nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ thực hiện tốt hay không yếu tố đầu tiên, quan trọng nhất là bộ phận nhân sự trước hết là bộ phận quản lý, nhân viên làm công tác văn thư, lưu trữ trong đơn vị và cán bộ, công chức chuyên môn. Bởi hoạt động lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ là hoạt động mang tính chủ quan của con người. Do vậy nếu mỗi người đều có nhận thức đúng về vai trò, tầm quan trọng của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ thì sẽ có ý thức hơn trong việc lập hồ sơ khi giải quyết công việc từ đó góp phần nâng cao chất lượng cho hồ sơ được lập.
Điều 31 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư quy định trách nhiệm của lãnh đạo; cán bộ, công chức chuyên môn như sau:
“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi, nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý văn bản, tài liệu của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan”….
“Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ về công việc và chịu trách nhiệm về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu trong hồ sơ; bảo đảm yêu cầu, chất lượng của hồ sơ theo quy định trước khi nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
Đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên vào Lưu trữ cơ quan”. [9, tr16].
Có thể thấy trách nhiệm của lãnh đạo; cán bộ, công chức chuyên môn là rất quan trọng trong công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu ở mỗi cơ quan tổ chức, tác động trực tiếp đến chất lượng của công tác này ở mỗi đơn vị. Để nâng cao nhận thức của bộ phận này chúng tôi đưa ra một số giải pháp như sau:
- Đẩy mạnh hoạt động tuyên truyền:
Trước mắt Văn phòng và Phòng Nội vụ cần phối hợp tuyên truyền, giáo dục để nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm về ý nghĩa của tài liệu lưu trữ đối với xã hội và sự phát triển của đất nước từ đó nâng cao nhận thức của Chủ tịch, cán bộ, công chức UBND Q12 về vai trò của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ. Tổ chức tuyên truyền về vai trò, ý nghĩa của công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong hoạt động của đơn vị trong đó cần tập trung, phổ biến Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của Quốc Hội, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, Thông tư số 09/2011/TT-BNVngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và các quy định hiện hành của nhà nước; Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ ban hành Bảng THBQ mẫu hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của UBND cấp tỉnh, thành phố trưc thuộc TW…
- Đào tạo bồi dưỡng cho cán bộ, công chức về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Lãnh đạo các phòng chuyên môn cử cán bộ, công chức chuyên môn tham gia các lớp tập huấn về công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư lưu trữ TP. HCM tổ chức, coi đây là nhiệm vụ bắt buộc trong kế hoạch công tác năm của mỗi cán bộ, công chức đồng thời làm căn cứ đánh giá cán bộ, công chức vào cuối năm.
Mời các chuyên gia trong lĩnh vực lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đến tập huấn tại đơn vị theo hướng cầm tay chỉ việc. Ví dụ: Khi hướng dẫn lập hồ sơ tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng của phòng Nội vụ thì cần phải thu thập những loại tài liệu như: Kế hoạch tổ chức và dự toán; Công văn triệu tập; Văn bản cử người tham gia; Danh sách tham gia lớp tập huấn; Hợp đồng và biên bản thanh lý hợp đồng
chỉ và khen thưởng (nếu có); Báo cáo tổng kết lớp; Báo cáo quyết toán lớp…để mỗi cán bộ, công chức hình dung khối hồ sơ, tài liệu đối với mỗi công việc mình phụ trách.