8. Cấu trúc của đề tài
3.2.5. Giải pháp về tổ chức thanh tra, kiểm tra trong công tác Văn thư
Lãnh đạo UBND huyện cũng như lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng cần phải nhận thức rõ vai trò của việc thanh tra, kiểm tra về công tác Văn thư.
Thứ nhất, cần phải xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư một cách hợp lý, bao gồm: mục đích, yêu cầu; nội dung; thời gian, thành phần thanh tra, kiểm tra và phân công các đơn vị tổ chức thực hiện việc thanh tra, kiểm tra. Sau
khi xây dựng kế hoạch, cần ban hành thêm Quyết định thành lập đoàn thanh tra để cụ thể hóa danh sách và nhiệm vụ của các thành viên trong đoàn.
Thứ hai, cần phải thắt chặt những chế tài xử phạt bắt đầu từ việc đưa những chế tài về lĩnh vực Văn thư vào những văn bản quy định của UBND huyện và Văn phòng HĐND và UBND huyện.Việc xây dựng các chế tài cần đảm bảo tính khả thi, hợp tình, hợp lý, phù hợp tình hình thực tế của cơ quan. Đồng thời, các cấp lãnh đạo cần phải thực hiện nghiêm chỉnh những chế tài đó trong thực tế nếu phát hiện những trường hợp sai phạm trong lĩnh vực này.
Thứ ba, tiếp tục đẩy mạng công tác thi đua khen thưởng để tạo động lực cho các nhân viên trong UBND huyện làm việc và cống hiến hết mình trong mọi lĩnh vực nói chung và trong lĩnh vực Văn thư nói riêng. Bên cạnh đó, nếu phát hiện những trường hợp vi phạm các quy định về công tác Văn thư cần xử lý nghiêm để làm gương cho những cá nhân, đơn vị khác và tìm cách khắc phục, sửa chữa hậu quả.
Tiểu kết chương 3
Thông qua việc đánh giá thực trạng tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng, tôi đã mạnh dạn chỉ ra những ưu, nhược điểm của Văn phòng HĐND và UBND huyện trong công tác này. Đó cũng là cơ sở để tôi đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hơn việc tổ chức công tác Văn thư tại đây. Hi vọng rằng với những giải pháp đó, UBND huyện sẽ phần nào khắc phục được những nhược điểm còn tồn tại và hoàn thiện hơn việc tổ chức công tác Văn thư trong tương lai.
KẾT LUẬN
Công tác Văn thư đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý, điều hành của UBND huyện Đan Phượng, giúp cung cấp nguồn thông tin chính thống, đáng tin cậy nhất làm căn cứ để Lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng đưa ra quyết định quản lý chính xác, kịp thời. Như vậy, muốn làm tốt công tác Văn thư thì Lãnh đạo Văn phòng phải tổ chức và quản lý công tác này mô ̣t cách khoa học, thống nhất nhằm góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cả cơ quan.
Bài khóa luận tốt nghiệp này đã tập trung tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng với hai vấn đề lớn là Tổ chức công tác Văn thư bao gồm tổ chức bộ máy công tác văn thư; tổ chức nhân sự thực hiện công tác văn thư; tổ chức thực hiện nghiệp vụ văn thư; tổ chức cung cấp trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng CNTT phục vụ công tác văn thư; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư và Quản lý công tác Văn thư bao gồm ban hành hệ thống văn bản quản lý công tác Văn thư; hướng dẫn nghiệp vụ văn thư; thanh tra, kiểm tra trong công tác văn thư; giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác văn thư và khen thưởng, kỷ luật trong công tác văn thư. Qua đó, tôi nhận thấy rằng, tuy hoạt động tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại đây đã đạt được những kết quả đáng khen ngợi nhưng cũng không tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế từ nhiều nguyên nhân khác nhau. Chính vì vậy, tôi đã đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.
Mặc dù đã rất cố gắng trau dồi những kiến thức lý thuyết kết hợp với việc khảo sát thực tế để hoàn thành bài Khóa luận tốt nghiệp song do hạn chế về mặt thời gian và phạm vi kiến thức nên bài khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót. Tôi kính mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để bài khóa luận của tôi được hoàn thiện hơn./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hoàng Thị Bay (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư, Lưu trữ tại Văn phòng HĐND, UBND huyện Trùng Khánh, tỉnh Cao Bằng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
2. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp công tác văn thư.
3. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
4. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.
5. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
6. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư.
7. Bộ Nội vụ (2014), Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về Nghị định Công tác Văn thư.
8. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư.
9. Chính phủ (2010), Thông tư 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn thư.
10. Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
11. Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (2015), Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến cà lập hồ sơ trong môi trường mạng.
12. Triệu Văn Cường, Nguyễn Cảnh Đương, Lê Văn In, Nguyễn Mạnh Cường (2013), Văn bản quản lý nhà nước – những vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội.
13. Trịnh Văn Dương (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác tổ chức quản lý về Văn thư Lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học Xã hội Việt Nam – Thực trạng và giải pháp, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
14. Nguyễn Thành Đô ̣, Nguyễn Ngo ̣c Diê ̣p, Trần Phương Hiền (2012), Giá o trình quản tri ̣ văn phòng, NXB Đa ̣i ho ̣c Kinh tế Quốc dân, Hà Nô ̣i.
15. Nguyễn Thị Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức và quản lý Văn thư tại Văn phòng Bộ Y tế, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
16. Nguyễn Thị Thu Hà (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại cục Đầu tư nước ngoài – Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
17. Nguyễn Thị Hiền (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Thiệu Hóa, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
18. Trần Thị Hường (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng Bộ Nội vụ, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
19. Nguyễn Thị Ngọc Huyền, Đoàn Thị Thu Hà, Đỗ Thị Hải Hà (2016), Giáo trình Quản lý học, NXB Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội.
20. Dương Văn Khảm (2000), Công tác Văn thư Lưu trữ, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội.
21. Nguyễn Thị Lan (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại Văn phòng Sở Kế hoạch và Đầu tư, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
22. Nguyễn Thị Luyến (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
23. Phạm Thị Nga (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, nộp hồ sơ và Lưu trữ cơ quan tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM”, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
24. Nguyễn Thị Quyên (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Cục Kinh tế hợp tác và phát nông thôn – Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
25. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
27. Huỳnh Thị Hoàng Thư (2016), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức quản lý Văn thư, lưu trữ tại quận Cẩm Lệ, thành phố Đà Nẵng, Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội.
28. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Giáo trình “Công tác văn thư”, Hà Nội.
29. UBND huyện Đan Phượng (2014), Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ tại UBND huyện Đan Phượng ban hành kèm theo Quyết định số 630/QĐ-UBND ngày 25 tháng 4 năm 2014 của UBND huyện Đan Phượng.
30. UBND huyện Đan Phượng (2016), Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng nhiệm kỳ 2016-2021 ban hành kèm theo Quyết định số 02/2016/QĐ – UBND ngày 20 tháng 9 năm 2016 của Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng.
31. UBND huyện Đan Phượng (2017), Quyết định số 09/2017/QĐ - UBND của UBND huyện Đan Phượng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân huyện Đan Phượng.
32. Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng (2014), Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng ban hành kèm theo Quyết định số 45/QĐ-VP ngày 22 tháng 5 năm 2014 của Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng.
33. Viện ngôn ngữ học (2003), Từ điển tiếng Việt, NXB Đà Nẵng, Đà Nẵng.
34. Nguyễn Thị Vui (2017), Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức, quản lý công tác Văn thư, Lưu trữ của Văn phòng HĐND, UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang,
PHỤ LỤC I MẪU PHIẾU KHẢO SÁT
VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND HUYỆN ĐAN PHƯỢNG
I. THÔNG TIN CƠ BẢN:
Họ và tên:……… Giới tính: Nam Nữ
Chức danh:………. Đơn vị công tác:……….
Câu 1: Trình độ chuyên môn của anh/chị?
Sau đại học
Đại học Cao đẳng
Trung cấp
Khác:………...
Câu 2: Chuyên ngành mà anh/chị được đào tạo?
Ngành Văn thư – Lưu trữ Ngành Quản trị văn phòng
Chuyên ngành khác:………
1. CÂU HỎI DÀNH CHO LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG:
Câu 1: Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng có ban hành các văn bản quản lý về công tác Văn thư không?
Có Không
Câu 2: Văn phòng có tổ chức bộ phận Văn thư không?
Có Không
Mô hình tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện là gì?
Tập trung Phân tán Hỗn hợp
Câu 3: Văn phòng có tổ chức mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư không?
Có Không
Câu 4: Hằng năm, văn phòng có tổ chức họp sơ kết, tổng kết riêng về công tác Văn thư không?
Câu 5: Văn phòng có thường xuyên tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác Văn thư không? (Có thể chọn nhiều đáp án).
Định kỳ theo tháng Định kỳ theo quý
Định kỳ theo 6 tháng Định kỳ theo năm
Đột xuất
Câu 6: Trong khoảng thời gian từ 2013 – 2017 có xảy ra trường hợp khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện không?
Có Không
Câu 7: Văn phòng HĐND và UBND huyện có tổ chức khen thưởng đối với cán bộ, công chức, nhân viên làm văn thư đạt thành tích tốt không?
Có Không
Định kỳ bao nhiêu lâu thì tổ chức khen thưởng một lần?
Định kỳ theo tháng Định kỳ theo quý
Định kỳ theo 6 tháng Định kỳ theo năm
Câu 8: Văn phòng có tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ Văn thư không?
Có Không
Định kỳ bao nhiêu lâu thì tổ chức một lần?
Định kỳ theo tháng Định kỳ theo quý
Định kỳ theo 6 tháng Định kỳ theo năm
2. CÂU HỎI DÀNH CHO CÁN BỘ VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG:
Câu 1: Bộ phận Văn thư tại Văn phòng hiện nay có bao nhiêu nhân viên?
Một người Hai người Khác:………
Câu 2: Anh/chị có chấp hành nghiêm chỉnh những quy định của nhà nước và của cơ quan, đơn vị về công tác Văn thư không?
Có Không
Câu 3: Các bộ phận trong văn phòng và các phòng ban khác trong UBND huyện có gặp nhiều lỗi sai về mặt thể thức và kỹ thuật trình bày không?
Có Không
Vui lòng kể tên một vài lỗi sai phổ biến:
……… ……… ………
Câu 4: Hiện nay, bộ phận Văn thư đang sử dụng những hình thức quản lý văn bản nào?
Bằng hệ thống sổ
Bằng phần mềm quản lý văn bản Cả hai
Câu 5: Anh/chị có gặp khó khăn gì trong việc quản lý văn bản bằng phần mềm không?
Có Không
Nếu có, hãy nêu một vài khó khăn thường gặp:
……… ……… ………
Câu 6: Bộ phận Văn thư có thực hiện lập hồ sơ không?
Có Không
Những loại hồ sơ anh/chị thường lập trong quá trình làm việc là gì?
Tập lưu văn bản Hồ sơ công việc Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nhân sự
Câu 7: Các hồ sơ có được nộp vào lưu trữ cơ quan hay không?
Có Không
Câu 8: Các máy móc thiết bị được cung cấp để thực hiện công tác Văn thư có đầy đủ không?
Có Không
Câu 9: Bộ phận văn thư có làm báo cáo hằng năm về tình hình thực hiện công tác văn thư của Văn phòng hay không?
Có Không
Câu 10: Anh/chị đã được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác Văn thư chưa?
Câu 11: Anh/chị đánh giá việc tổ chức và quản lý công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND huyện Đan Phượng như thế nào?
Rất tốt Tốt Chưa tốt
Câu 12: Anh/chị có ý kiến gì đề xuất với lãnh đạo Văn phòng về công tác Văn thư không? ……… ……… ……… ……… ……… ……… ………
3. CÂU HỎI DÀNH CHO CÁN BỘ, CHUYÊN VIÊN KHÁC TRONG VĂN PHÒNG:
Câu 1: Anh/chị có nắm vững những quy định của nhà nước và của cơ quan, đơn vị về công tác Văn thư không?
Có Không
Câu 2: Anh/chị có hay mắc những lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày không?
Có Không
Câu 3: Anh/chị có thực hiện lập hồ sơ không?
Có Không
Những loại hồ sơ anh/chị thường lập trong quá trình làm việc là gì?
Tập lưu văn bản Hồ sơ công việc Hồ sơ nguyên tắc Hồ sơ nhân sự
Những hồ sơ mà anh/chị đã lập có được nộp vào lưu trữ cơ quan không?
Có Không
Câu 4: Anh/chị đã được tham gia các lớp tập huấn, bồi dưỡng về công tác Văn thư chưa?
Thường xuyên Đã từng tham gia Chưa bao giờ
Câu 5: Anh/chị có gặp khó khăn gì trong việc quá trình thực hiện nghiệp vụ