của Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự
Trong những năm gần đây các cơ quan nhà nước có thầm quyền và BQP đã ban hành gần như đầy đủ các quy định về công tác VT-LT là cơ sở pháp lý để thực hiện công tác này. Điển hình như: Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 ban hành quy chế công tác VT-LT và bảo mật tài liệu trong Quân đội; Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ Quốc phòng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơ quan, đơn vị trong Quân đội; Thông tư số 137/2010/ TT-BQP ngày 06/10/2010 của Bộ Quốc phòng Quy định việc đăng ký, phổ biến, lưu trữ và sử dụng kết quả thực hiện nhiệm vụ khoa học và công nghệ trong Bộ Quốc phòng; Thông tư số 15/2012/TT-BQP ngày 21/02/2012 của Bộ quốc phòng quy định về thời gian bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị Quân đội; Thông tư số 217/2013/TT-BQP ngày 16/12/2013 Bộ Quốc phòng quy định về ban hành, sử dụng, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu của Bộ Quốc phòng; Thông tư số 80/2019/TT-BQP ngày 12/6/2019 của Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế về công tác VT-LT trong BQP, thay thế một phần thông tư số 91/2012/TT-BQP và Thông tư số 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2015 của Bộ Quốc phòng quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính trong Bộ Quốc phòng; Thông tư 01/2011/TT- BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Nghị định số 99/2016/NĐ- CP ngày 01/7/2016 về quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư; … Về công tác lưu trữ cơ sở pháp lý cao nhất
là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011; Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
Những văn bản quy phạm dưới luật do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trong thời gian qua đã đưa ra gần như đầy đủ các cơ sở pháp lý về công tác VT-LT. Đặc biệt Luật lưu trữ ra đời là văn bản quy phạm pháp luật cao nhất quy định về công tác lưu trữ. Tuy nhiên, về công tác văn thư vẫn có sự chồng chéo giữa Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT- BNV- VPCP và Thông tư 01/2011/TT- BNV, khi thông tư 01 chỉ bãi bỏ một phần quy định về thể thức văn bản hành chính của Thông tư liên tịch 55, mới đây Nghị định 30/2020/NĐ- CP đã thay đổi hoàn toàn và trong BQP Thông tư số 80/2019/TT-BQP khi ra đời cũng bãi bỏ một phần của Thông tư số 91/2012/TT-BQP Vì vậy nên tiến hành một số công việc như sau: Rà soát lại tất cả các văn bản quy phạm pháp luật để loại bỏ những văn bản đã lỗi thời, hết giá trị, những văn bản còn chứa một số thông tin chưa hết giá trị song lại trùng với những văn bản mới ban hành. Đồng thời nên nghiên cứu gom lại những văn bản quy định những nội dung gần giống nhau thành một văn bản quy phạm pháp luật có giá trị pháp lý cao nhất (có thể là Luật văn thư); Các văn bản sau khi ban hành đã qua một thời gian thực hiện thì cần phải tập hợp những ý kiến đóng góp của các cơ quan, tổ chức, cá nhân để sửa đổi, bổ sung cho đúng và hoàn chỉnh; Cơ quan chức năng khi soạn thảo các văn bản nên đưa ra những chế độ, những quy định tương đối cụ thể và rõ ràng nhất, hạn chế tối đa việc ban hành các văn bản có giá trị pháp lý thấp để giải thích, hướng dẫn văn bản có giá trị pháp lý cao; Ban hành những văn bản quy định rõ nhiệm vụ từng cấp, ngành, từng cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời đề ra các hình thức khen thưởng, kỷ luật để nâng cao hiệu lực của quy định. Xây dựng hệ thống “Mẫu văn bản” chi tiết hơn: Trong thời gian qua, Bộ Quốc phòng đã ban hành Thông tư số 81/2019/TT-BQP ngày 12/6/2015 Bộ Quốc phòng quy định về kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính trong Bộ Quốc phòng thay thế Thông tư 92/2012/TT-BQP trong đó có đưa ra một số “mẫu văn bản” song theo Tác giả luận văn thì chưa được cụ thể và đầy đủ. Vì vậy trong thời gian tới nên xem xét lại để có sự điều chỉnh, bổ sung sớm có một bộ “mẫu văn bản” hoàn chỉnh, đầy đủ, chi tiết để các cơ quan, đơn vị dễ dàng áp dụng.
Thường xuyên cập nhật các văn bản, hướng dẫn, quy định mới, để áp dụng trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, bảo đảm tính chính xác, thực hiện nghiêm quy định về quản lý văn bản, tài liệu, thực hiện nghiêm túc Quy chế về công tác VT-LT và bảo mật tài liệu trong Quân đội. Để quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ của Nhà trường cần xây dựng và ban hành những văn bản
như: Quy chế công tác VT-LT. Mục đích của Quy chế là cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý để lãnh đạo, tổ chức, hướng dẫn thực hiện và cũng là công cụ quan trọng để Nhà trường quản lý công tác VT-LT. Để xây dựng Quy chế công tác VT-LT Phòng TM-HC cần dựa vào Thông tư số 80/2019/TT-BQP; 81/2019/TT-BQP và cần có sự góp ý của Thủ trưởng Nhà trường, tiếp đến Bản danh mục hồ sơ nhà trường để làm cơ sở hướng dẫn cho công tác lập hồ sơ. Xây dựng được Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn vị được đầy đủ và chính xác, hàng năm, nhân viên văn thư, lưu trữ phải căn cứ vào tình hình văn bản, tài liệu đã ban hành trong các năm; căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và kế hoạch công tác của năm tới để tiến hành dự kiến những hồ sơ cần lập của từng cán bộ, từng đơn vị trong toàn cơ quan để xây dựng bản Danh mục hồ sơ cho năm sau. Thời gian lập bản Danh mục hồ sơ phải được tiến hành vào tháng cuối năm trước, chậm nhất là những ngày đầu năm để thủ trưởng các đơn vị xem xét, điều chỉnh, bổ sung kịp thời trước khi trình lãnh đạo Nhà trường phê duyệt. Xây dựng và ban hành Bảng thời hạn bảo quản để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu, lựa chọn những tài liệu có giá trị nộp vào kho lưu trữ bảo quan theo thời hạn thích hợp, phục vụ nghiên cứu, sử dụng lâu dài và dễ dàng loại tài liệu ra tiêu hủy khi hết giá trị.