2.3.1.1. Nhận thức của lãnh đạo, cán bộ công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Khi tiến hành khảo sát (qua phiếu khảo sát) về nhận thức của cán bộ công chức trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, chúng tôi nhận thấy cán bộ, công chức ở đây đã có nhận thức về tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động của đơn vị. Có tới 71% (78/110 phiếu) người được khảo sát cho rằng công tác này rất quan trọng và 29% còn lại cho rằng quan trọng, điều này cho thấy phần lớn cán bộ, công chức đã có nhận thức được vai trò, tác dụng của việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ trong hoạt động của cơ quan.
Hàng năm UBND Quận 12 ban hành các văn bản chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ như: Xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác văn thư lưu trữ các đơn vị trên địa bàn quận; Tổ chức kiểm tra công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Xây dựng kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị; Tổ chức tập huấn nâng cao nghiệp vụ công tác lập hồ sơ vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. (Ví dụ: Năm 2019 ban hành Kế hoạch số 6031/KH-UBND ngày 03/6/2019 về tổ chức bồi dưỡng công tác văn thư, lưu trữ năm 2019).
Việc cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ do Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh tổ chức cũng được thực hiện.
Năm 2020, có 6/12 phòng chuyên môn cử cán bộ công chức tham dự các lớp tập huấn lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và lớp Giao nhận và hoàn thiện hồ sơ, tài liệu tại lưu trữ cơ quan do Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh tổ chức (phòng Thanh tra, phòng Giáo dục và Đào tạo, phòng Tài chính Kế hoạch, phòng Tài nguyên Môi trường, phòng Kinh Tế, phòng Tư pháp).
Cán bộ, công chức chuyên môn người được giao giải quyết công việc trong đơn vị đã có ý thức trong việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Tại nhiều phòng
chuyên môn cán bộ, công chức đã thực hiện tương đối tốt công tác lập hồ sơ khi giải quyết công việc (Thanh tra Quận 12, phòng Tài chính – Kế hoạch, phòng Nội vụ, phòng Tư pháp). Tuy nhiên thực tế vẫn còn nhiều công chức chuyên môn trong xem nhẹ công tác lập hồ sơ khi giải quyết công việc. Khi khảo sát việc lập hồ sơ khi giải quyết công việc chúng tôi nhận thấy có 10% người được khảo sát cho rằng chưa thực hiện việc lập hồ sơ khi giải quyết công việc hay coi việc lập hồ sơ là trách nhiệm của nhân viên văn thư, nhân viên lưu trữ (45% cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Văn thư cơ quan, 34% cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan).
Như vậy, có thể thấy lãnh đạo, cán bộ công chức UBND Quận 12 đã có sự quan tâm