Công tác chỉnh lý tài liệu của Trường SQKTQS còn một số hạn chế, để khắc phục tình trạng này, tác giả đề xuất một số giải pháp sau đây:
Đối với số tài liệu chưa chỉnh lý cần tiến hành xây dựng kế hoạch chỉnh lý khối tài liệu còn còn tồn đọng, việc chỉnh lý khối lượng tài liệu cần được tiến hành theo các hướng
dẫn, để đảm bảo chất lượng hồ sơ sau khi chỉnh lý. Muốn tổ chức được công tác chỉnh lý mang lại hiệu quả, cán bộ, nhân viên lưu trữ cần bảo đảm nghiệp vụ chuyên môn, xây dựng và biên soạn bảng hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ để tiến hành phân loại tài liệu theo đúng phương án phân loại đã lựa chọn và xây dựng quy trình chỉnh lý tài liệu.
Việc chỉnh lý thực hiện theo các nội dung sau: Tháo dỡ tài liệu trong kho chuẩn bị cho chỉnh lý, Vệ sinh sơ bộ tài liệu. Phân loại tài liệu theo hướng dẫn phân loại. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ theo Hướng dẫn lập hồ sơ (Lập hồ sơ đối với tài liệu chưa lập hồ sơ) tài liệu rời lẻ; chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ đối với tài liệu được lập hồ sơ những chưa đạt yêu cầu (tài liệu đã lập hồ sơ sơ bộ). Biên mục phiếu tin kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và biên mục phiếu tin, hệ thống hóa phiếu tin theo phương án phân loại. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim, kẹp, làm phẳng và đưa tài liệu vào bìa hồ sơ. Đưa hồ sơ vào hộp hoặc cặp, viết, dán nhãn hộp hoặc cặp, vận chuyển và xếp lên giá. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu, lập mục lục hồ sơ (Viết lời nói dẫn, lập bảng tra cứu bổ trợ, tập hợp dữ liệu và in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu, đóng quyển mục lục.
Các khâu nghiệp vụ chủ yếu về chỉnh lý tài liệu:
Thứ nhất, tổ chức phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh gồm:
- Phân loại tài liệu, căn cứ vào tài liệu hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ cán bộ làm nhiệm vụ chỉnh lý tiến hành phân chia các loại tài liệu theo trình tự sau:
Bước 1: Phân chia tài liệu thành các nhóm lớn
Bước 2: Phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa Bước 3: Phân chia tài liệu trong nhóm vừa thành nhóm nhỏ
Bước 4: Phân chia tàu liệu trong nhóm nhỏ thành những hồ sơ và đơn vị bảo quản. Trong quá trình phân chia tài liệu thành các nhóm, nếu phát hiện thấy có bản chính, bản gốc của những văn bản, tài liệu có giá trị thuộc phông khác thì phải để riêng và lập thành danh mục để bổ sung cho phông đó.
- Lập hồ sơ hoàn chỉnh, trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và thời hạn bảo quản cho hồ sơ. Quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, cần kết hợp xem xét loại ra khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu không có giá trị. Đối với tài liệu hết giá trị phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Tài liệu trùng thừa và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ được loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã được kiểm tra.
Thứ hai, xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu gồm: Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn; Hồ sơ bảo quản có thời hạn và tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy.
Thứ ba, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu và sắp xếp hồ sơ lên giá. Khi hệ thông hóa hồ sơ
phải kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những trường hợp hồ sơ được lập bị trùng (trùng toàn bộ hồ sơ hoặc một số văn bản trong hồ sơ), bị xé lẻ hay việc xác định giá trị cho hồ sơ, tài liệu chưa chính xác hoặc không thống nhất. Sắp xếp hồ sơ tài liệu lên giá theo nguyên tắc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới trên cùng một giá lưu trữ.
Thứ tư, lập các công cụ tra cứu, gồm: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu. Biên mục hồ sơ,
gồm đánh số tờ; viết mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc; viết bìa hồ sơ.
Thứ năm, lập danh mục tài liệu hết giá trị và viết thuyết minh đề nghị tiêu hủy. Tài liệu
hết giá trị loại ra trong quá trình chỉnh lý phải được tập hợp thành các nhóm theo phương án phân loại và được thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị. Viết bản thuyết minh đề nghị tiêu hủy tài liệu hết giá trị trong đó nêu những căn cứ, lý do loại hủy tài liệu đó.
Từ lý thuyết trên, tác giả đề xuất cách thức tiến hành chỉnh lý tài liệu tại Trường Sĩ quan Kỹ thuật quân sự, theo quy trình cụ thể như sau:
Bước 1, xác định trách nhiệm, nguồn lực, công cụ bổ trợ
- Trách nhiêm: Thủ trưởng đơn vị chịu trách chịu trách nhiệm về quản lý, tổ chức KHTLLT, bố trí cán bộ, phương tiện phục vụ cho việc tổ chức KHTL.
- Nhân lực: sử dụng cán bộ Ban văn thư, bảo mật, lưu trữ (có thể huy động thêm nhân lực từ Ban Tác chiến như số chiến sĩ hỗ trợ nhập máy, dán nhãn …)
Bước 2, tổ chức chuẩn bị thực hiện chỉnh lý:
Lập kế hoạch và phổ biến triển khai kế hoạch chỉnh lý tài liệu; quản lý điều hành bố trí nhân lực thực hiện, bảo đảm tiến độ và chất lượng, bảo quản an toàn và bảo mật tài liệu, xây dựng các hồ sơ chỉnh lý đảm bảo chất lượng; báo cáo lãnh đạo bố trí nhân lực phù hợp với từng giai đoạn để tổ chức bố trí hợp lý khoa học, bảo đảm các điều kiện về cơ sở vật chất để thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý.
Bước 3, tổ chức thực hành chỉnh lý:
Thực hiện khảo sát toàn bộ khối tài liệu và nghiên cứu và biên soạn các hồ sơ, lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông, phương án phân loại tài liệu, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, giảm, giải, gia hạn độ mật tài liệu. Hoàn chỉnh các dự thảo văn bản, trình Thủ trưởng Phòng TM-HC phê duyệt. Phân chia tài liệu dựa vào phương án phân loại tài liệu đã được xây dựng để phân chia tài liệu về các nhóm và kiểm tra tài liệu trong
từng nhóm. Trong quá trình phân loại phải kết hợp với việc đánh giá, giá trị tài liệu trùng thừa, lập hồ sơ theo đặc trưng chủ yếu hình thành hồ sơ như đặc trưng trùng thời gian, địa danh, tác giả, vấn đề, tên loại. Nhiệm vụ của người lập hồ sơ phải phận định hồ sơ, sắp xếp văn bản tài liệu, tài liệu trong hồ sơ. Trong quá trình lập hồ sơ kết hợp xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, căn cứ vào Quy định thời hạn bảo quản tài liệu và Quy định xác định giá trị tài liệu đã được xây dựng.
Bước 4, kiểm tra, hoàn thiện chỉnh lý
Kiểm tra cố định hồ sơ. Biên mục hồ sơ, Hệ thống hóa hồ sơ trên thẻ. Lập mục lục hồ sơ, viết lời nói đầu, lập các bảng tra cứu bổ trợ, in mục lục, đóng quyển mục lục. Kiểm tra, thống kê, làm thủ tục xét hủy và tổ chức loại hủy tài liệu sau khi HĐXĐGTTL cơ quan phê duyệt. Hoàn chỉnh hồ sơ, xây dựng cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ, đưa tài liệu vào kho bảo quản.
Bước 5, báo cáo kết quả chỉnh lý tài liệu với cấp ủy, người chỉ huy.