liệu vào lưu trữ
Trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ gồm nhiều loại khác nhau chủ yếu là bìa, hộp, cặp, giá, kệ... giúp cho việc lập hồ sơ được thuận lợi, hồ sơ được bảo vệ an toàn, chống những tác nhân có hại cho hồ sơ, tài liệu.
Việc trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại UBND Quận 12 được tăng cường nhiều hơn so với thời gian trước đây. UBND Quận 12 đã quan tâm mua sắm các thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ như: Bìa hồ sơ, cặp ba dây, các văn phòng phẩm khác có liên quan đến công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ. Việc mua sắm, trang bị chủ yếu được thực hiện theo nhu cầu của công việc. Đối với trang thiết bị có giá trị lớn như giá, kệ được thực hiện theo kế hoạch mua sắm hàng năm (thông qua dự toán được lập hàng năm). Hàng năm căn cứ khối lượng tài liệu sản sinh và nhu cầu cất giữ tài liệu, bộ phận văn thư, lưu trữ lập dự toán kế hoạch mua sắm trong năm mới. Căn cứ nhu cầu, kế hoạch mua sắm và nguồn kinh phí UBND Quận sẽ duyệt chi cho việc mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác lập hồ sơ, đáp ứng đủ yêu cầu phục vụ cho công việc.
Trong kế hoạch số 103/KH-UBND ngày 20/3/2018 của UBND Quận 12 về Phát triển ngành Văn thư, Lưu trữ Quận 12 đến năm 2020, tại khoản 4, Mục 3 về hệ thống cơ sở vật chất nêu rõ:
“Ngân sách nhà nước đảm bảo kinh phí cho công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ theo hướng hiện đại hóa, bao gồm các nội dung:
a. Đầu tư xây dựng, cải tạo, nâng cấp hệ thống kho tàng; - Bố trí sử dụng có hiệu quả kho lưu trữ của quận;…
b. Mua sắm đầy đủ trang thiết bị phụ vụ lưu trữ tại các kho lưu trữ cơ quan đảm bảo an toàn tài liệu theo quy định hiện hành ...” 27, tr3.
Năm 2017, được sự chấp thuận của UBND TP. Hồ Chí Minh, UBND Quận 12 đã tiến hành xây dựng kho lưu trữ đáp ứng nhu cầu giao nộp, lưu trữ tài liệu vào lưu trữ.
Tuy nhiên khi khảo sát về cơ sở vật chất phục vụ công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ tại UBND Quận 12, 34% người được khảo sát cho rằng cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu (37/110 phiếu). Con số này lại thay đổi đối với từng phòng. Nếu
tính riêng phòng Lao động Thương Binh và Xã Hội, phòng Thanh tra thì 100% người được phỏng vấn cho rằng chưa đáp ứng yêu cầu.
Theo phiếu khảo sát của Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh về tình hình lưu trữ tài liệu tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ Thành phố (kèm theo công văn số 1436/SNV-CCVTLT ngày 29/4/2016) có tới 4/5 đơn vị được khảo sát có diện tích kho lưu trữ chưa đáp ứng yêu cầu hoặc chưa bố trí được kho lưu trữ (phòng Nội vụ, phòng Văn hóa và Thông tin, phòng Thanh Tra, phòng Lao động Thương Binh và Xã hội).