sơ, tài liệu vào lưu trữ
Phòng Nôi vụ tiếp tục tham mưu trong việc phổ biến, triển khai thực hiện Quyết định số 38/QĐ-UBND ngày 07/11/2014 của UBND TP. HCM về ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn TP. HCM; Triển khai Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư…
Đối với những đơn vị chưa xây dựng được quy chế Văn thư lưu trữ như: phòng Thanh Tra, phòng Tài nguyên Môi trường, phòng Tư pháp thì lãnh đạo các phòng cần chỉ đạo đẩy nhanh việc xây dựng để làm cơ sở hướng dẫn thực hiện công tác văn thư lưu trữ trong đơn vị. Trong quy chế làm việc và quy chế công tác văn thư lưu trữ của mỗi đơn vị phải có nội dung quy định cụ thể việc thực hiện công tác văn thư lưu trữ nói chung và công tác lập hồ sơ nói riêng để làm cơ sở đánh giá cán bộ, công chức khi thực hiện nhiệm vụ.
Cần thúc đẩy việc xây dựng Bảng xác định thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan để làm cơ sở xác định thời hạn bảo quản khi xây dựng Danh mục hồ sơ đồng thời làm căn cứ để cán bộ, công chức xác định được thời hạn của hồ sơ mình lập từ đó có ý thức hơn đối với những hồ sơ có giá trị.
Chủ tịch UBND quan tâm, chỉ đạo việc ban hành Danh mục hồ sơ và Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cho UBND Quận 12 để các phòng chuyên môn có căn cứ sửa đổi hoàn thiện Danh mục hồ sơ cho phù hợp với tình hình phát sinh tài liệu của đơn vị và Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ của đơn vị.
Mỗi phòng chuyên môn cần triển khai xây dựng bản Hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đây là công việc khó nhất là đối với những đơn vị cán bộ văn thư kiêm nhiệm không được đào tạo đúng chuyên ngành do đó cần phải có sự phối hợp của các bộ phận, cán bộ chuyên môn khi thực hiện.