8. Cấu trúc của đề tài
3.1.1.2. Về quản lý công tác Văn thư
a. Ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư
UBND huyện Đan Phượng và Văn phòng HĐND và UBND huyện đã chú trọng việc nghiên cứu các văn bản quy định về công tác Văn thư của nhà nước cũng như quan tâm khảo sát thực tế tình công tác Văn thư tại cơ quan để ban hành ra Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đan Phượng ban hành kèm theo Quyết định số 630/QĐ-VP ngày 25 tháng 4 năm 2014. Văn bản này chính là căn cứ giúp cho các phòng ban thuộc UBND thực hiện tốt công tác Văn thư – lưu trữ tại đơn vị. Căn cứ vào văn bản này, Văn phòng HĐND và UBND huyện cũng đã ban hành được Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng ban hành kèm theo Quyết định số 45/QĐ-VP ngày 22 tháng 5 năm 2014 của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.
Việc ban hành được Quy chế công tác Văn thư chính là cơ sở pháp lý để các cán bộ phụ trách công tác Văn thư thực hiện thống nhất các nhiệm vụ của mình trong hoạt động hằng ngày. Quy chế công tác Văn thư của UBND huyện và của Văn phòng không chỉ cụ thể hóa được những quy định chung của nhà nước về công
tác Văn thư mà còn gắn với thực tế hoạt động văn thư của cơ quan, giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ được thuận lợi và khả thi hơn, góp phần nâng cao chất lượng văn bản của cơ quan để phục vụ cho công tác quản lý nhà nước của UBND huyện Đan Phượng.
b. Hướng dẫn nghiệp vụ Văn thư
Công tác tuyên truyền, phổ biến các quy định, hướng dẫn của nhà nước về công tác Văn thư luôn được Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng quan tâm thực hiện một cách thường xuyên và kịp thời với nhiều hình thức tuyên truyền khác nhau giúp cho nhận thức, kỹ năng, nghiệp vụ về văn thư của các đơn vị được nâng cao rõ rệt.
Qua quá trình khảo sát, tôi nhận thấy bộ phận Văn thư của Văn phòng khá tích cực trong việc hướng dẫn và giải đáp các thắc mắc liên quan đến lĩnh vực văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Những thắc mắc hay gặp thường về vấn đề thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và việc mở hồ sơ. Các cán bộ Văn thư giải đáp rất tận tình, chu đáo và luôn căn cứ vào những quy định của pháp luật về những vấn đề cần giải đáp.
Lãnh đạo UBND huyện và Văn phòng luôn nhận thức rõ tầm quan trọng của yếu tố con người trong hoạt động của cơ quan nói chung và công tác Văn thư nói riêng. Chính vì vậy, hằng năm, UBND huyện Đan Phượng đã tổ chức tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho các cán bộ, công chức làm văn thư lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, UBND các xã, thị trấn thuộc huyện. Nhờ vậy mà công tác soạn thảo và ban hành các văn bản hành chính cũng như các nghiệp vụ khác của công tác Văn thư đã được thực hiện một cách quy củ, nề nếp và chuyên nghiệp hơn. Việc đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức Văn thư nhằm góp phần xây dựng một đội ngũ nhân sự làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn, đảm bảo cho công tác Văn thư tại cơ quan được thực hiện đúng theo những quy định của pháp luật, đảm bảo hệ thống thông tin chính thống nhất cho hoạt động của cả cơ quan.
c. Thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư và giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác văn thư
UBND huyện có tiến hành việc thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư theo định kỳ hoặc đột xuất tùy vào tình hình thực tế để phát huy những điểm tích cực và kịp thời phát hiện những sai phạm trong việc thực hiện công tác Văn thư để đưa ra những cách giải quyết hợp lý, tránh làm ảnh hưởng đến hoạt động chung của cả cơ quan.
Về giải quyết khiếu nại tố cáo liên quan đến công tác Văn thư có một ưu điểm lớn nhất là trong những năm gần đây UBND huyện Đan Phượng không để xảy ra khiếu nại, tố cáo về công tác Văn thư. Điều đó chứng tỏ công tác Văn thư tại đây được thực hiện khá nghiêm chỉnh và chấp hành theo các quy định của pháp luật.
d. Khen thưởng, kỷ luật trong công tác Văn thư
Hằng nằm, căn cứ vào kết quả thu được từ những đợt thanh tra, kiểm tra cũng như số liệu từ các báo cáo sơ kết, tổng kết định kỳ về công tác Văn thư, ban lãnh đạo UBND huyện Đan Phượng và ban lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện sẽ tổ chức khen thưởng nhằm khuyến khích, động viên tinh thần các cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình thực hiện công tác Văn thư. Từ đó, họ có động lực làm việc hơn, sẵn sàng cống hiến hết mình cho cơ quan, tổ chức.
Đồng thời khi phát hiện những đơn vị hoặc cá nhân có những hành vi làm trái với những quy định của pháp luật về công tác Văn thư – Lưu trữ thì lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng cũng đề ra những biện pháp xử phạt thích đáng, hợp tình, hợp lý để vừa mang tính chất răn đe lại không làm ảnh đến hoạt động chung của tổ chức.
Việc khen thưởng và kỷ luật tại UBND huyện được thực hiện một cách công bằng, minh bạch, rõ ràng và theo đúng những quy định của pháp luật về thi đua khen thưởng và kỷ luật.