vào lưu trữ
Chúng tôi thấy thật sự cần thiết để xây dựng bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ bởi trong thực tế có nhiều cán bộ, công chức chưa hình dung được lập hồ sơ phải thực hiện những gì, nhiều người đang thực hiện theo cảm tính, thấy nhu cầu cần phải làm gì thì họ làm chứ chưa biết lập hồ sơ phải thực hiện đầy đủ 3 bước như mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ, cũng có thể họ hiểu 3 bước này nhưng cụ thể mỗi bước phải làm những gì thì họ chưa nắm được.
Về nguyên tắc quy trình xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cũng tương tự như việc xây dựng Danh mục hồ sơ nghĩa là Văn phòng sẽ là đơn vị chủ trì đứng ra xây dựng có sự tham mưu về nghiệp vụ của Phòng Nội vụ và sự phối hợp chặt chẽ của tất cả các phòng chuyên môn. Trên cơ sở bảng Hướng dẫn chung của Quận, các phòng chuyên môn xây dựng bản hướng dẫn cho
Tuy nhiên để xây dựng được bản hướng dẫn cho mỗi phòng chuyên môn nói riêng và UBND quận 12 nói chung đòi hỏi phải có nhiều thời gian nghiên cứu, hơn nữa người xây dựng cần nắm vững quy trình nghiệp vụ của từng vị trí trong đơn vị để hướng dẫn từng bộ hồ sơ cơ bản phải có những loại tài liệu gì để hồ sơ có giá trị lưu trữ.
Do vậy phạm vi của đề tài chúng tôi không đi vào xây dựng bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cho đơn vị nào mà chúng tôi nêu một vài giải pháp định hướng để các đơn vị dễ dàng hơn trong việc xây dựng bản hướng dẫn cho đơn vị mình.
+ Nắm vững quy định hiện hành về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Cần nắm vững các quy định hiện hành về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương, Thành phố Hồ Chí Minh và UBND Quận 12 trong đó chú ý những văn bản chủ yếu sau:
Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc Hội; Thông tư số 09/2011/TT-BNVngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các quy định hiện hành của nhà nước; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ ban hành Bảng THBQ mẫu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh, thành phố trưc thuộc TW; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Tuy nhiên để hướng dẫn được chi tiết, cụ thể cần căn cứ vào Thông tư hướng dẫn. Trong điều kiện hiện nay khi chưa có Thông tư hướng dẫn cho Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư thì khi xây dựng bản hướng dẫn nghiệp vụ có thể dựa vào Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và những văn bản của nhà nước đã ban hành đối với những nội dung không trái với Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ.
+ Xây dựng quy trình ISO cho từng hoạt động nghiệp vụ:
Để bộ phận quản lý theo dõi được tiến độ giải quyết công việc khi thực hiện hiện vụ của cán bộ, công chức; Để mỗi cán bộ, công chức nắm được quy trình giải quyết của
một công việc cụ thể từ đó biết được những loại giấy tờ sẽ sản sinh trong từng khâu nghiệp vụ cụ thể; biết được cần thu thập, cập nhật những loại văn bản tài liệu gì vào hồ sơ trong điều kiện chưa có văn bản hướng dẫn thì việc các bộ phận chuyên môn tự xây dựng quy trình ISO đối với từng hoạt động nghiệp vụ là cần thiết.
Xây dựng quy trình ISO cho từng hoạt động nghiệp vụ không chỉ giúp cán bộ quản lý thấy được tiến độ giải quyết công việc mà còn biết trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu nghiệp vụ đồng thời giúp cho cán bộ công chức chuyên môn thu thập đầy đủ tài liệu phát sinh trong quá trình giải quyết công việc góp phần tạo lập được những hồ sơ có chất lượng nộp vào lưu trữ.
Tiểu kết chƣơng 3
Chương này chủ yếu trình bày các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 trong đó chú ý nhất là việc nâng cao nhận thức của lãnh đạo và cán bộ, công chức trong công tác này; Việc xây dựng, ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cũng là yếu tố quan trọng được chúng tôi đề cập trong đó cần thiết, cấp bách trước mắt là việc xây dựng Danh mục hồ sơ cho UBND Quận 12; Xây dựng Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Ngoài ra còn nhiều yếu tố tác động đến chất lượng công tác lập hồ sơ như cơ sở vật chất, bố trí lao động …cũng được chúng tôi đưa ra giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ ở đây với mong muốn khi thực hiện đồng bộ những giải pháp này chất lượng công tác lập hồ sơ vào nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 sẽ được cải thiện.
KẾT LUẬN
Lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng bắt buộc đối với mỗi cán bộ, công chức khi thực hiện nhiệm vụ được giao. Đối với các cơ quan quản lý như Uỷ ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh thì việc lập hồ sơ càng có ý nghĩa hơn khi những hồ sơ được lập không chỉ phục vụ cho hoạt động của đơn vị mà liên quan trực tiếp đến từng người dân trên địa bàn quản lý của Quận.
Tuy nhiên việc lập hồ sơ tại Uỷ ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh hiện nay đang còn tồn tại nhiều vấn đề; Nhiều hồ sơ đã lập được đánh giá chưa đạt chất lượng hay chất lượng chưa tốt, nguyên nhân một phần là do nhận thức của người quản lý và cán bộ, công chức chuyên môn thực thi nhiệm vụ. Do vậy, nếu cán bộ lãnh đạo thấy được vai trò ý nghĩa của việc lập hồ sơ trong hoạt động của đơn vị đồng thời đánh giá được chất lượng hồ sơ đơn vị mình đang quản lý như thế nào chắc chắn sẽ có những biện pháp thích hợp để tình trạng lập hồ sơ không có chất lượng hay tình trạng không lập hồ sơ diễn ra; Sẽ chấn chỉnh được suy nghĩ cho rằng thuê đơn vị chuyên môn thực hiện chỉnh lý khối tài liệu tích đống nghĩa là giải quyết được mọi vấn đề đang còn tồn tại khá phổ biến trong mỗi đơn vị. Thực tế việc chỉnh lý hiện nay đang thực hiện ở Uỷ ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh mới giải quyết được phần ngọn của vấn đề nếu không có biện pháp đồng bộ cần thực hiện ngay thì việc hồ sơ tồn đọng, tích đống chỉ là vấn đề thời gian.
Hiện nay, khi đất nước đang thực hiện mục tiêu xây dựng chính phủ điện tử. Trong điều kiện mới, yêu cầu mới cần thiết lúc này tại UBND Quận 12 cần nghiêm túc thực hiện việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ điện tử theo quy định mới của Chính phủ được quy định cụ thể trong Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Thực hiện tốt điều này một phần làm giảm hồ sơ, tài liệu giấy mặt khác nâng cao khả năng phục vụ, tra cứu của người dân.
Với thời gian nghiên cứu còn hạn chế, lại gặp nhiều khó khăn khi phải khảo sát tài liệu ở nhiều phòng chuyên môn khác nhau, chúng tôi mong rằng những giải pháp đã được đề cập trong bài luận văn sẽ giải quyết được phần nào những hạn chế trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận 12, Thành phố Hồ Chí Minh, góp phần nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ở đây để tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị của mình trong hoạt động quản lý điều hành của đơn vị và nhu cầu tra cứu của nhân dân./.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2020 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp;
[2]. Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
[3]. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
[4]. Bộ Nội vụ (2014), Thông tư số 15/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Nội vụ thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh;
[5]. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
[6]. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ ban hành Bảng THBQ mẫu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW;
[7]. Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 “Về công tác văn thư”;
[8]. Chính phủ (2010), Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
[9]. Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 03/5/2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
[10]. Triệu Văn Cường (2016), Giáo trình văn thư, NXB Lao động, Hà Nội; [11]. Nguyễn Văn Hàm (2011), “Trách nhiệm công vụ của cán bộ,công chức, viên chức trong lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;
[12]. Phạm Thị Hạnh (2013), Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ UBND cấp quận thành phố Hà Nội, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐHKHXHNV, Đại học Quốc gia Hà Nội;
[13]. Chu Thị Hậu (2017), Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ,
NXB Lao động, Hà Nội;
[14]. Hội đồng Chính phủ (1963), Nghị định số 142/CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 về việc ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ;
[15]. Phan Minh Lý (2013), “Nâng cao nhận thức hoạt động quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;
[16]. Một số trang websites liên quan đến nội dung nhiên cứu;
[17]. Nguyễn Minh Phương, Triệu Văn Cường (2016), “Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức”, NXB Chính trị Quốc gia - Sự thật, Hà Nội;
[18]. Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 “Luật Lưu trữ”;
[19]. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.
[20]. Vũ Văn Quỳnh (2012), Lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biện pháp chỉ đạo và hướng dẫn, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐHKHXHNV, Đại học Quốc gia Hà Nội;
[21]. Nguyễn Văn Thâm (2011), “Trách nhiệm công vụ và thể chế hoá công tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam;
[22]. Nguyễn Xuân Trung (2005), Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp, Luận văn thạc sĩ, Tư liệu Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng - Trường ĐHKHXHNV, Đại học Quốc gia Hà Nội;
[23]. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2012), Kỷ yếu Hội thảo Khoa học “Lập hồ sơ hiện hành và những vấn đề đặt ra”;
[24]. UBND Quận 12 (2016), Kế hoạch số 419/KH-UBND ngày 21/11/2016 của UBND Quận 12 về triển khai thực hiện Quyết định số số 38/2014/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP. Hồ Chí Minh ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh;
[25]. UBND Quận 12 (2018), Công văn số 1444/UBND-NV ngày 09/03/2018 về việc triển khai thực hiện chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07 tháng 09 năm 2017 của Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
[26]. UBND Quận 12 (2018), Công văn số 4394/UBND-NV ngày 14/6/2018 của Chủ tịch UBND Quận 12 về chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu trữ;
[27]. UBND Quận 12 (2018), Kế hoạch số 103/KH-UBND ngày 20/3/2018 của UBND Quận 12 về Phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Quận 12 đến năm 2020;
[28]. UBND Quận 12 (2018), Quyết định số 189/QĐ-UBND ngày 09/8/2018 của UBND Quận 12 về ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ;
[29]. UBND Quận 12 (20190, Báo cáo số 4268/BC-UBND ngày 08/4/2019 của UBND Quận 12 về Tổng kết 15 năm thực hiện Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;
[30]. UBND Quận 12 (2019), Kế hoạch số 4936/KH-UBND-NV ngày 02/05/2019 về kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2019;
[31]. UBND Quận 12 (2020), Báo cáo tổng kết số 2678/BC-UBND ngày 10/4/2020 của UBND Quận 12 về thực hiện luật lưu trữ;
[32]. VPTW (2010), Hướng dẫn số 35-HD/VPTW của Văn phòng Trung ương Đảng ngày 18/10/2010 hướng dẫn thực hiện "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp tỉnh" và "Bảng thời hạn bảo quản mẫu những tài liệu chủ yếu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng ở cấp huyện".
Phụ lục số: 01
BẢNG TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƢU HỒ SƠ VÀO LƢU TRỮ TẠI UBND QUẬN 12
1. Nội dung bảng tiêu chí:
STT Tiêu chí, chỉ số Điểm tối đa (100 điểm) Điểm đạt đƣợc Căn cứ đánh giá Ghi chú 1
Hoạt động quản lý công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào Lƣu trữ cơ quan
30 19
1.1
Nhận thức của lãnh đạo; nhân viên văn thư, lưu trữ; công chức chuyên môn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
5 4 Phiếu khảo sát - Từ 90% trở lên nhận thức đúng 5 - Từ 70% đến 90% nhận thức đúng 4 4 71% - Từ 50% đến 70% nhận thức đúng 3 - Đạt dưới 50% nhận thức đúng 2 1.2
Ban hành văn bản quy định, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
5 3
Văn bản ban hành + Phiếu khảo sát
- Quy chế công tác văn thư- lưu trữ; 1 1 - Danh mục hồ sơ hằng năm; 1 1 - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu; 1
- Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào