Trên cơ sở những văn bản chỉ đạo của Đảng, nhà nước, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng đã ban hành một số văn bản nhằm cụ thể hoá các chủ trương về công tác VT-LT, tập trung chủ yếu ở các văn bản sau:
Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 của Bộ Quốc phòng quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội; Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phòng, ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội; Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 của Bộ Quốc phòng, quy định về ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng; Thông tư số 88/2014/TT-BQP ngày 02/7/2014 của Bộ Quốc phòng quy định và hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày,quản lý văn bản quyết định nhân sự cán bộ trong Quân đội; Quy định số 781-QĐ/QUTW ngày 17/11/2014 của Quân ủy Trung ương về soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu và con dấu của Đảng trong Quân đội; Thông tư số 92/2015/TT- BQP ngày 11/8/2015 của Bộ Quốc phòng Quy định và hướng dẫn hoạt động kiểm soát thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý nhà nước của Bộ Quốc phòng; Thông tư số 119/2015/TT-BQP ngày 28/10/2015 của Bộ Quốc phòng Quy định về quản lý, lưu trữ, sử dụng hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng trong Bộ Quốc phòng; Chỉ thị số 97/CT-BQP, ngày 04/12/2015 của Bộ Quốc phòng về tăng cường gửi, nhận, xử lý văn bản trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng; Quyết định số 742/QĐ-TCKT, ngày 12/6/2017 của Tổng cục Kỹ thuật ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ công tác của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự; Chỉ thị số 122/CT-BQP ngày 27/9/2017 của Bộ Quốc phòng về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ; Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trong Bộ Quốc phòng; Thông tư số 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2015 của Bộ Quốc phòng quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính trong Bộ Quốc phòng; Hướng dẫn số 702-HD/VPQU ngày 15/7/2019 của Văn phòng Quân ủy Trung ương, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng trong Đảng bộ Quân đội.
Và còn một số văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ công tác VT-LT khác liên quan, hệ thống các văn bản trên được phổ biến quán triệt sâu sắc cho cấp ủy, người chỉ huy, chính ủy, chính trị viên các cấp trong Nhà trường. Là căn cứ cơ bản để xây dựng nền nếp chính quy, duy trì nghiêm quy trình, quy định ban hành và lưu hành văn bản trong các cơ quan, đơn vị. Là cơ sở giúp cơ quan quản lý VT-LT chủ động, tích cực tham mưu đề xuất ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức thực hiện công tác VT-LT ở các cấp tại Trường SQKTQS.
* Về nhận thức của lãnh đạo
Về cơ bản công tác VT-LT tại Trường đang ngày càng được nhìn nhận một cách đúng đắn và tích cực cả về vai trò và ý nghĩa của nó trong thực tiễn. Vì vậy hoạt động quản lý VT-LT ngày càng được chấn chỉnh, duy trì chặt chẽ và đi vào hoạt động có nề nếp, hướng tới tính chuyên môn hóa nghề nghiệp cao hơn.
Thủ trưởng BGH Nhà trường đã nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác VT- LT, đối với những hoạt động quản lý của mình, cho nên đã có sự quan tâm chỉ huy, chỉ đạo, quản lý điều hành trực tiếp về mọi mặt và quan tâm đầu tư, giúp đỡ để công tác VT- LT được thực hiện ngày càng tốt hơn. Cụ thể biểu hiện qua việc xây dựng quy trình ISO, viết phần mềm phù hợp với thực tế công tác VT-LT của cơ quan.[Phụ lục 10].
* Về ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ của Trường Sĩ quan KTQS
Từ những ngày đầu tiếp quản, công tác VT-LT tại Nhà trường cơ bản được tổ chức thực hiện dựa trên các văn bản Quy định và hướng dẫn cua Chính phủ, Cục Lưu trữ nhà nước và Bộ Quốc phòng. Tuy nhiên, việc ban hành các văn bản hướng dẫn chỉ đạo, áp dụng ISO tuy đã được các cấp lãnh đạo quan tâm nhưng số lượng và chất lượng văn bản ban hành chưa nhiều, chưa cụ thể và toàn diện, chủ yếu mới đạt được các nội dung nhiệm vụ trọng tâm như:
Quyết định 119/QĐ-VHP ngày 11/01/2002 của Trường cao đẳng Kỹ thuật Vin-Hem Pich về thẩm quyền ký, quản lý văn bản của Nhà trường; Quyết định 290/QĐ-VHP ngày 09/11/2004 của Trường cao đẳng Kỹ thuật Vin-Hem Pich về việc ban hành Quy chế bảo vệ tài liệu mật; Quyết định 678/QĐ-SQKTQS ngày 06/3/2010 của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ban hành Quy định về quản lý tài liệu lưu trữ của Nhà trường; Quyết định 05/QĐ-SQKTQS ngày 10/01/2010 của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ban hành Quy chế làm việc của Trường SQKTQS; Quyết đinh 24/QĐ-SQKTQS 25/01/2011 của
Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự ban hành Qui định quản lý và sử dụng con dấu các phòng chức năng trong Nhà trường; Chỉ thị 06/CT-SQKTQS ngày 26/8/2016 của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự về việc tăng cường thực hiện quy chế bảo mật tài liệu, an toàn thông tin và chấn chỉnh chế độ gửi, nhận và trình ký văn bản trong toàn trường.
Những văn bản trên đã có tác dụng thiết thực trong việc chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ làm công tác văn thư, bảo mật, lưu trữ các cấp trong việc tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ và nghiệp vụ VT-LT.
Cũng như vậy, đối với BQP cần xây dựng và ban hành các văn bản như Thông tư, Hướng dẫn cụ thể về các nội dung còn chưa đầy đủ, chưa đề cập đến tại Thông tư 91/2012/TT-BQP như: Hướng dẫn việc giảm giải mật, đặc biệt đối với tài liệu từ năm 1975 trở về trước, khi chiến tranh đã qua đi, nhằm phục vụ cho nghiên cứu lịch sử của BQP cũng như các đơn vị trực thuộc Bộ, nghiên cứu khoa học về lịch sử dân tộc, các cuộc chiến tranh của dân tộc ta. Để tổ chức thực hiện được việc giảm, giải, gia hạn độ mật đối với tài liệu của Bộ Quốc phòng, cần nghiên cứu xây dựng danh mục tài liệu giảm giải mật của các đơn vị. Bên cạnh đó, các văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử chưa đầy đủ, theo đó, để quản lý được loại hình tài liệu này và tài liệu phim, điện ảnh tại các lưu trữ chuyên dụng an toàn, ngoài việc ban hành các văn bản hướng dẫn cần có các lớp tập huấn cụ thể cho đội ngũ cán bộ làm công tác VT-LT và chuyển giao phần mềm VT-LT tài liệu phù hợp với chuyên môn và đặc thù ngành về các đơn vị để việc tổ chức thực hiện hiệu quả cao hơn.
Bên cạnh những kết quả đáng ghi nhận của hoạt động quản lý VT-LT suốt 45 năm qua của cơ quan VT-LT Nhà trường, chúng ta mạnh dạn nhìn thẳng vào sự thật, chỉ ra những hạn chế tồn tại trong công tác VT-LT Nhà trường nhất là đội ngũ cán bộ làm công tác VT-LT, về cơ sở vật chất phục vụ công tác VT-LT, nghiệp vụ, công tác VT-LT chưa được thực hiện tốt và đầy đủ… Những tồn tại này có phần là do nhận thức chưa sâu sát, vẫn chưa được đầu tư toàn diện và có chất lượng đồng bộ, hệ thống văn bản quản lí, chỉ đạo hầu như chưa có như chưa ban hành được qui chế về công tác VT-LT của Nhà trường, trong khi đây chính là điều kiện đảm bảo về mặt pháp lý cho việc thực hiện công tác này. Vì thế rất cần ban hành văn bản kịp thời từ đó thống nhất quản lý chỉ đạo trong công tác VT-LT. Đây là yêu cầu thể hiện tính nguyên tắc cho hoạt động quản lý VT-LT. Từ thực trạng phổ biến, ban hành các văn bản quản lý công tác VT-LT đối chiếu bảng tiêu chí [Phụ lục 7] và khảo sát thực tế [Phụ lục 10] ta có thể đánh giá kết quả công tác này “Đạt yêu cầu”.