Phải tích cực, chủ động, trách nhiệm hơn nữa trong công việc giải quyết công văn, tài liệu hằng ngày, bảo đảm giải quyết nhanh gọn, an toàn, hiệu quả.
Các cơ quan đơn vị, cá nhân trong toàn Trường không được gửi và nhận văn bản vượt cấp, gửi tắt văn bản không thông qua văn thư Nhà trường. Tất cả các văn bản đi, văn
bản đến phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư Nhà trường. Văn bản đi, văn bản đến ngày nào phải được đăng ký, phát hành, chuyển giao trong ngày đó, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo, văn bản khẩn đi cần được làm thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký, văn bản hỏa tốc đến cần phải chuyển ngay tới Thủ trưởng Nhà trường để giải quyết. Nghiêm cấm các cơ quan đơn vị, cá nhân sao lưu văn bản. Những trường hợp cần thiết phải có đơn trình bày lý do và phải được sự chấp thuận của người có thẩm quyền đồng ý bút phê vào đơn. Khi gửi văn bản đến các cơ quan trong và ngoài Quân đội phải đăng ký tại Ban VT-BM-LT do Phòng TM-HC đảm nhiệm gửi.
Cán bộ, nhân viên liên quan đến công tác giải quyết công văn, tài liệu: sau khi tiếp nhận phải đăng ký, giải quyết triệt để ngay trong ngày; các ngày nghỉ, giờ nghỉ, văn thư hoặc trực ban nhận được công văn, tài liệu đến, phải kịp thời báo cáo đồng chí trực chỉ huy cơ quan, đơn vị biết để giải quyết, bảo đảm thời gian quy định; Công văn không có độ khẩn, văn thư chuyển 02 lần/ngày, căn cứ tính chất, độ mật để chuyển bằng các hình thức phù hợp: Chuyển qua quân bưu, qua cơ yếu hoặc gửi qua mạng truyền số liệu quân sự có bảo mật, trên hệ thống phần mềm dùng chung của BQP, trong đó cần tập trung sử dụng mạng truyền số liệu quân sự có bảo mật và qua cơ yếu.
Yêu cầu thời giản chuyển, nhận công văn giữa các cơ quan, đơn vị như sau:
Chậm nhất 12 giờ (tính cả giờ nghỉ, ngày nghỉ): Đối với các cơ quan trong phạm Nhà trường, chuyển công văn qua quân bưu văn thư, liên lạc của cơ quan phải trực tiếp chuyển. Nếu chuyển, nhận công văn có độ mật, độ khẩn qua cơ yếu, các văn bản, tài liệu quan trọng, văn thử gửi bổ sung bản chính qua đường quân bưu cơ quan, lưu hồ sơ. Văn bản, tài liệu không có độ mật, độ khẩn, thực hiện chuyển, nhận công văn, tài liệu qua quân bưu hoặc mạng truyền số liệu quân sự có sự bảo mật trên hệ thống phần mềm dùng chung của BQP.
Đối với công văn gửi các cơ quan ngoài Quân đội văn thư bảo mật, phối hợp với quân bưu chuyển đến nơi nhận đúng thời gian yêu cầu. Điều chỉnh kế hoạch, bố trí lực lượng bảo đảm chuyển, Fax công văn, tài liệu đến các cơ quan, đơn vị theo các mốc thời gian quy định.
Công văn, tài liệu sư dụng trong các hội nghị phải đóng dấu, thu hồi theo quy định; cán bộ có nhu cầu mượn văn bản, tài liệu, phải được sự đồng ý của cơ quan cấp phát tài liệu và làm thủ tục đăng ký với văn thư; khi dùng xong phải trả lại cơ quan cấp phát để quản lý.
Đối với văn bản, tài liệu (kể cả bản dự thảo) có độ mật cao “Tối mật”, “tuyệt mật”, khi sao gửi hoặc cấp phát trong các hội nghị phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị; văn thư phải đóng dấu, đăng ký quản lý chặt chẽ theo số bản phát hành và thu hồi triệt để, tuyệt đối không in sao (photo), cấp phát tùy tiện
Trình văn bản đến sau khi được đăng ký vào sổ, kịp thời trình Thủ trưởng Nhà trường xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Những văn bản liên quan đến hoạt động quân sự như giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học, tham mưu – hành chính, hậu cần, kỹ thuật, tài chính trình Hiệu trưởng, đối với văn bản liên quản đến hoạt động công tác đảng, công tác chính trị như tuyên huấn, tổ chức, cán bộ, bảo vệ an ninh, kiểm tra đảng, nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn quân sự, giáo dục pháp luật trình Chính ủy. Căn cứ ý kiến Hiệu trưởng, Chính ủy Nhà trường văn thư có trách nhiệm đăng ký và chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân trong ngày chậm nhất là vào ngày làm việc tiếp theo.
Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Thủ trưởng các cơ quan đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị mình và phối hợp với các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan. Đối với văn bản đến có liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị, cá nhân thì cơ quan đơn vị, cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản đó (kèm theo phiếu trình có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan) để lấy ý kiến của các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan. Nếu cá nhân được giao giải quyết văn bản đến phải hoàn thành công việc đúng thời hạn đã quy định (nếu có) hoặc theo ý kiến chỉ đạo của người có thẩm quyền; trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc thì phải báo cáo người có thẩm quyền để kịp thời xử lý. Trưởng phòng TM-HC có trách nhiệm giúp Thủ trưởng Nhà trường theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến tại cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân liên quan.