẽ được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật.
Về xử lý vi phạm những tập thể, cá nhân thuộc Văn phòng và các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan vi phạm các quy định trong Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện, của Văn phòng và các quy định khác có liên quan thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật. Trường hợp vi phạm các quy định tại Quy chế công tác văn thư lưu trữ của cơ quan mà gây thiệt hại vật chất của Nhà nước thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành.
Tiểu kết chương 2
Toàn bộ thời lượng chương 2 tôi tìm hiểu tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng và thực trạng tổ chức, quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng trên hai vấn đề lớn là Tổ chức công tác văn thư, bao gồm các nội dung về Tổ chức bộ phận và bố trí nhân sự làm Văn thư; Tổ chức thực hiện nghiệp vụ Văn thư; Tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác Văn thư; Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác Văn thư) và vấn đề Quản lý công tác Văn thư, bao gồm những nội dung: Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư của UBND huyện; Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư tại UBND huyện; Thanh tra, kiểm tra về công tác Văn thư; Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công tác Văn thư; Khen thưởng và kỷ luật trong công tác Văn thư. Qua đó, tôi nhận thấy rằng, để tổ
chức và quản lý tốt công tác Văn thư trên thực tế không phải điều đơn giản mà phải có sự chỉ đạo thống nhất từ trên xuống dưới cũng như phải có sự phối hợp thực hiện nhịp nhàng giữa các bộ phận. Việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng đã đạt được những kết quả nhất định xong cũng không tránh khỏi những tồn tại, hạn chế xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Chính vì vậy cần phải có sự đánh giá một cách khách quan và phải tìm ra những giải pháp tối ưu giúp cho Văn phòng HĐND và UBND huyện ngày càng hoàn thiện hơn việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư.
CHƯƠNG 3
ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ
UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG