Tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý văn bản, giải quyết công việc và lập hồ sơ điện tử vào lưu trữ cơ quan theo quy định tại Chương IV Thông tư 217/2013/TT-BQP ngày 16 tháng 12 năm 2013 quy định về việc ban hành, quản lý, lưu trữ văn bản điện tử trên mạng truyền số liệu của BQP.
Trước sự phát triển mạnh mẽ, vượt bậc của cách mạng công nghiệp 4.0, nhất là công nghệ thông tin. VT-LT Trường SQKTQS hiện nay và trong thời gian tới đây cần đẩy nhanh và sâu hơn nữa việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác VT-LT để đáp ứng nhu cầu kịp thời, chính xác, khoa học, bảo đảm bí mật trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế, thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước. Trên cơ sở phần mềm đã có Nhà trường cần nâng câp sao cho phụ hợp với thực tế của đơn vị, từng bước tiến hành các bước nghiệp vụ để chuyển một số tài liệu giấy sang dạng điện tử nhằm bảo quản, bảo hiểm tài liệu được tốt hơn và thuận lợi trong việc số hóa tài liệu lưu trữ. Đồng thời, tăng cường hơn nữa việc nghiên cứu khoa học trong VT-LT đặc biệt hướng tới những đề tài có tính ứng dụng cao trong thực tiễn Nhà trường.
Bổ sung, hoàn hiện hệ thống mạng truyền số liệu quân sự có bảo mật trên hệ thống phần mềm dùng chung của BQP
- Phần mềm viết cho lưu trữ phải lập cơ sở dữ liệu, đầu tiên cần tiến hành phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm:
Xác định thể loại kho lưu trữ
Xác định tình trạng tài liệu và CCTC trong kho lưu trữ Xác định nhu cầu khai thác TLLT
Xác định đối tượng, thứ tự ưu tiên cần lập cơ sở dữ liệu trong tổng số TLLT
Xác định thể loại cơ sở dữ liệu: (Cơ sở dữ liệu quản lý và tra tìm tài liệu/Cơ sở dữ liệu quản lý CCTC, thống kê TLLT)
Xây dựng bảng phân loại thông tin TLLT. Xác định danh mục nhu cầu khai thác đầu ra của cơ sở dữ liệu.
Để phục vụ một cách hệ thống, quy trình quản lý, khai thác TLLT phần mềm lưu trữ cấn phải có đủ các chức năng sau đây:
Quản lý kho lưu trữ quản lý được độ ẩm, các thông số không khí, nhiệt độ, ánh sáng, báo cháy; Quản lý Phông lưu trữ cơ cấu phông đã số hóa; Quản lý mục lục các dữ liệu mô tả tài liệu, hồ sơ; Quản lý hồ sơ số lượng đơn vị văn bản trong 1 hồ sơ, thứ tự sắp xếp các văn bản, chủ đề nội dung của hồ sơ; Quản lý tài liệu vị trí trong hồ sơ trục thuộc, chủ đề nội dung của hồ sơ, thời gian ban hành, cơ quan (tác giả) ban hành; Quản lý mã vạch số đăng ký hồ sơ được mã hóa; Nhập dữ liệu dễ dàng, thống nhất có khổ mẫu biên mục thống nhất; Đánh dấu tài liệu quan trọng; Xuất, nhập dữ liệu tuân thủ ISO về xuất, nhập cac file dữ liệu cùng cấu trúc; Tra cứu, truy cập dữ liệu tra cứu theo danh mục; Tra cứu chính văn ( đã số hóa); Tra cứu thống kê; Cung cấp thông tin qua bản in, Email, mã số cá nhân trên đường truyền quân sự; Quản lý mượn trả tài liệu cập nhật thông tin mượn tài liệu gốc, cập nhật thông tin trả tài liệu gốc, theo dõi mượn trả, thống kê tần xuất mượn trả, quản lý việc đọc hạn chế đối với một số tài liệu đặc biệt, lập báo cáo về tình hình mượn trả; Quản lý hồ sơ người dùng, theo dõi việc sử dụng tài liệu, quá trình mượn trả, phân quyền sử dụng đối với những người dùng ưu tiên, thông báo nhắc trả tài liệu khi hết hạn, nhật ký sử dụng; cơ sở dữ liệu, thống kê toàn bộ các truy cập trong ngày, theo dõi được các truy cập (thời điểm, tìm kiếm, mượn..); Trao đổi dữ liệu với các hệ thống khác, hướng dẫn sử dụng tài liệu online trên đường truyền quân sự, khôi phục dữ liệu hệ thống. Để công tác tin học hóa được tiến hành thuận lợi, cần thiết phải tổ chức các lớp tập huấn về sử dụng phần mềm chuyên dụng, về nền tảng kiến thức tin học cho các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ trong Nhà trường để nâng cao khả năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Từ tài liệu giấy, chuyển vào máy scan để scan thành file. Pdf
File này được chuyển sang phần mềm máy tính OCR (Otical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học) để chuyển đổi thành file Doc. Docx, XLS, XLM, XLSX… Chuyển file vào phần mềm quản lý dữ liệu số hóa. Kết hợp với dữ liệu mô tả thư mục (mục lục tài liệu đã có) trong phần mềm quản lý dữ liệu số hóa. Kết hợp với dữ liệu người dùng để quản lý mượn trả, truy cập khai thác. Công việc số hóa tài liệu phải được tiến hành đồng bộ với việc lựa chọn phầm mềm quản trị dữ liệu lưu trữ. Nhìn chung các nhóm giải pháp trên đây đều phải được tiến hành đồng bộ thì mới cải thiện đáng kể hoạt động quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại Nhà trường bởi vì mỗi nhóm giải pháp chỉ tập trung giải quyết một khía cạnh, hoặc một vấn đề liên quan đến cả một hệ thống chặt chẽ trong lĩnh vực VT-LT Nhà trường.