8. Cấu trúc của đề tài
3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Thứ nhất, do nhận thức của lãnh đạo UBND huyện Đan Phượng và lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện còn nhiều hạn chế, chưa thực sự sâu sát về vấn đề tổ chức và quản lý công tác Văn thư. Đây là nguyên nhân căn bản cho tất cả những hạn chế trên. Đồng thời, do các cấp lãnh đạo chưa có sự quan tâm, đầu tư đúng mức đã dẫn đến những kẽ hở trong hoạt động quản lý, xảy ra một số tồn tại,
bất cập trong tổ chức, quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.
- Thứ hai, do công tác bố trí nhân sự làm công tác văn thư chưa thực sự được chú trọng. Việc luân chuyển nhân sự chưa đúng vị trí là do lãnh đạo xác định vị trí việc làm chưa đúng chức năng, nhiệm vụ, chưa đúng nhu cầu của công việc nên đã xảy ra tình trạng nhân viên không được đào tạo về văn thư nhưng lại được luân chuyển sang Văn phòng và đang thực hiện những công việc liên quan đến văn thư. Ngoài ra cũng do chế độ nhân sự tại cơ quan nhà nước khá khắt khe nên rất khó khăn để tuyển dụng thêm nhân sự bổ sung vào bộ phân văn thư để san sẻ công việc cho các nhân viên. Chính vì vậy tình trạng thiếu nhân sự có chuyên môn nghiệp vụ vẫn đang diễn ra tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.
- Thứ ba, về vấn đề tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư vẫn còn những lỗi sai về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày do có tới 10/13 nhân viên, chiếm 76,92% số nhân viên được đào tạo về chuyên ngành khác không liên quan đến lĩnh vực Văn thư. Tiếp theo là việc hướng dẫn nghiệp vụ văn thư vẫn chưa đạt được hiệu quả tối đa. Đồng thời công tác kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành vẫn còn điểm thiếu xót, chưa kiểm tra chặt chẽ, kỹ lưỡng tất cả các yếu tố thể thức bắt buộc nên cần phải được thay đổi, kiểm tra chặt chẽ hơn những lỗi sai để công tác soạn thảo và ban hành văn bản được hoàn thiện hơn.
Việc không nộp lưu các hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban mà chỉ nộp lưu các tài liệu của HĐND huyện, UBND huyện và Văn phòng là do diện tích của kho lưu trữ của UBND huyện khá nhỏ, không đủ chỗ để bảo quản tất cả các tài liệu từ mọi phòng ban trong cơ quan. Vì vậy những hồ sơ, tài liệu đó được lưu trữ rải rác tại các phòng ban chuyên môn.
- Thứ tư, ứng dụng công nghệ thông tin trong quá trình tổ chức và quản lý công tác Văn thư còn gặp khó khăn do hệ thống mạng internet của UBND huyện không được ổn định, rất hay mất tín hiểu, mạng kém hoặc mất mạng nên hay phải sửa chữa làm ảnh hưởng đến công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến trên phần mềm quản lý văn bản và hòm thư công. Một số máy móc, thiết bị tại Văn phòng đã cũ, hay bị
hỏng trong quá trình sử dụng như: 01 máy scan và 01 máy photocopy, gây ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện công tác Văn thư.
- Thứ năm, nguồn kinh phí cung cấp cho công tác Văn thư còn eo hẹp, hạn chế, để ảnh hưởng tới việc thay mới các trang thiết bị cũ, hỏng, nâng cấp hệ thống đường dây mạng internet của cơ quan phục vụ cho hoạt động của cả cơ quan nói chung và cho hoạt động của công tác Văn thư nói riêng và công tác khen thưởng về công tác Văn thư của UBND huyện.
3.2. Đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng
3.2.1. Nâng cao nhận thức về tổ chức và quản lý công tác Văn thư cho lãnh đạo của UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng của UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng
Cần phải làm rõ vai trò của công tác Văn thư đối với hoạt động quản lý của cả cơ quan. Công tác Văn thư được làm tốt thì đảm bảo nguồn thông tin chính thống và đáng tin cậy nhất cho hoạt động của cả cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác; đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân và đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện để triển khai công tác Lưu trữ.
Chính vì những ý nghĩ vô cùng quan trọng trên mà công tác Văn thư cần phải được tổ chức một cách quy củ, thống nhất. Để làm được điều đó thì nhận thức của các lãnh đạo UBND huyện cũng như lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện đóng vai trò tiên quyết để đổi mới và nâng cao chất lượng công tác Văn thư của cơ quan, đơn vị. Các cấp lãnh đạo của UBND huyện cần tự trang bị cho bản thân những kiến thức, kỹ năng cơ bản, không ngừng trau dồi phẩm chất, kinh nghiệm thực tế về lĩnh vực Văn thư để có cái nhìn đúng đắn hơn về công tác này. Từ đó các lãnh đạo có thể đề ra được những chủ trương, kế hoạch đúng đắn trong việc tổ chức, quản lý công tác Văn thư để nó phát huy đúng vai trò, ý nghĩa của mình trong hoạt động của cả cơ quan.
Bên cạnh đó, các cấp lãnh đạo cũng cần phải thay đổi tư duy và quan điểm cũng như cách thức tổ chức và quản lý về công tác Văn thư sao cho phù hợp với tình hình thực tế. Không nên quản lý theo cách cứng nhắc, hình thức như trước đây
mà phải đổi mới cách quản lý sao cho hiện đại hơn, cởi mở hơn, tạo ra một môi trường, không khí làm việc vui vẻ, thoải mái và năng động cho các nhân viên trong Văn phòng nói chung và nhân viên văn thư nói riêng. Cần đề cao tính dân chủ kết hợp với việc luôn động viên, khích lệ tinh thần làm việc của các nhân viên để họ luôn nỗ lực cống hiến cho tổ chức. Đồng thời, ban lãnh đạo cũng nên khuyến khích, tạo điều kiện cho các nhân viên được nếu ý kiến, quan điểm của mình và được chia sẻ những kinh nghiệm làm việc về công tác Văn thư để tham mưu các cấp lãnh đạo đề xuất nhưng phương án tổ chức và quản lý công tác Văn thư được tối ưu và hiệu quả hơn.
3.2.2. Giải pháp về vấn đề nhân sự tại bộ phận Văn thư
Hiện nay, nhân sự tại bộ phận Văn thư của UBND huyện Đan Phượng đang bị thiếu những người có đầy đủ trình độ chuyên môn, nghiệp vụ để thực hiện công tác này.
Thứ nhất, đối với nhân sự không được đào tạo chuyên môn về công tác Văn thư nhưng đang phải làm việc tại bộ phận hoặc làm việc liên quan đến lĩnh vực này thì cần phải trang bị cho người đó những kiến thức, kỹ năng cơ bản thông qua các lớp tập huấn, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ để họ hiểu được tính chất công việc cũng như có những kỹ năng cần thiết để thực hiện được công việc trong thực tế.
Thứ hai, về phía lãnh đạo khi có kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần phải xác định vị trí việc làm đúng theo nhu cầu tuyển dụng, theo chức năng, nhiệm vụ của bộ phận cần tuyển dụng và theo chuyên môn nghiệp vụ cần thiết mà công việc đó yêu cầu. Như vậy mới đảm bảo được tuyển dụng đúng người, đúng vị trí việc làm. Trong trường hợp cần thiết cần xây dựng thêm những văn bản quy định về vấn đề tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ cho cán bộ, công chức và người lao động trong Văn phòng HĐND và UBND huyện để thắt chặt quản lý nhằm tránh trường hợp sắp xếp người sai vị trí.
Thứ ba, người lãnh đạo cũng cần phải tích cực đẩy mạnh công tác thi đua, khen thưởng để tạo động lực, khuyến khích nhân viên hoàn thành tốt nhiệm vụ trong công tác văn thư.
Thứ tư, những nhân sự được tuyển dụng, được bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ thì sau một năm làm việc cần phải có kế hoạch kiểm tra, đánh giá về năng
lực, phẩm chất để xem họ có phù hợp với công việc, với vị trí đó hay không để có những giải pháp về nhân sự cho phù hợp như luân chuyển sang bộ phận khác thích hợp hơn hoặc cho thôi việc nếu nhân sự không đủ khả năng để hoàn thành những công việc được giao.
Thực tế tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng không dễ dàng để tuyển được ngay nhân viên chính thức làm việc tại Văn phòng vì quy trình tuyển dụng nhân sự vào cơ quan nhà nước khá phức tạp. Vì vậy, để giải quyết vấn đề nhân sự một cách nhanh chóng thì Văn phòng có thể thuê nhân viên với hợp đồng làm việc ngắn hạn để bổ sung vào vị trí còn thiếu trong bộ phận Văn thư để san sẻ bớt công việc cho hai nhân viên tại bộ phận này.
3.2.3. Giải pháp về vấn đề thực hiện các nghiệp vụ Văn thư
Thứ nhất, cần phải thắt chặt khâu kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình lãnh đạo ký văn bản để không còn những sai sót về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày.
Thứ hai, ngoài quản lý văn bản đi và văn bản đến bằng phần mềm quản lý văn bản nên quản lý văn bản bằng hệ thống sổ theo cách truyền thống. Việc quản lý song song bằng cả hai phương pháp sẽ giúp chúng hạn chế được những nhược điểm của nhau.
Ví dụ: Để khắc phục tình trạng không thể sử dụng được phần mềm quản lý văn bản do tín hiệu mạng internet yếu thì cơ quan có thể thay thế bằng cách quản lý bằng sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến. Như vậy vẫn có thể đảm bảo được tiến độ của công việc, không cần quá phụ thuộc vào phần mềm quản lý văn bản như trước.
Thứ ba, bộ phận văn thư cần phải thực hiện ngay việc biên mục hồ sơ, ghi mục lục văn bản và viết chứng từ kết thúc theo đúng quy định của nhà nước để thuận lợi hơn cho công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu sau này.
3.2.4. Giải pháp về việc cung cấp các trang thiết bị và ứng dụng CNTT trong công tác Văn thư
Các trang thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác Văn thư và là công cụ hỗ trợ đắc lực cho cán bộ, công chức, nhân viên để việc hoàn thành những nhiệm vụ được giao. Chính vì vậy, ban lãnh đạo cần
quan tâm hơn đến việc trang bị những trang thiết bị cần thiết cho hoạt động văn thư. Cần có kế hoạch đầu tư nâng cấp, thay mới những trang thiết bị đã cũ, hỏng hóc; nâng cấp, sửa sữa hệ thống mạng LAN để tạo ra sự nhanh chóng, an toàn, hiệu quả, đảm bảo công tác Văn thư diễn ra một cách trôi chảy và hiệu quả hơn. Đồng thời, sau khi thay mới thì Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng nên có kế hoạch bảo trì thường xuyên các trang thiết bị, phương tiện kỹ thuật phục vụ công tác Văn thư để hạn chế sự hỏng hóc và giữ cho các máy móc luôn trong trạng thái tốt nhất để phục vụ công việc hằng ngày.
Đẩy mạnh ứng dụng những tiến bộ của khoa học công nghệ vào công tác văn thư. Sử dụng phần mềm quản lý không chỉ đối với quản lý văn bản đi/đến mà còn đối với những hồ sơ lưu trữ.
Bên cạnh đó, cần nắm bắt kịp thời sự thay đổi của khoa học công nghệ và cập nhật thường xuyên, liên tục nhưng vẫn phải đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan, tránh lãng phí nguồn kinh phí của cơ quan, đơn vị. Điều cần thiết nhất hiện tại là phải nâng cấp hệ điều hành cũng như các phần mềm bảo vệ của máy tính của bộ phận Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện để bảo vệ an toàn cơ sở dữ liệu trong máy, tránh làm thất thoát văn bản, để lộ thông tin ra bên ngoài.
Để có thể thực hiện các giải pháp trên thì cần phải có một nguồn kinh phí không nhỏ. Chính vì vậy, lãnh đạo Văn phòng cần phải đề xuất với lãnh đạo UBND huyện về việc xây dựng nguồn ngân sách hợp lý để đầu tư kinh phí tổ chức mua sắm, lặp đặt thay thế các trang thiết bị đã cũ, nâng cấp hệ thống dây kết nối mạng Internet của cơ quan để đường truyền được tốt hơn và phục vụ cho việc ứng dụng CNTT vào công tác Văn thư.
3.2.5. Giải pháp về tổ chức thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư
Lãnh đạo UBND huyện cũng như lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng cần phải nhận thức rõ vai trò của việc thanh tra, kiểm tra về công tác Văn thư.
Thứ nhất, cần phải xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư một cách hợp lý, bao gồm: mục đích, yêu cầu; nội dung; thời gian, thành phần thanh tra, kiểm tra và phân công các đơn vị tổ chức thực hiện việc thanh tra, kiểm tra. Sau
khi xây dựng kế hoạch, cần ban hành thêm Quyết định thành lập đoàn thanh tra để cụ thể hóa danh sách và nhiệm vụ của các thành viên trong đoàn.
Thứ hai, cần phải thắt chặt những chế tài xử phạt bắt đầu từ việc đưa những chế tài về lĩnh vực Văn thư vào những văn bản quy định của UBND huyện và Văn phòng HĐND và UBND huyện.Việc xây dựng các chế tài cần đảm bảo tính khả thi, hợp tình, hợp lý, phù hợp tình hình thực tế của cơ quan. Đồng thời, các cấp lãnh đạo cần phải thực hiện nghiêm chỉnh những chế tài đó trong thực tế nếu phát hiện những trường hợp sai phạm trong lĩnh vực này.
Thứ ba, tiếp tục đẩy mạng công tác thi đua khen thưởng để tạo động lực cho các nhân viên trong UBND huyện làm việc và cống hiến hết mình trong mọi lĩnh vực nói chung và trong lĩnh vực Văn thư nói riêng. Bên cạnh đó, nếu phát hiện những trường hợp vi phạm các quy định về công tác Văn thư cần xử lý nghiêm để làm gương cho những cá nhân, đơn vị khác và tìm cách khắc phục, sửa chữa hậu quả.
Tiểu kết chương 3
Thông qua việc đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, tôi đã mạnh dạn chỉ ra những ưu, nhược điểm của Văn phòng HĐND và UBND huyện trong công tác này. Đó cũng là cơ sở để tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn việc tổ chức công tác Văn thư tại đây. Hi vọng rằng với những giải pháp đó, UBND huyện sẽ phần nào khắc phục được những nhược điểm còn tồn tại và hoàn thiện hơn việc tổ chức công tác Văn thư trong tương lai.
KẾT LUẬN
Công tác Văn thư đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của UBND huyện Đan Phượng, giúp cung cấp nguồn thông tin chính thống, đáng tin cậy nhất làm căn cứ để Lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng đưa ra quyết định quản lý chính xác, kịp thời. Như vậy, muốn làm tốt công tác Văn thư thì Lãnh đạo Văn phòng phải tổ chức và quản lý công tác này mô ̣t cách khoa học, thống nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cả cơ quan.
Bài khóa luận tốt nghiệp này đã tập trung tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng với hai vấn đề lớn là Tổ chức công tác Văn thư bao gồm tổ chức bộ máy công tác văn thư; tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư; tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư; tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác văn thư; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư và Quản lý công tác