Hiện nay hình thức khai thác, sử dụng tài liệu tại Trường SQKTQS chưa đa dạng, hầu hết chỉ dừng lại ở hình thưc khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc. Việc áp dụng hình thức như vậy sẽ không phát huy hết giá trị của tài liệu lưu trữ, Để khắc phục được tình trạng này, Nhà trường cần đa dạng hóa tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ như sử dụng mạng nội bộ để độc giả có thể khai thác, sử dụng được tài liệu lưu trữ.
Xây dựng chính sách và chọn lựa phần mềm quản trị lưu trữ tích hơp.
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện để tra tìm tài liệu lưu trữ, giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của một kho lưu trữ và chỉ dẫn địa chỉ lưu trữ tài liệu. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là biểu hiện của kết quả tổ chức khoa học tài liệu. Thông qua việc nghiên cứu công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ có thể thấy được thành phần, nội dung của tài liệu trong kho lưu trữ và hơn thế nữa là thấy được phương án TCKHTL trong kho lưu trữ, từ đó giúp công tác tra cứu TLLT được thuận lợi.
Cùng với sự phát triển nhanh chóng của khoa học kỹ thuật, CNTT đã và đang được triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý và nâng cao hiệu quả trong việc phục
vụ khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Vì vậy Nhà trường cần sớm triển khai xây dựng được phần mềm quản lý TLLT, xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu phục vụ tra cứu tài liệu nhanh chóng, thuận tiện.
Việc xây dựng cơ sở dữ liệu phải đảm bảo các yêu cầu: - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu, không để mất mát, thất lạc
- Khai thác thông tin trong cơ sở dữ liệu phải nhanh chóng, chính xác, đầy đủ - Bảo vệ được bí mật tài liệu
- Hồ sơ tài liệu sau khi truy cập vào máy tính vẫn phải bảo quản an toàn bản chính - Thông tin TLLT còn giá trị mật, giá trị hiện hành không được kết nối vào mạng Internet. Thông tin TLLT có giá trị lịch sử, kết thúc giá trị hiện hành phải được cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước cho phép mới được kết nối vào mạng
- Các phần mềm quản trị các cơ sở dữ liệu trong lưu trữ do Bộ Quốc phòng hướng dẫn thống nhất…