Cùng với văn bản luật, hàng loạt các văn bản dưới Luật cũng đã được ban hành để cụ thể hóa và mới đây nhất là Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Nghị định đã thay thế các văn bản ra trước về công tác văn thư, trong Điều 1 công tác văn thư được quy định bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
Nghị định số 99/2016/NĐ-CP, ngày 01/7/2016 của Chính phủ, về quản lý và sử dụng con dấu ra đời thay thế Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý sử dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 58/2001/NĐ-CP. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử.
Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/04/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; được áp dựng đối với các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, các tập đoàn kinh tế Nhà nước và đơn vị vũ trang nhân dân.
Trong công tác VT-LT tại Bộ Ọuốc phòng, việc xây dựng hệ thông văn bản quản lý nghiệp vụ là một nhiệm vụ hết sức quan trọng vì nó mang tính đặc thù ngành. Hệ thống văn bản đảm bảo cho thực hiện việc quản lý được thống nhất từ Bộ Quốc phòng đến đơn vị trực thuộc, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động của công tác VT-LT. Trên cơ sở những văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hoá các chủ trương về công tác VT-LT từ trước đến nay:
Quyết định số 15/QĐ-QP ngày 19/01/1981 của Bộ Quốc phòng ban hành Điều lệ công tác văn thư trong Quân đội, bước đầu quy định về VT-LT ở các cơ quan đơn vị thuộc BQP.
Quyết định số 3627/2009/QĐ-BQP ngày 14/10/2009 ban hành danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ/Bộ Quốc phòng.
Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 của Bộ quốc phòng Quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội.
Năm 2012, sau khi Luật lưu trữ có hiệu lực thi hành, Bộ Quốc phòng đã xây dựng và ban hành Thông tư 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội; Thông tư 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phòng Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội, đây là văn bản mang tính pháp lý cao của Bộ Quốc phòng tổng hợp các quy chế, quy định từ trước đến nay về công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ, soạn thảo văn bản của Bộ; trong đó quy định quản lý công tác văn thư, lưu trữ tương đối hoàn chỉnh nhằm triển khai thực hiện Luật lưu trữ và các văn bản quy phạm của nhà nước đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ Quốc phòng. Trong khi đó Quân ủy trung ương ban hành Quy định 781-QĐ/QUTW ngày 17/11/2014 về việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và con dấu của Đảng trong Quân đội.
Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ Quốc phòng Quy định về ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu của BQP.
Thông tư số 88/2014/TT-BQP ngày 02/7/2014 của Bộ Quốc phòng Quy định và hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày, quản lý văn bản quyết định nhân sự cán bộ trong Quân đội.
Thông tư số 110/2014/TT-BQP ngày 22/8/2014 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet trong Quân đội nhân dân Việt Nam.
Thông tư số 119/2015/TT-BQP ngày 28/10/2015 của Bộ Quốc phòng Quy định về quản lý, lưu trữ, sử dụng hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng.
Chỉ thị số 97/CT-BQP ngày 04/12/2015 của Bộ Quốc phòng về tăng cường gửi, nhận, xử lý văn bản trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng.
Chỉ thị số 122/CT-BQP ngày 27/9/2017 của Bộ Quốc phòng về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ.
Quyết định số 742/QĐ-TCKT ngày 12/6/2017 của Tổng cục Kỹ thuật ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự/Tổng cục Kỹ thuật.
Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng, thay thế một phần thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012, Thông tư số 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng Quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính trong Bộ Quốc phòng thay thế Thông tư 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012. Cùng với đó là Hướng dẫn số 702- HD/VPQU, ngày 15/7/2019 của Văn phòng Quân ủy Trung ương, Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng trong Đảng bộ Quân đội.
Hệ thống các văn bản luật trình bày trên là cơ sở nền tảng căn bản để điều chỉnh công tác VT-LT hoạt động hiệu lực, hiệu quả là hành lang pháp lý quan trọng trực tiếp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác VT-LT thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ được giao. Tuy nhiên, để xem xét đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, chất lượng hiệu quả hoạt động quản lý VT-LT, tác giả đề xuất các mục tiêu cần đạt và hệ thống các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý VT-LT như đã đề xuất ở trên.
Tiểu kết chương 1
Trong Chương 1, tác giả đã đặt ra và giải quyết những nội dung sau:
- Thứ nhất, làm rõ đi sâu tìm hiểu về các khái niệm: công tác văn thư, lưu trữ, quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT;
- Thứ hai, phân tíchnội dung, nguyên tắc, yêu cầu, ý nghĩa hoạt động quản lý công tác VT- LT, trong đó, nhấn mạnh và tiếp tục khẳng định nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất và các yêu cầu của việc quản lý công tác VT - LT, bao gồm:Yêu cầu pháp chế xã hội chủ nghĩa; Yêu cầu khoa học, khách quan, trung thực; Yêu cầu trách nhiệm cao.
- Thứ ba, bước đầu khái quát một số tiêu chí để có thể đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý công tác VT-LT trong các cơ quan, tổ chức, bao gồm: Hiệu quả hoạt động của bộ máy và đội ngũ cán bộ VT-LT; Hiệu quả công tác phổ biến, ban hành văn bản, quản lý hoạt động VT-LT; Hiệu quả tổ chức thực hiện nghiệp vụ công tác VT-LT; Hiệu quả sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác VT-LT; Hiệu quả công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ, thi đua khen thưởng, xử lý vi phạm pháp luật trong công tác VT-LT.
- Thứ tư, hệ thống và giới thiệu khái quát các văn bản pháp luật hiện hành có quy định về quản lý công tác VT- LT trong các cơ quan, tổ chức.
Những nội dung trên chính là cơ sở lý luận và pháp lý để tác giả mô tả và đánh giá thực trạng hoạt động quản lý công tác VT-LT tại Trường SQKTQS được nêu ở chương 2.
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA TRƯỜNG SĨ QUAN KỸ THUẬT QUÂN SỰ