Qua các báo cáo về công tác văn thư lưu trữ tại UBND Quận 12 thì việc kiểm tra, đánh giá về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 đã được thực hiện nhưng chưa thường xuyên.
Hàng năm, dưới sự tham mưu của phòng Nội vụ, UBND Quận 12 đã xây dựng Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ trên địa bàn quận. Trong các Kế hoạch kiểm tra nêu rõ Mục đích, yêu cầu; Đối tượng kiểm tra; Nội dung, thời gian, thành phần kiểm tra; Tổ chức thực hiện …Ví dụ: Năm 2019 ban hành Kế hoạch số 4936/KH-UBND-NV ngày 02/05/2019 về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019, Kế hoạch ghi rõ:
…Nội dung kiểm tra gồm quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ; về tổ chức biên chế, nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị; về tổ chức tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; việc triển khai các văn bản chỉ đạo, quản lý về công tác văn thư, lưu trữ gồm: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ cơ quan; Xây dựng ban hành kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; Quy định về công tác lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa và giao nộ hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; Việc thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ …” [30, tr2]
Sau mỗi đợt kiểm tra phòng Nội vụ ban hành báo cáo kết quả kiểm tra gửi các đơn vị được kiểm tra để rút kinh nghiệm đối với những lĩnh vực đã làm được và chưa làm được trong công tác văn thư, lưu trữ....
Tuy nhiên qua Kế hoạch kiểm tra được ban hành, mỗi năm trên địa bàn Quận 12 chỉ có 5 cơ quan, đơn vị được kiểm tra, đối tượng trong mỗi đợt kiểm tra thông thường gồm: 2 phòng chuyên môn, 1 đơn vị sự nghiệp và UBND 2 phường. Nội dung kiểm tra bao gồm toàn bộ công tác văn thư, thư trữ trong đó công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ là một phần nhỏ trong nội dung kiểm tra. Các đợt kiểm tra chuyên về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ, kiểm tra giữa các phòng chuyên môn trong UBND Quận 12 hay kiểm tra của các đơn vị quản lý cấp trên rất ít được thực hiện.
Trong giai đoạn từ năm 2016 đến tháng 4/2019 UBND Quận 12 có 01 đợt kiểm tra về công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ nói riêng của cơ quan quản lý cấp trên về công tác văn thư lưu trữ.
Trong báo cáo số 4268/BC-UBND ngày 08/4/2019 của UBND Quận 12 về Tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thư có ghi: “... Năm 2018 tiếp đoàn kiểm tra của Chi cục Văn thư – Lưu trữ theo kế hoạch số 22/KH-CCVTLT ngày 02/02/2018; nội dung kiểm tra công tác quản lý, chỉ đạo, hoạt động văn thư, lưu trữ..” [29, tr3].
Việc kiểm tra của bộ phận chuyên môn phụ trách công tác văn thư lưu trữ từng phòng hay kiểm tra chéo giữa các bộ phận về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12 chưa được thưc hiện. Kết quả kiểm tra chủ yếu đánh giá việc có hay không văn bản hướng dẫn, chưa quan tâm đến quy trình lập hồ sơ cũng như chất lượng hồ sơ được lập … Do vậy hiệu quả công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12 chưa cao, chưa có biện pháp xử lý đối với trường hợp chưa lập hồ sơ khi giải quyết công việc hoặc lập cho có, không có hiệu quả.