Theo Báo cáo cơ sở công tác văn thư năm 2018, có 12/12 phòng chuyên môn đã xây dựng được Danh mục hồ sơ.
Theo phiếu khảo sát, căn cứ chủ yếu để xây dựng Danh mục hồ sơ ở các phòng chuyên môn chủ yếu dựa vào văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức (chiếm 43% trong tổng số phiếu được khảo sát) và Quy chế công tác văn thư, lưu trữ (chiếm 41% trong tổng số phiếu được khảo sát), một căn cứ cơ bản và quan trọng nhất là Kế hoạch, nhiệm vụ công tác hàng năm của cơ quan lại ít được chú ý khi xây dựng Danh mục hồ sơ (chiếm 22% trong tổng số phiếu được khảo sát). Điều đó cho thấy bản thân người được khảo sát cũng không nắm rõ các căn cứ cần thiết khi xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay bản thân họ cũng không được triển khai, góp ý, lấy ý kiến khi cơ quan tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ hàng năm hay thậm chí họ cũng không biết trong đơn vị có Danh mục hồ sơ hoặc Danh mục hồ sơ là gì và được dùng để làm gì.
Thực tế khảo sát có 46% người được khảo sát cho rằng đơn vị mình đã xây dựng được Danh mục hồ sơ nhưng 69% người được khảo sát cho rằng mình đã lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ. Điều đó cho thấy cán bộ, công chức chưa nhận thức đúng về Danh mục hồ sơ cũng như chưa căn cứ vào Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ. Thực tế cán bộ, công chức chỉ lập hồ sơ khi phát sinh công việc hay thậm chí có nhiều công chức chuyên môn không lập hồ sơ khi giải quyết công việc.
Theo quy định, mỗi năm căn cứ vào số lượng hồ sơ phát sinh, công chức chuyên môn cần đề xuất sửa đổi bổ sung để Danh mục hồ sơ được hoàn thiện sát với thực tế của đơn vị. Tuy nhiên hiện nay việc lập Danh mục hồ sơ ở các phòng chuyên môn
thuộc UBND Quận 12 đang xây dựng theo kiểu đối phó, để chấm điểm thi đua vào cuối năm nên chất lượng của Danh mục hồ sơ không có.
Ví dụ: Trong Danh mục hồ sơ của Văn phòng HĐND và UBND Quận 12 được ban hành vào năm 2016, đơn vị xây dựng chưa đầy đủ về nội dung và đúng về biểu mẫu như: chưa nêu được những hồ sơ cơ bản của các tổ chuyên môn; thiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu; không có hồ sơ dự kiến phát sinh; thiếu cột ghi chú.
Một nguyên nhân quan trọng khác là UBND Quận 12 chưa xây dựng được Danh mục hồ sơ nên thiếu văn bản hướng dẫn để các đơn vị triển khai xây dựng ở đơn vị mình. Lý do đưa ra là chưa có sự thống nhất giữa các phòng chuyên môn về trách nhiệm xây dựng Danh mục hồ sơ. Văn thư phòng Nội vụ cho rằng việc ban hành Danh mục hồ sơ cho UBND là nhiệm vụ của Văn phòng UBND bởi đây là cơ quan tham mưu, giúp việc cho UBND, hơn nữa việc thu thập, tổng hợp dữ liệu để xây dựng Danh mục hồ sơ cũng dễ dàng hơn. Tuy nhiên văn thư thuộc Văn phòng UBND Quận 12 thì cho rằng việc tham mưu công tác văn thư lưu trữ của UBND Quận 12 thuộc phòng Nội vụ nên xây dựng Danh mục hồ sơ cho quận phải do phòng Nội vụ thực hiện.
2.3.2.2. Lập hồ sơ
- Trách nhiệm lập hồ sơ:
Khi khảo sát về trách nhiệm lập hồ sơ của đơn vị, chúng tôi nhận thấy còn nhiều công chức, viên chức cho rằng đó là nhiệm vụ của Văn thư cơ quan và Lưu trữ cơ quan (34% người được khảo sát cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Văn thư cơ quan, 45% người được khảo sát cho rằng lập hồ sơ là trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan). Điều này ảnh hưởng rất nhiều đến chất lượng của hồ sơ, bởi nếu cán bộ, công chức khi lập hồ sơ không xác định được trách nhiệm vụ mình dẫn đến thiếu trách nhiệm trong lập hồ sơ thì việc thẩm định chất lượng để bổ sung hoàn chỉnh hồ sơ đối với lưu trữ hiện hành trở nên rất khó khăn (hay không thể làm được) vì cán bộ lưu trữ dù họ là người có nghiệp vụ trong công tác văn thư lưu trữ nhưng không thể nắm hết cụ thể nội dung, trình tự giải quyết của từng công việc cụ thể nên sẽ không thể thu thập, hoàn thiện được hồ sơ đảm bảo chất lượng.
Để giải quyết công việc nhanh, hiệu quả, đúng quy định thì việc lập hồ sơ nguyên tắc là cần thiết. Việc lập hồ sơ nguyên tắc được thực hiện khá tốt ở một số phòng chuyên môn như: Phòng Tài nguyên – Môi trường, phòng Thanh Tra, phòng Tư pháp... Tại các phòng này công chức chuyên môn đã chủ động trong việc lập hồ sơ nguyên tắc như: in bìa hồ sơ, thu thập, cập nhật văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn vào hồ sơ.
Tuy nhiên, nhìn chung hầu hết việc lập hồ sơ nguyên tắc chưa được thực hiện đúng theo quy định. Hồ sơ nguyên tắc của các phòng chuyên môn chủ yếu là tập lưu các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ trong bìa còng và được lưu theo năm ban hành văn bản, chưa được lập thành từng mảng công việc cụ thể để dễ dàng hơn cho công chức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ. Nhiều cán bộ, công chức chuyên môn chưa lập hồ sơ nguyên tắc khi giải quyết công việc.
Thực tế khi công chức không lập hồ sơ nguyên tắc khi giải quyết công việc sẽ thiếu cơ sở pháp lý, tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm văn bản khi cần, đôi khi vẫn áp dụng văn bản hết hiệu lực thi hành dẫn đến chất lượng và hiệu quả công việc bị hạn chế, chức năng tham mưu không phát huy được tác dụng.
- Việc lập hồ sơ của Văn thư cơ quan:
Trong mỗi đơn vị thì việc lập hồ sơ của Văn thư cơ quan đang được thực hiện tốt nhất. Qua khảo sát thì việc lập hồ sơ của văn thư ở những phòng có cán bộ văn thư chuyên trách như phòng Nội vụ, Văn phòng HĐND và UBND, phòng Giáo dục và Đào tạo được thực hiện khá chuẩn chỉnh, các tập lưu được chia theo tên loại văn bản: Quyết định, báo cáo, tờ trình ….
Ví dụ: Khảo sát hồ sơ của Văn phòng HĐND và UBND Quận 12 năm 2016 đã lập những hồ sơ sau:
- Tập lưu văn bản đi (Kế hoạch, Báo cáo văn phòng) năm 2016 - Tập lưu văn bản đi (Thông báo văn phòng) năm 2016
- Tập lưu văn bản đi (Tờ trình văn phòng) năm 2016 - Tập lưu văn bản đi (Quyết định văn phòng) năm 2016 - Tập lưu văn bản đi (Công văn văn phòng) năm 2016
- Tập lưu văn bản đi (Tờ trình Ủy ban) năm 2016
- Tập lưu văn bản đi (Quyết định quy phạm pháp luật) năm 2016 - Tập lưu văn bản đi (Quyết định khiếu nại tố cáo) năm 2016 - Tập lưu văn bản đi (các Quyết định) năm 2016…
Tuy nhiên, tại các phòng chuyên môn khác thuộc UBND Quận 12 thì việc lập hồ sơ của nhân viên văn thư chủ yếu là tập lưu văn bản đến và tập lưu văn bản đi.
Việc lập hồ sơ chủ yếu thực hiện bằng cách lấy tờ bìa (thông thường là giấy A3) và ghi những thông tin cơ bản về hồ sơ như: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, thư mời, quyết định, tờ trình ….của từng tháng/năm. Hồ sơ chủ yếu được bỏ trong cặp ba dây theo thứ tự của văn bản (số văn bản và thời gian ban hành văn bản đối với văn bản đi và theo ngày nhận văn bản, số đến văn bản đối với văn bản đến, nhiều văn bản đến không có số cũng được bỏ lẫn lộn trong tập văn bản đến). Việc mở hồ sơ còn thực hiện sơ sài; việc hoàn thiện hồ sơ như đánh số tờ, bổ sung tài liệu vào hồ sơ và việc kết thúc hồ sơ như viết chứng từ kết thúc, viết mục lục văn bản cho hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn chưa được thực hiện.
Qua phỏng vấn công chức làm nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng Nội vụ thì việc khuyết, trống các số văn bản hay số chèn a, b, c xảy ra thường xuyên ở hầu hết các phòng chuyên môn thuộc UBND Quận 12. Nhiều khi kiểm tra thực tế văn bản, tài liệu tại bộ phận văn thư, có nhiều số văn bản nhưng không tìm thấy văn bản hoặc chỉ có bản phô được giữ lại.
- Việc lập hồ sơ việc của công chức chuyên môn:
Khảo sát việc lập hồ sơ công việc của công chức chuyên môn tại UBND Quận 12 chúng tôi nhận thấy tại nhiều phòng công chức được giao nhiệm vụ đã có ý thức trong việc lập hồ sơ và đã chủ động lập hồ sơ khi giải quyết công việc.
Ví dụ: Khi khảo sát hồ sơ của công chức chuyên môn phòng Quản lý đô thị, chúng tôi nhận thấy công chức phụ trách về công tác quản lý xây dựng trên địa bàn quận đã tập hợp các văn bản có liên quan và lập hồ sơ cấp phép xây dựng tương đối đầy đủ và đúng quy định. Công chức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ được giao đã lấy bìa hồ sơ (Theo mẫu riêng của phòng) ghi những thông tin cơ bản về hồ sơ như: Loại Hồ sơ, tên chủ đầu tư, địa điểm xây dựng, số điện thoại, loại hình xây dựng, mã số hồ sơ … trong quá trình giải quyết công việc, khi phát sinh văn bản, tài liệu gì đều được cập nhật
bổ sung vào hồ sơ. Hồ sơ sau khi giải quyết xong được kiểm tra, bổ sung, hoàn thiện và bỏ vào kẹp ba dây ghi rõ năm, số tập để phục vụ cho việc tra cứu khi cần sau này.
Hồ sơ cấp phép xây dựng của phòng Quản lý đô thị năm 2018
(Tác giả tự chụp ngày 13/6/2020 tại kho lưu trữ của phòng Quản lý đô thị, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh)
Nhiều công chức chuyên môn ở các phòng chuyên môn khác thuộc UBND Quận 12 cũng có ý thức trong lập hồ sơ khi giải quyết công việc, cụ thể:
Kiểm tra hồ sơ tuyển dụng, nghỉ việc của phòng Nội vụ, chúng tôi nhận thấy hồ sơ đã được lập đầy đủ, công chức chuyên môn khi thực hiện nhiệm vụ đã có ý thức thu tập, cập văn bản vào hồ sơ, cụ thể như sau:
Ví dụ: Hồ sơ xin nghỉ việc của bà .... đƣợc lƣu tại phòng Nội vụ
+ Công văn đề nghị ban hành Quyết định cho viên chức thôi việc của Trường + Đơn xin nghỉ việc của bà ...ngày 01/10/2017
+ Công văn đề xuất nghỉ việc của phòng Giáo dục và Đào tạo ngày 06/10/2017 + Tờ trình về việc nghỉ việc theo nguyện vọng của phòng Nội vụ ngày 12/10/2017 + Biên bản tiếp xúc với người xin nghỉ việc của phòng Nội vụ ngày 12/10/2017 + Quyết định lương hiện hưởng (đính kèm công văn của Trường)
+ Sổ Bảo hiểm xã hội (đính kèm công văn của Trường)
+ Quyết định về việc cho thôi việc viên chức 17/10/017 UBND Quận 12
Hay khi kiểm tra Hồ sơ Dự án Trồng bổ sung cây me tây, xà cừ, tường vi và thay thảm cỏ khu vực khuôn viên Trụ sở hành chính Quận 12 năm 2017-2018 của phòng Tài chính – Kế hoạch công chức chuyên môn đã lập hồ sơ, cập nhật văn bản, tài liệu đầy đủ, đảm bảo cơ sở pháp lý theo quy định, cụ thể gồm những văn bản, tài liệu sau:
+ Hồ sơ quyết toán dự án năm 2017 của Ban Quản lý đầu tư xây dựng công trình + Biên bản thẩm tra Quyết toán dự án Hoàn thành nguồn vốn sự nghiệp kiến thiết thị chính 29/12/2019 của phòng Tài chính – Kế hoạch
+ Báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán dự án ngày 29/12/2017 của phòng Tài chính – Kế hoạch
+ Quyết định về việc phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành ngày 29/12/2017 của UBND Quận 12
+ Biên bản thẩm tra Quyết toán dự án hoàn thành nguồn vốn sự nghiệp kiến thiết thị chính ngày 11/01/2018 của phòng Tài chính – Kế hoạch
+ Báo cáo kết quả thẩm tra quyết toán dự án ngày 25/01/2018 của phòng Tài chính – Kế hoạch
+ Quyết định về việc phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành ngày 31/01/2018 của UBND Quận 12.
+ Phiếu trình về việc phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành ngày 25/12/2018 của phòng Tài chính – Kế hoạch.
Có thể nhận thấy, đối với những bộ phận liên quan đến vấn đề nhân sự, tài chính hay những công việc liên quan đến quyền lợi trực tiếp của người dân như khai sinh, khai tử, đất đai, khiếu nại, tố cáo …những công việc có nhu cầu tra cứu nhiều thì công chức chuyên môn có ý thức hơn trong việc lập hồ sơ công việc, thu thập và bảo quản hồ sơ tài liệu.
Khi phỏng vấn nhân viên văn thư thuộc phòng Thanh tra về việc lập hồ sơ của công chức chuyên môn thì được biết. Đối với bộ phận chuyên môn thuộc phòng Thanh tra công tác lập hồ sơ được thực hiện dễ hơn những phòng khác do đặc thù của công việc. Ví dụ khi nhận được đơn thư khiếu nại, tố cáo hay có vụ việc cụ thể cần phải thanh tra thì phải thực hiện thanh tra. Hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc phải được thu thập đầy đủ, đúng quy định để phục vụ cho việc trả lời đơn thư của người dân do vậy tài liệu được thu thập khá đầy đủ.
Tuy nhiên, vẫn còn tình trạng không lập hồ sơ, hoặc lập cho có để phó với các đoàn kiểm tra. Khi khảo sát về việc lập hồ sơ khi giải quyết công việc, có 12% người được khảo sát trả lời rằng không lập hồ sơ khi giải quyết công việc.
Tình trạng cán bộ, công chức không lập hồ sơ song song với quá trình giải quyết công việc còn phổ biến. Có 34% người được khảo sát trả lời rằng họ lập hồ sơ sau khi giải quyết xong công việc. Điều này đã tạo nên những hồ sơ kém chất lượng bởi khi công việc được giải quyết xong đôi khi văn bản giấy tờ trong quá trình giải quyết công việc không còn được lưu lại do đó không thể cập nhật được đầy đủ văn bản, tài liệu cho hồ sơ.
Thực tế khi khảo sát tài liệu chúng tôi nhận thấy có nhiều hồ sơ chưa được lập theo đúng quy định hiện hành. Việc mở hồ sơ được thực hiện sơ sài, chưa có phòng chuyên môn nào thuộc UBND Quận 12 thực hiện mở hồ sơ theo Danh mục hồ sơ đã được ban hành, việc mở hồ sơ chỉ được thực hiện khi công việc phát sinh.
Qua khảo sát hồ sơ được lập tại các phòng, chúng tôi nhận thấy ngoài phòng Thanh tra, phòng Quản lý Đô thị, phòng Tài nguyên Môi trường là hồ sơ được mở bằng tờ bìa hồ sơ, ghi thông tin cơ bản của hồ sơ còn lại ở các phòng khác thuộc UBND Quận 12 hầu hết hồ sơ bỏ vào trong bìa sơ mi, có dán nhãn tên hồ sơ bằng một miếng giấy nhỏ ngoài bìa, ghi những thông tin cơ bản của hồ sơ chủ yếu là nội dung hồ sơ hay tình trạng bỏ lẫn lộn hồ sơ trong cặp ba dây đang được thực hiện khá phổ biến. Khi công việc kết thúc, hồ sơ không được kiểm tra, sắp xếp lại theo trình tự mà bàn giao nguyên trạng cho lưu trữ.
Hồ sơ được lập tại phòng Nội vụ - UBND Quận 12
(Tác giả tự chụp ngày 20/07/2020 tại kho lưu trữ của phòng Nội vụ, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh)
Hồ sơ trùng thừa, chờ hủy của phòng Quản lý đô thị
(Tác giả tự chụp ngày 13/6/2020 tại kho lưu trữ của phòng Quản lý đô thị, Quận 12, TP. Hồ Chí Minh)
Văn bản, tài liệu trong hầu hết hồ sơ được khảo sát không được đánh số tờ, một số phòng đánh số ở những hồ sơ quan trọng nhưng không đúng theo quy định.
Đánh số tờ trong hồ sơ xử lý kỷ luật của phòng Nội vụ