Vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đã được quy định ở nhiều văn bản quy phạm pháp luật và bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền, cụ thể:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH11 ngày 11/11/2011.
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
Năm 2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, trong đó quy định “Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan”.
Trong các văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý của nhà nước nêu trên có nhiều văn bản hết hiệu lực, đã đã được thay thế bằng những văn bản mới cho phù hợp với thực tế công tác văn thư lưu trữ trong tình hình hiện nay như: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Tuy nhiên trong quá trình nghiên cứu công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu giai đoạn 2016-2-2020 tác giả vẫn tham khảo có đối chiếu với văn bản mới để thấy được điểm mới cần phải thực hiện theo quy định mới của Chính phủ.