- Bố trí kho lưu trữ, đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ phù hợp để kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
- Tiến hành số hóa tài liệu, số hóa tài liệu có tác dụng; kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ bản gốc, đồng nhất các loại hình tài liệu và quản lý, khai thác tập trung. Với sự tối ưu trên, toàn bộ các dữ liệu số hóa phân biệt chúng có nguồn gốc tài liệu mang, đều có thể quản lý trong một cơ sở dữ liệu, tạo sự tối ưu cho người sử dụng. Để tiết kiệm được diện tích kho tàng và các phương tiện bảo quản tài liệu giấy cồng kềnh, cần tiến hành số hóa các tài liệu lưu trữ, xây dựng các cơ sở dữ liệu toàn văn để tổ chức quản lý, khai thác trên phần mềm tích hợp. Vì tài liệu lưu trữ có nhiều dạng như thông thường, quý hiếm, đặc biệt quý hiếm, mật, tối mật, tuyệt mật do đó để tiến hành số hóa cần có Hội đồng xác định những tài liệu nào có thể và không thể số hóa. Các tài liệu dạng quý hiếm và đặc biệt quý hiếm thì việc lưu giữ bản gốc là cần thiết và vĩnh viễn nên việc số hóa chỉ để cung cấp các bản sao để khi sử dụng, khai thác không làm tổn hại đến bản gốc đang được lưu trữ. Các tài liệu được xác định lưu trữ từ 20 năm trở xuống đều có thể số hóa để thay thế bản gốc.
Khi tiến hành số hóa tài liệu, cán bộ lưu trữ sẽ theo quyết định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu để lập danh mục các hồ sơ được số hóa, tổ chức chỉnh lý tài liệu theo đúng quy định nghiệp vụ trước khi số hóa, tiến hành chuẩn hóa, số hóa các tài liệu lưu trữ (đánh máy thành file.doc, hoạch scan thành file.PDF..), lập hồ sơ lưu trên hệ thống phần mềm, sau đó chuyển dữ liệu và cơ sở dữ liệu toàn văn. Cơ sở dữ liệu toàn văn cần phải kết nối được với cơ sở dữ liệu thư mục (Danh mục tài liệu, hồ sơ với các mô tả đặc trưng quan trọng của mỗi hồ sơ, tài liệu) để việc truy cập, tra cứu, tìm kiếm được tiến hành dễ dàng, thuận tiện. Đồng thời có thể kết nối với cơ sở dữ liệu quản lý người dùng để theo dõi quá trình mượn trả tài liệu.