Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là hoạt động đầu tiên, giữ vài trò quan trọng trong hoạt động lưu trữ, bởi lẽ nếu hoạt động thu thấp không được tiến hành thì kéo theo đó là các hoạt động chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu… cũng không thể được thực hiện.
Như đã trình bày ở Chương 2 của luận văn, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã thực hiện nhưng hiệu quả chưa cao. Muốn làm được điều này lưu trữ cần xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu hàng năm. Trong bản kế hoạch này cần nêu rõ mục đích, yêu cầu, sự cần thiết của việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ, xác định được thành phần tài liệu cần giao nộp, các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ Nhà trường; xác định được thời gian, địa điểm tiến hành giao nộp; xác định được người phụ trách chính và người phối hợp trong việc giao nộp tài liệu; xác định được trách nhiệm của từng cán bộ, nhân viên trong việc thu thập tài liệu vào lưu trữ Nhà trường.
Phải luôn ý thức được vai trò và ý nghĩa của việc thu thập tài liệu vào lưu trữ của Nhà trường trên cơ sở xác định nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ, TLLT được thu thập là những tài liệu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của các nguồn nộp lưu, là những tài liệu có giá trị, công việc liên quan đến tài liệu đã được giải quyết xong. Nguồn nộp lưu là toàn bộ các đơn vị trong cơ cấu của cơ quan Nhà trường.
Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế, cán bộ lưu trữ dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn chỉnh của các hồ sơ và của Phông lưu trữ, từ đó, xác định những tài liệu còn thiếu, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hoàn chỉnh Phông. Kế hoạch thu thập tài liệu được xây dựng và ban hành hàng năm, không được gián đoạn giữa các năm.
Tổ chức công tác lập hồ sơ ở ngay giai đoạn văn thư để tạo điều kiện cho công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan, muốn vậy, cán bộ, nhân viên lưu trữ phải phối hợp chặt chẽ với văn thư để xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ trong các buổi giao ban hoặc hội nghị của Trường. Do đó, khi giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan phải trên cơ sở Danh mục hồ sơ.
Phối hợp chặt chẽ với đơn vị có tài liệu nộp lưu trong việc thu thập tài liệu đến kỳ hạn giao nộp. Để công tác thu thập tài liệu mang tính triệt để, cán bộ lưu trữ phải là người chủ động trong việc phối hợp với các đơn vị trực thuộc Nhà trường tiến hành thu thập tài liệu. Trước khi tiến hành công việc trên, cán bộ lưu trữ phải tham mưu cho lãnh đạo trong việc ban hành thông báo về việc giao nộp tài liệu đến kỳ hạn nộp vào lưu trữ cơ quan, văn bản này là cơ sở để các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ Nhà trường biết được thông tin, tiến hành sắp xếp tài liệu cần giao nộp và sẵn sàng giao nộp tài liệu.
Tiến hành triệt để công tác thu thập tài liệu, tức là cán bộ lưu trữ phải xác định đúng, đủ các nguồn nộp lưu cần giao nộp tài liệu vào lưu trữ Trường. Để xác định được vấn đề này, cán bộ lưu trữ phải căn cứ vào văn vản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, quy chế tổ chức và hoạt đông, kế hoạch công tác năm… Từ đó xác định được nguồn nộp lưu chủ yếu phải giao nộp vào lưu trữ Nhà trường. Trong đó quá trình thu thập không được bỏ xót khối lượng tài liệu của đơn vị nào bởi nó sẽ ảnh hưởng tới việc hoàn thiện Phông lưu trữ. Quá trình giao, nhận giữa lưu trữ cơ quan với các đơn vị trực thuộc Nhà trường có tài liệu giao nộp phải lập Biên bản bàn giao, nhận tài liệu. Biên bản giao nhận phải được lập thành hai bản, bộ phận lưu trữ giữ 01 bản, bộ phận giao tài liệu giữ 01 bản. Kết thúc việc giao, nhận tài liệu.