8. Cấu trúc của đề tài
1.5.6. Một số yếu tố khác
- Ánh sáng: có hai loại ánh sáng: ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng mặt trời và ánh sáng nhân tạo (đèn điện). Khi bài trí phòng làm việc cần chú ý thiết kế phòng làm việc có nhiều cửa sổ hoặc cửa sổ rộng để tiếp nhận ánh sáng dễ dàng hơn. Trong phòng làm việc phải đảm bảo đủ ánh sáng, nguồn sáng lớn nhất chiếu từ hai phí. Tƣờng trên sơn màu sáng để làm tăng độ phải chiếu của ánh sáng đèn. Có thể bố trí đèn chiếu sáng trực tiếp từ trên trần xuống hoặc đen chiếu gián tiếp qua trần nhà xuống bàn làm việc.
- Nhiệt độ: Đảm bảo nhiệt độ trong phòng làm việc phù hợp với tâm, sinh lý con ngƣời khoảng 15◦c - 28◦c. Ngoài phạm vi đó thì ảnh hƣởng tới
hiệu quả công việc. Vì ở nhiệt độ cao hay thấp, cơ thể ngƣời đều phải tiêu hao một năng lƣợng để ổn định nhiệt độ của cơ thể. Điều đó làm cho nhân viên mất năng lƣợng nhƣng không làm việc mà để ổn định thân nhiệt. Do đó, năng suất lao động không cao. Tùy thuộc vào nhiệt độ trong mỗi phòng, khu vực trong cơ quan mà ta phải bài trí các thiết bị bảo hộ khác nhau nhƣ hệ thống thông gió, máy điều hòa không khí và sơn tƣờng có màu sắc hợp lý.
- Tiếng ồn: Tiếng ồn không những ảnh hƣởng tới sự tập trung trong công việc mà còn ảnh hƣởng tới thần kinh, sức khỏe của nhân viên. Tiếng ồn trong phòng làm việc cho phép mức từ 50 – 60dB (decibel). Quá mức độ cho phép không những ảnh hƣởng tới năng suất mà còn ảnh hƣởng tới sức khỏe của ngƣời lao động.
- Màu sắc: Màu sắc có thể để lại ấn tƣợng tích cực hay tiêu cực đối với những ngƣời làm việc. Khoa học đã chứng minh về những ảnh hƣởng của màu sắc đến hiệu quả công việc của con ngƣời. Mỗi một ngƣời đề có những sở thích và thích hợp với một màu sắc nhất định và họ ý thức đƣợc sự ảnh hƣởng của màu sắc đến công việc của họ. Phòng làm việc thƣờng sử sụng các màu trắng, vàng và xanh nhạt. Trong phòng làm việc nên sơn màu vàng nhạt, trong các phòng nghỉ nên sơn màu xanh nhạt.
- Y tế: Ngày nay khi xã hội ngày càng phát triển, vấn đề mà ngƣời lao động quan tâm đó là sức khỏe của mình và sự an toàn khi lao động.Trụ sở cơ quan đặt ở vị trí thoáng gió sẽ làm cho cảnh quan môi trƣờng trong trụ sở trong lành, thoáng đãng. Nhƣng đôi khi cũng là nhân tố ảnh hƣởng tới sức khỏe của nhân viên, ánh sáng và tiếng ồn ngoài phạm vi cho phép cũng ảnh hƣởng tới sức khỏa của họ. Do đó để đảm bảo cho sức khỏe cho nhân viên đƣợc duy trì và không gây gián đoạn công việc do những ngày nghỉ ốm, bên cạnh việc có chế độ chăm sóc sức khỏe nhân viên thƣờng xuyên định kỳ, tại cơ quan nên bố trí bộ phận cung cấp các dịch vụ y tế cho nhân viên khi cần thiết.
- Vệ sinh: Vệ sinh trụ sở cơ quan là vấn đề quan trọng. Đối với nhân viên trong cơ quan, một trụ sở đƣợc thƣờng xuyên vệ sinh sạch sẽ sẽ giúp cho họ có đƣợc sức khỏe và cảm giác thoải mái khi làm việc và cảm thấy sự quan tâm của lãnh đạo. Đối với đối tác của cơ quan, sự sạch sẽ và lịch sự của trụ sở sẽ gây ấn tƣợng tốt đẹp về cơ quan, cho họ thấy đƣợc khả năng quản lý của lãnh đạo cơ quan nhƣ thế nào. Vì vậy, để tạo dựng một trụ sở có cảnh quan môi trƣờng sạch sẽ, lịch sự, các nhà lãnh đạo cần phải quan tâm đến vấn đề này. Thông thƣờng các cơ quan thƣờng bố trí ngƣời của mình thành bộ phận chuyên trách thuộc sự quản lý của văn phòng để đảm nhận công việc này. Tuy nhiên, xu hƣớng này xuất hiện nhiều tổ chức dịch vụ thực hiện công việc này, cơ quan có thể quyết định thuê những tổ chức chuyên nghiệp này thay vì bố trí chính bản thân nhân viên mình làm công việc này. Mặt khác khi thuê ngoài sẽ ảnh hƣởng tới tính bảo mật thông tin cơ quan và không vệ sinh đƣợc trụ sở trong những trƣờng hợp đột xuất.
- An toàn phòng cháy chữa cháy: Phần lớn các tai nạn, hỏa hoạn xảy ra tại các trụ sở cơ quan đều có nguyên nhân là điện do đó phải định kỳ kiểm tra, bảo trì, bảo dƣỡng các máy móc, các thiết bị diện trƣớc khi các tai nạn có thể xảy ra. Cần thiết phải trang bị trong trụ sở đầy đủ các phƣơng tiện báo hiệu và chữa cháy khi có hỏa hoạn xảy ra và đảm bảo các phƣơng tiện, dụng cụ đó đƣợc hoạt động thƣờng xuyên. Muốn vậy bên cạnh những đợt kiểm tra định kỳ, cần phải phổ biến, tập huấn cho nhân viên các quy tắc phòng chay, chữa cháy. Tại các hành lang, cầu thang phải bố trí các bảng hƣớng dẫn phòng cháy chữa cháy. Đối với các nhà cao tầng phải bố trí các cửa thoát hiểm khẩn cấp và không đƣợc đóng kín.