7. Cấu trúc đề tài
2.7.4. Giao tiếp qua điện thoại
Đối với giao tiếp bằng điện thoại Tập đoàn Dầu khí đã dƣa ra những quy định chung, nhìn tổng thể thì cán bộ, nhân viên làm việc tại Tập đoàn đã thực hiện đúng và đủ.
Trong khi làm việc mọi ngƣời luôn đặt chuông điện thoại đủ nghe, không để tiếng chuông làm ảnh hƣởng đến ngƣời xung quanh (đặc biệt là đối với điện thoại di động). Khi gọi đi và khi nhận điện thoại thì xƣng danh trƣớc khi nói chuyện. Nói chuyện điện thoại một cách ngắn gọn, rõ ràng, nói vừa nghe không làm ảnh hƣởng đến những ngƣời xung quanh.
Đặc biệt luôn lắng nghe lời ngƣời khác nói và không cắt ngang giữa chừng câu nói của ngƣời khác, kể cả khi biết trƣớc những gì ngƣời ta định nói. Và luôn kết thúc cuộc gọi bằng một lời chào hoặc cám ơn.
Song song với đó thì vẫn còn tồn tại một số cá nhân thể hiện thái độ khó chịu, bực tức khi nghe điện thoại, trƣờng hợp nghe chậm điện thoại hoặc không nghe do vắng mặt lại diễn ra khá là nhiều trong giờ hành chính làm việc. Ngoài ra ở một số phòng ban việc xƣng danh và cảm ơn khi nghe điện thoại lại bị giảm thiểu bớt.
2.7.5. Giao tiếp qua thư điện tử.
Khi gửi thƣ điện tử luôn đặt tiêu đề rõ ràng cho nội dung thƣ.Trƣớc khi gửi thƣ, đọc kỹ lại và lƣu ý lỗi chính tả và những từ viết tắt. Hết sức cân nhắc khi gửi thƣ có nội dung giải trí, các nội dung không liên quan đến công việc để không gây ra sự khó chịu và bực mình của ngƣời nhận.
Khi nhận đƣợc thƣ, cần trả lời ngay khi có thể. Không đƣợc sử dụng thƣ điện tử để kiện cáo nặc danh hoặc truyền đạt những nội dung không lành mạnh.
Tiểu kết chƣơng 2
Nhƣ vậy, có thể thấy rằng Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam rất chú trọng đến việc phát triển văn hóa doanh nghiệp về mọi mặt. Tập đoàn đã củng cố văn hóa doanh nghiệp bằng cách ban hành những quyết định về nội quy, quy chế làm việc và nội quy văn hóa công sở nhằm mục đích phát triển Tập đoàn theo hƣớng chuyên nghiệp và hiện đại hóa. Chính công tác nâng cao văn hóa doanh nghiệp đã giúp cho Tập đoàn phát triển bền vững và hùng cƣờng nhƣ ngày nay.
Chƣơng 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI TẬP ĐOÀN DẦU KHÍ QUỐC GIA VIỆT NAM
3.1 Đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Là một trong những Tập đoàn lớn phát triển về mảng kinh doanh thì Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam mang kiến trúc nội – ngoại thất hiện đại, sang trọng và đẹp mắt phù hợp với nhịp phát triển của xã hội và kiến trúc hiện hành. Điều này càng dễ dàng bộc lộ sự phát triển lớn mạnh của Tập đoàn cũng nhƣ dễ dàng sánh vai cùng các nƣớc phát triển khác trên Thế giới. Cũng chính vì vậy mà đã tạo dựng niềm tin, niềm tự hào rất lớn của xã hội và nƣớc nhà.
Ngoài kiến trúc nội – ngoại thất thì Dầu khí còn đƣợc biết đến bởi logo nền xanh và câu khẩu hiệu slogan đơn giản, dễ nhớ nhƣng sâu sắc vô cùng. Hầu hết, trên dải đất nƣớc Việt Nam khi nhìn thấy logo nền xanh và 2 ngọn lửa đỏ ở giữa thì sẽ mặc nhiên biết đƣợc đấy là biểu tƣợng của Dầu khí Việt Nam. Nhắc đến Dầu khí ngƣời ta còn dễ dàng đọc ra câu slogan “năng lƣợng cho phát triển đất nƣớc”. Dầu khí” không chỉ phục vụ cho nền công nghiệp phát triển đất nƣớc mà nó còn phủ sóng đến với tất cả mọi ngƣời trong đời sống thƣờng nhặt. Những điều này không phải mặc nhiên mới có mà nó là cả một quá trình dài tạo dựng và phát triển. Đấy chính là niềm tin của mọi ngƣời dân và đồng thời cũng là niềm tự hào của những ngƣời làm việc trong nghành Dầu khí nói riêng và của nhân dân Việt Nam nói riêng.
Tập đoàn Dầu khí rất chú trọng những nghi lễ, các buổi họp…và luôn luôn có chuẩn kế hoạch chi tiết và chuẩn bị một cách chi tiết. Mọi hoạt động, hành động nhỏ khi không đƣợc hoàn thiện sẽ ảnh hƣởng đến cả Tập đoàn chính vì thế mà những nghi lễ và buổi họp đƣợc đầu tƣ một cách tỉ mỉ và chỉnh chu toàn diện mọi mặt.
Ngay từ những ngày đầu thành lập Tập đoàn đã đƣa ra những giá trị cốt lõi, sứ mệnh, đúc kết triết lý kinh doanh và vạch ra những phƣơng châm rõ ràng cho suốt quá trình hoạt động và phát triển của Tập đoàn. Chính vì vậy mà Tập đoàn đã có thể phát triển một cách lớn mạnh nhƣ ngày hôm nay.
Trang phục trong Tập đoàn Dầu khí đƣợc nhân viên tuân thủ và thực hiện theo đúng phong cách công sở chuyên nghiệp và hiện đại. Dù nam hay nữ mọi ngƣời luôn mặc những trang phục mang tính lịch sự, kín đáo và sang trọng; đối với nam thì cắt tóc gọn gàng, nữ giới thì luôn giữ tóc ở trạng thái gọn gàng và không nhuộm màu quá sáng.
3.1.2. Nhược điểm
Ngoài những ƣu điểm trên thì vẫn còn một số sạn trong Tập đoàn
Kiến trúc nội thất vẫn còn một số điều cần khắc phục. Một số phòng ban có trang thiết bị không dùng tới nhƣng ngƣợc lại một số phòng khác lại thiếu. Ví dụ nhƣ ở phòng Đảng ủy có hẳn 3 máy photo trong khi số lƣợng tài liệu cần pho to thì lại ít, nhƣng ngƣợc lại ở phòng Văn thƣ tài liệu cần đƣợc photo để lƣu trữ lại quá nhiều mà lại chỉ đƣợc 2 máy photo. Điều này khiến cho tốc độ và hiệu quả làm việc bị chậm. Có những thời gian cao điểm thì để photo đƣợc tài liệu ở phòng văn thƣ thì phải đợi gần một tiếng đồng hồ mới có máy. Lại thêm trƣờng hợp tầng 8 của tòa nhà lại không có một máy scan nào để phục vụ công việc, mỗi lần muốn scan thì lại phải lên tầng 10 phòng Văn thƣ để scan. Nhƣng chính phòng văn thƣ cũng chỉ có một máy scan và điều này làm cho hiệu quả làm việc bị chậm hơn rất nhiều.
Tiếp tục lại nói đến trƣờng hợp một số trang thiết bị hƣ hỏng nhƣng không thể thanh lý vì chƣa đến thời hạn, điều này cũng góp phần cản trở công việc khi mà chiếm diện tích trong mỗi phòng, khiến công việc trở nên khó khăn hơn. Ví dụ nhƣ ở một số phòng có máy cắt giấy nhƣng bị hỏng, nó chiếm một phần diện tích trong căn phòng, đồng thời không thể xử lý đƣợc tài liệu khi bị sai sót mà nhiều khi gây ra nhầm lẫn với những giấy tờ khác.
Mặc dù Tập đoàn Dầu khí rất chú trọng và công tác chuẩn bị những nghi lễ, hội họp nhƣng lại thiếu mất những buổi giao lƣu giữa các phòng ban, hầu hết làm việc . Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, nhân viên về văn hoá doanh nghiệp. Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, nhân viên về văn hoá doanh nghiệptrong cùng một tòa nhà nhƣng mọi ngƣời lại phòng nào biết phòng ấy, tầng nào biết tầng ấy. Ví dụ nhƣ cùng làm việc chung một tòa nhà nhƣng nhân viên ở tầng 10 lại không biết đến nhân viên ở tầng 7.
Ngoài những tấm gƣơng tiêu biểu, xuất sắc thì vẫn còn tồn tại những cá nhân làm sai với quy định của Tập đoàn và làm trái với pháp luật nhà nƣớc Việt Nam gây ảnh hƣởng không hề nhỏ đến hình ảnh, niềm tin và sự phát triển chung.
Trang phục cũng là một khía cạnh có nhiều điều chƣa tốt mà phần lớn là chị em phụ nữ mắc phải. Ngoài những hình ảnh trang phục đậm chất công sở thì vẫn tồn tại ở một số chị em mặc trang phụ quá lòe loẹt gây phản cảm, hay một số trƣờng hợp lại trang điểm quá đậm không phù hợp với trang phục và hoàn cảnh hiện tại. Đôi khi những chi tiết nhỏ, những cách phối đồ không đúng cách lại khiến cho một số trở nên “dị” trong mắt của ngƣời khác, không phải cứ ôm tất cả những gì là “mốt thời thƣợng” vào cùng một lúc là đều “thời thƣợng”.
Nhiều ngƣời không chỉ mắc lỗi ở chốn công sở ở Tập đoàn mà còn trong các buổi dự tiệc lại vô tình bị mắc lỗi nhiều nhất về trang phục. Do nhiều ngƣời có phong cách thoải mái mà đã vô tình đi dày thể thao và mắc vest đối với nam giới; còn đối với phái nữ có quyền làm đẹp nhƣng đôi khi cái đẹp lại thái quá khi những bộ cánh khoét quá sâu, những đôi giày quá cao quá rực rỡ gây mất cân bằng với trang phục, trang điểm quá đậm…những lỗi trên đã vô tình tạo nên sự phản cảm nơi ngƣời nhìn, gây mất tự tin và nặng nề hơn nữa là gây ảnh hƣởng đến hình ảnh của Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam.
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả văn hoá doanh nghiệp tại Tập đoàn DKQGVN
3.2.1 . Nâng cao nhận thức của lãnh đạo, nhân viên về văn hoá doanh nghiệp nghiệp
Để thực hành tốt và đầy đủ những công việc và nhiệm vụ để giao thì trƣớc tiên phải có những kiến thức cơ bản, hiểu biết về vấn đó và có nhận thức một cách đúng đắn thì mới có thể hoàn thành đƣợc.
Đối với văn hóa doanh nghiệp cũng vậy, nếu ngay từ đầu không có kiến thức, không hiểu thì chắc chắc sẽ không nhận thức đƣợc việc nào đúng, việc nào sai và chắc chắn những suy nghĩ và hành động sẽ bị sai lệch.
Để giải quyết vấn đề này thì cần nâng cao nhận thức của lãnh đạo và nhân viên, mà tiên phong trƣớc tiên là ở ngƣời lãnh đạo.“Thƣợng bất chính, hạ tắc loạn” và trên có hiểu và làm theo thì dƣới mới làm theo, ngƣời lãnh đạo nếu chƣa rõ thì có thể đi học hỏi, quan sát và đúc rút kinh nghiệm từ những Tập đoàn, doanh nghiệp có nền văn hóa doanh nghiệp tốt để từ đó lên kế hoạch và thực hiện để toàn thể mọi ngƣời làm theo.
Ngoài ra đối với nhân viên thì có thể cử đi đào tạo, hỗ trợ, học hỏi và khảo sát thực tế để có cái nhìn mới hơn, đƣa ra những ý kiến sáng tạo cho Tập đoàn và nâng cao văn hóa doanh nghiệp.
3.2.2.Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất cho việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp
Để khắc phục những vấn đề về trang thiết bị thì theo tôi Tập đoàn nên có những nhân viên IT trực sẵn tại Tập đoàn để nhanh chóng giải quyết những vấn đề về máy móc, trang thiết bị. Ngoài ra nên cho kiểm tra định kỳ 4 tháng một lần hoặc 6 một lần, những trang thiết bị nào bị hỏng thì nên đi bảo hành lại. Vấn đề này có thể sẽ làm mất thời gian và chi phí nhƣng nhìn chung so với việc 1 năm kiểm kê một lần và những trang thiết bị đã hỏng và hết giá trị sử dụng thì nó chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng giá trị của trang thiết bị đó.
Ngoài ra Tập đoàn có thể bổ sung thêm phòng trà, cafe cho khách khi đến làm việc, họp, giao lƣu tại Tập đoàn tại Tầng 3 của tòa nhà, gần ngay phòng họp, hội trƣờng chung của Tập đoàn. Vấn đề này vừa làm tăng tính chuyên nghiệp, chu đáo của Tập đoàn, ngoài ra còn tiết kiệm chi phí, thời gian cho cán bộ, nhân viên của Tập đoàn khi ra ngoài tiếp khách.
Về phòng tập yoga cho nhân viên trong Tập đoàn mặc dù đã đƣợc phổ biến nhƣng mà chƣa hoàn thiện cũng nhƣ chƣa có hiệu ứng cao cho nhân viên, về vấn đề này cần bổ sung thêm trang thiết bị cho phòng tập và nâng cao tuyên truyền, thúc đẩy nhân viên tham gia hoạt động tập yoga trong Tập đoàn. Vừa nâng cao sức khỏe, tạo điều kiện môi trƣờng giao lƣu cho lãnh đọa, cán bộ và nhân viên trong Tập đoàn Dầu khí.
3.2.3. Chú trọng những nghi lễ, hoạt động cho nhân viên trong Tập đoàn đoàn
Mặc dù những nghi lễ truyền thống, những buổi hội họp đƣợc chuẩn bị tổ chức một cách chu đáo, tỉ mỉ và toàn diện cho cả khách mời và một số cán bộ nhân viên trong Tập đoàn thì vẫn còn rất rất nhiều những cán bộ nhân viên khác chƣa từng gặp nhau, chƣa từng nói chuyện hay chƣa có cơ hội tiếp xúc với nhau. Những điều này khiến cho bộ máy làm việc cảu Tập đoàn sẽ trở nên rời rạc hơn, thiếu sự đoàn kết hơn.
Vấn đề này khá là đơn giản khi lãnh đạo Tập đoàn chú trọng vào những hoạt động chung, những cuộc thi, những buổi giao lƣu học hỏi giữa các phòng ban, các tầng với nhau. Ví dụ nhƣ giao lƣu đá bóng, bóng chuyền, văn nghệ…thƣờng niên có giải thƣởng giữa các phòng ban, hay giữa các tầng. Điều này sẽ giúp nâng cao sức khỏe, tinh thần đoàn kết và giao lƣu giữa các nhân viên trong Tập đoàn Dầu khí hơn.
3.2.4. Siết chặt công tác kiểm tra, quản lý thực hiện nội quy, quy định trong Tập đoàn.
thì công tác kiểm tra và quản lý là không thể thiếu. Có thƣởng thì phải có phạt và công tác quản lý, kiểm tra chặt chẽ sẽ làm điều đó và góp phần xây dựng con ngƣời và văn hóa doanh nghiệp một cách tốt nhất.
Kiểm tra để biết đƣợc những điều đang đi đúng hƣớng và làm tốt để tiếp tục phát huy và ngƣợc lại những điều bất thƣờng chƣa hợp lý thì phải đƣợc quán chặt, chỉnh sửa và điều chỉnh cho hợp lý.
Tiểu kết chƣơng 3
Tập đoàn Dầu khí luôn chú trọng đến văn hóa doanh nghiệp và điều này đã góp phần đem lại những thành công to lớn, tuy nhiên trong quá trình thực hiện vẫn còn một số tồn tại và hạn chế. Ngay chính những hành động, chi tiết nhỏ nhƣng lại ảnh hƣởng lớn đến sự phát triển và tồn tại của cả Tập đoàn, những điều này cần đƣợc phát hiện, sửa đổi và hoàn thiện hơn nữa.
Việc thực hiện những giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp hoàn thiện và phát triển hơn nữa nền văn hóa của Tập đoàn. Tuy nhiên để làm đƣợc điều này cần sự thống nhất, đồng bộ và đoàn kết cao từ phía lãnh đạo đến toàn thể cán bộ, nhân viên đang làm việc tại Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam.
PHẦN KẾT LUẬN
Trong quá trình hội nhập quốc tế thì văn hóa doanh nghiệp đực xem nhƣ một loại tài sản rất có giá trị của công ty, doanh nghiệp cũng nhƣ bao loại tài sản khác mà công ty, doanh nghiệp sở hữu. Do đó, việc xây dựng và phát triển văn hóa doanh nghiệp doanh nghiệp đƣợc xem nhƣ là nhiệm vụ cấp thiết mang tính sống còn đối với các doanh nghiệp ở Việt Nam trong bối cảnh hiện nay.
Qua quá trình nghiên cứu về cơ sở lý luận và khảo sát thực tế văn hoá doanh nghiệp tại Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam đã giúp tôi hiểu hơn vai trò của văn hoá doanh nghiệp và rút ra một số kết luận.
Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là một bƣớc đi đúng đắn trong bối cảnh xã hội phát triển nhƣ hiện nay. Các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam nói riêng muốn tồn tại và phát triển thì cần phải quan tâm đầu tƣ hơn nữa cho công tác xây dựng, phát triển văn hóa và môi trƣờng làm việc. Đồng thời, đòi hỏi các lãnh đạo doanh nghiệp phải có cái nhìn toàn diện hơn thấu hiểu thị trƣờng và ngành một cách cặn kẽ hơn, có nhƣ vậy mới có thể đƣa ra đƣợc phƣơng án đầu tƣ cho xây dựng văn hóa một cách khả thi, hiệu qảu và bền vững. Vì đây là một trong những yếu tố quan trọng để một doanh nghiệp có thể tồn tại và phát triển bền vững.
Trong suốt thời gian nghiên cứu và phân tích về quá trình hình thành và phát triển văn hóa doanh nghiệp tại Tập đoàn Dầu khí đã cho thấy những mặt mạnh và điểm yếu cơ bản trong công tác xây dựng văn hóa doanh nghiệp ở Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam trong suốt thời gian vừa qua. Từ đấy