công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Việc tổ chức triển khai, quán triệt văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ là công việc quan trọng, cần thiết giúp cho cán bộ chủ chốt, cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ và cán bộ chuyên môn nắm được trách nhiệm trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cũng như phương pháp, các bước công việc cơ bản khi lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Để việc lập hồ sơ đi vào nếp, hồ sơ lập đạt chất lượng và phát huy được giá trị của hồ sơ, tài liệu trong hoạt động của đơn vị, mang lại giá trị cao trong lưu trữ, các cơ quan, đơn vị cần quan tâm triển khai thường xuyên đặc biệt khi có văn bản mới của nhà nước về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm đảm bảo việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ được thực hiện đồng bộ, đúng quy định.
Để mỗi cán bộ, công chức đều nắm được các quy định về lập hồ sơ và nộp lưu, hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thì UBND Quận 12 cần nghiêm chỉnh thực hiện các hình thức triển khai như: Ban hành văn bản gửi các phòng chuyên môn triển khai, thực hiện; Tổ chức triển khai thông qua các buổi sinh hoạt chuyên môn; Tổ chức Hội nghị triển khai chuyên đề; Tổ chức các lớp tập huấn bên cạnh đó còn có các hình thức khác như dán bảng tin, website, panô ....trong đó trọng tâm là tổ chức Hội nghị triển khai chuyên đề.
Đối với hình thức tổ chức Hội nghị triển khai chuyên đề cần tổ chức riêng cho từng phòng chuyên môn có như vậy sẽ tập chung vào phương pháp lập hồ sơ của từng phòng do đó cán bộ, công chức trong phòng dễ dàng nắm được quy trình, phương pháp, nội dung của tài liệu cần thu thập đối với mỗi hồ sơ. Cần quy định rõ thành phần tham dự là tất cả cán bộ, công chức thuộc đơn vị để mọi người đều nắm được nội dung, phương pháp lập hồ sơ khi giải quyết công việc.
Bên cạnh đó cũng cần thường xuyên triển khai thông qua các lớp tập huấn (có thể thực hiện hàng năm) để cán bộ, công chức nâng cao nhận thức được tầm quan trọng của công tác này khi thực hiện nhiệm vụ.