thể nhận thấy sự quan tâm đã có nhưng chưa đủ. Nhiều cán bộ chuyên môn khi giải quyết công việc chưa lập hồ sơ hoặc lập theo hình thức đối phó, lập cho có; Nhiều phòng chuyên môn chưa thực hiện giao nộp hồ sơ theo quy định … nhưng chưa có biện pháp xử lý. Hiện nay Văn phòng HĐND và UBND quận thực hiện theo dõi việc thực hiện của các cơ quan, đơn vị và phối hợp phòng Nội vụ chấm điểm thi đua theo tiêu chí “6 không 4 có” đối với các phòng chuyên môn khi kiểm tra công tác văn thư lưu trữ nhưng thực chất chỉ mang tính hình thức. Việc kiểm tra chất lượng của hồ sơ được lập không được chú ý. Cán bộ chuyên môn có lập hồ sơ hay không, lập hồ sơ có đúng hay không, hồ sơ lập có đảm bảo chất lượng hay không … không được đề cập đến trong nội dung kiểm tra hàng năm.
2.3.1.2. Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan vào Lưu trữ cơ quan
Việc ban hành văn bàn chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 đã được thực hiện, trong đó có một số văn bản chủ yếu sau:
+ Kế hoạch số 419/KH-UBND ngày 21/11/2016 của UBND Quận 12 về triển khai thực hiện Quyết định số số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP. Hồ Chí Minh ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh;
+ Công văn số 1444/UBND-NV ngày 09/03/2018 về việc triển khai thực hiện chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 09 năm 2017 của Chính phủ Về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
+ Công văn số 4394/UBND-NV ngày 14/6/2018 của Chủ tịch UBND Quận 12 về chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ;
+ Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND Quận 12 về ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
Căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của UBND Quận 12, tại UBND Quận 12 các phòng chuyên môn đã ban hành các văn bản hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nói riêng của đơn vị mình.
Qua Báo cáo công tác văn thư năm 2018 các đơn vị gửi cho phòng Nội vụ, tại UNBN Quận 12, có 9/12 phòng chuyên môn đã xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư lưu trữ; 12/12 phòng chuyên môn đã xây dựng, ban hành Danh mục hồ sơ nộp lưu hàng năm. Tuy nhiên chưa có đơn vị nào xây dựng được bản Hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. (xem Phụ lục số 02).