8. Cấu trúc của đề tài
3.1.1.1. Hoàn thiện các quy định về hƣớng dẫn thực hiện bài trí công sở
công sở theo mô hình chung
Nhà nƣớc cần quan tâm hơn nữa và cần phải hoàn thiện các quy định và có hƣớng dẫn cụ thể về vấn đề bài trí công sở và đƣa ra những cách bài trí công sở đúng đắn cho sự phát triển xã hội, Nhà nƣớc đƣa ra những chính sách mềm dẽo thúc đẩy các doanh nghiệp khuyến khích các cơ quan, doanh nghiệp phát triển. Cần xây dựng mô hình bài trí công sở để cho các doanh nghiệp áp dụng thực hiện để có tính đồng bộ.
Chủ trƣơng, chính sách nhất quán của Ðảng và Nhà nƣớc là tạo mọi điều kiện thuận lợi để phát triển mạnh doanh nghiệp Việt; tập trung hoàn thiện chính sách hỗ trợ phát triển doanh nghiệp nhỏ và vừa, doanh nghiệp khởi nghiệp.
3.1.1.2. N ng cao nhận thức cho các doanh nghiệp về bài trí công sở
Bài trí công sở là rất cần thiết và ngày càng đƣợc đánh giá rất cao.Vì vậy nhà nƣớc cần phải có những chính sách tuyên truyền nhằm nâng cao nhận
thức cho các doanh nghiệp về lợi ích của việc áp dụng bài trí công sơ trong cơ quan, doanh nghiệp.Các cấp lãnh đạo phải thƣờng xuyên tổ chức thực hiện việc tuyên truyền vì lợi ích của doanh nghiệp.
3.1.1.3. Tăng cƣờng vai trò của cơ quan quản ý Nhà nƣớc
Trong thời gian tới, Các cơ quan chức năng sẽ tăng cƣờng mở các lớp bồi dƣỡng nâng cao nhận thức cho các chủ doanh nghiệp và cán bộ quản lý về quy định của pháp luật về vấn đề bài trí công sở. Phối hợp với các trƣờng đại học, cao đẳng chuyên ngành tổ chức các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ về bài trí công sở cho những ngƣời quản lý và nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp.
Các cơ quan chức năng chặt chẽ hơn nữa với các doanh nghiệp để rà soát các cơ quan để đảm bảo các điều kiện kinh doanh. Bên cạnh đó định kỳ tổ chức đoàn kiểm tra liên ngành, kiểm tra việc chấp hành các quy định của Nhà nƣớc về công tác bài trí công sở tại các cơ quan, doanh nghiệp. Kiên quyết xử lý nghiêm các hành vi vi phạm trong hoạt động bài trí công sở.
Để vai trò quản lý của Nhà nƣớc đối với hoạt động bài trí công sở, các cơ quan chức năng tăng cƣờng công tác chỉ đạo, kiểm tra giám sát, đồng thời có sự hợp tác chặt chẽ giữa cơ quan quản lý Nhà nƣớc với các doanh nghiệp. Đồng thời tăng cƣờng công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức của các doanh nghiệp cần phải quan tâm tới việc xây dựng hoàn thiện bài trí công sở cho doanh nghiệp mình nhằm tạo thƣơng hiệu cho chính mình; từng bƣớc nâng cấp, hiện đại hóa cơ sở vật chất; nâng cao chất lƣợng phục vụ; đa dạng hóa dịch vụ, tăng cƣờng các biện pháp đảm bảo an toàn cho khách hàng… Trong công tác quảng bá các cơ quan chức năng phải luôn giữ vai trò định hƣớng trong công tác chỉ đạo để các doanh nghiệp thấy đƣợc vai trò và lợi ích khi tích cực hoàn thiện bài trí công sở sẽ mang lại hiệu quả thiết thực.
3.1.2. Giải pháp vi mô
3.1.2.1. N ng cao nhận thức của ãnh đạo, nh n viên trong doanh nghiệp về bài trí công sở
Để hoàn thiện bài trí công sở và đi vào thực hiện có hiệu quả rất cần sự thay đổi nhận thức của cán bộ, nhân viên, đặc biệt là các cấp lãnh đạo. Cần có một đội ngũ cán bộ đƣợc đào tạo chuyên môn, một sự chỉ đạo nhất quán trong hoạt động quản lý của cơ quan, phát huy trách nhiệm của ngƣời đứng đầu cơ quan trong việc chỉ đạo công tác bài trí công sở; cập nhật và phổ biết các xu hƣớng bài trí công sở mới, phù hợp về bài trí công sở cho cán bộ nhân viên nhằm nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác bài trí công sở.
Lãnh đạo cần phải tăng cƣờng công tác kiểm tra, chỉ đạo, động viên khen thƣởng kịp thời cũng nhƣ xử lý các vi phạm về công tác bài trí công sở.
Bài trí công sở chỉ có thể đạt hiệu quả khi mỗi cán bộ, nhân viên nhận thức và có kiến thức về nó. Việc đẩy mạnh tuyên truyền, giáo dục, mục đích ý nghĩa của bài trí công sở góp phần khơi dậy tính sáng tạo cho cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp. Xây dựng một môi trƣờng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp. Từ cách bài trí khuôn viên, bài trí phòng làm việc, sắp xếp và sử dụng các trag thiết bị sao cho phù hợp tới việc phối màu sao cho hợp lý, nhã nhặn, lịch sự phù hợp với từng loại hình hoạt động của doanh nghiệp.
Bài trí công sở là sự sắp xếp khuôn viên, phòng làm việc, các thiết bị sao cho khoa học, tạo nên nét đẹp trong mỗi doanh nghiệp. Bảo vệ thƣơng hiệu cho doanh nghiệp, bảo vệ thƣơng hiệu chính là bảo vệ giá trị cốt lõi của doanh nghiệp bởi thƣơng hiệu là yếu tố quyết định sống còn của mỗi doanh nghiệp.
Bài trí công sở chính là cơ hội để cán bộ nhân viên trog công ty có thể thỏa sức sáng tạo để có thể tạo một không gian làm việc phù hợp, giúp nhân viên gắn bó với tổ chức hơn. Gắn chặt nhân viên từ đó giúp cán bộ nhân viên
có ý thức trách nhiệm. Đồng thời ngƣời quản lý cần biết vận dụng, học hỏi các xu thế bài trí công sở để có thêm hiểu biết áp dụng, hoàn thiện bài trí công sở trong doanh nghiệp mình.
3.1.2.2. Hoàn thiện bài trí công sở, tạo môi trƣờng và bầu không khí thoải mái x y dựng nếp sống trong doanh nghiệp khí thoải mái x y dựng nếp sống trong doanh nghiệp
Hoàn thiện bài trí công trí tạo môi trƣờng và bầu không khí cho cán bộ nhân viên đây là một yếu tố quan trọng kích thích lòng hăng say, tinh thần làm việc của các cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp, giúp cán bộ, nhân viên cảm thấy đam mê với công việc, yêu nghề hơn.
Vì vậy, bên cạnh với việc lãnh đạo công việc, ngƣời lãnh đạo cần quan tâm tới vấn đề bài trí công sở tại cơ quan, quan tâm tới môi trƣờng làm việc của nhân viên để có hƣớng điều chỉnh sao cho phù hợp với loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Ngƣời lãnh đạo luôn làm gƣơng trong việc thực hiện bài trí công sở.
3.1.2.3. Các doanh nghiệp cần mời các chuyên gia, ngƣời am hiểu về nội thất để tƣ vấn về cách bài trí công sở sao cho phù hợp. về nội thất để tƣ vấn về cách bài trí công sở sao cho phù hợp.
Không phải cách bài trí công sở nào cũng phù hợp với doanh nghiệp mà phải dựa vào nhiều yếu tố. Có cách bài trí này phù hợp với doanh nghiệp này nhƣng không phù hợp với doanh nghiệp khác. Vì vậy, để bài trí công sở thành công, đạt đƣợc hiệu quả tốt nhất cần có những ý kiến của những ngƣời có chuyên môn trong lĩnh vực này, những chuyên gia đã nghiên cứu và am hiểu thì sẽ có những lời khuyên hữu ích nhất, đƣa ra cách bài trí công sở phù hợp với hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp. Giúp cho các doanh nghiệp xây dựng hoàn thiện đƣợc vấn đề bài trí công sở tạo môi trƣờng làm việc phù hợp, trang trọng và hiện đại, khẳng định thƣơng hiệu của doanh nghiệp.
Nhà lãnh đạo cần phải thƣờng xuyên nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên về công tác bài trí công sở thông qua việc phối hợp với các Trƣờng
có liên quan mở các lớp huấn luyện, các khóa học về bài trí công sở.
Việc cử cán bộ nhân viên đi học phải có trọng tâm, cần xác định đúng nội dung ƣu tiên trong bồi dƣỡng đào tạo. Mỗi cán bộ nhân viên phải bổ xung kiến thức về bài trí công sở. Đẩy mạnh kiểm tra đánh giá vầ bài trí công sở và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ nhân viên, bố trí đúng ngƣời đúng việc. Đồng thời phải xây dựng quy chế thi đua khen thƣởng để động viên khích lệ tính năng động, sáng tạo trong công tác bài trí công sở cho cán bộ nhân viên. Cũng nhƣ áp dụng các quy chế kỷ luật đối với hành vi sai phạm về công tác bài trí công sở.
3.1.2.4. X y dựng quy định về bài trí công sở trong các doanh nghiệp.
Nhà lãnh đạo cần đề ra các quy định về bài trí công sở để đội ngũ cán bộ, nhân viên hiểu và thực hiện theo. Không có chế tài thì việc thực hiện còn lỏng lẻo, có các hiện tƣợng nhƣ phòng làm việc bừa bộn, lộn xộn, các trang thiết bị đực sử dụng và bài trí sai vị trí. Gây khó khăn trong việc quản lý làm giảm năng suất lao động .
Doanh nghiệp cần ban hành “Quy định về bài trí công sở” nhằm đảm bảo tính thống nhất trong việc bài trí, sắp xếp công sở và cán bộ nhân viên biết, hiểu và thực hiện theo.
Cần bài trí khuôn viên trụ sở làm việc theo đúng quy định về biển tên, Quốc huy, Quốc kỳ, khu vực để phƣơng tiện giao thông phải thiết kế sao cho khoa học thuận tiện cho cán bộ nhân viên và khách hàng tới làm việc hài lòng. Các doanh nghiệp hiện nay đang bài trí công sở theo sở thích, kinh nghiệm của lãnh đạo và nhân viên. Vì vậy đã tạo nên những nét riêng cho doanh nghiệp, các doanh nghiệp không đồng nhất với nhau. Do vậy cần xây dựng quy chế để thống nhất về việc bài trí công sở tại các doanh nhiệp, để từ đó các doanh nghiệp có thể lấy làm căn cứ để thực hiện về vấn đè bài trí công sở tại cơ quan. Vì vậy tôi xin đề xuất giải pháp xây dựng quy chế về bài trí
công sở nhƣ sau:
Nội dung quy chế bài trí công sở - QUỐC HUY, QUỐC KỲ + Treo Quốc huy
Quốc huy đƣợc treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính. Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hƣ hỏng.
+ Treo Quốc kỳ
1. Quốc kỳ đƣợc treo nơi trang trọng trƣớc công sở hoặc toà nhà chính. Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thƣớc, màu sắc đã đƣợc Hiến pháp quy định.
2. Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nƣớc ngoài và lễ tang tuân theo quy định về nghi lễ nhà nƣớc và đón tiếp khách nƣớc ngoài, tổ chức lễ tang.
- BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ + Biển tên cơ quan
1. Doanh nghiệp phải có biển tên đƣợc đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của doanh nghiệp.
2. Đơn vị chức năng hƣớng dẫn thống nhất cách thể hiện biển tên doanh nghiệp.
- Phòng àm việc
Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ,nhân viên.
Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý.
Không lập bàn thờ, thắp hƣơng, không đun, nấu trong phòng làm việc. - Khu vực để phƣơng tiện giao thông
Doanh nghiệp có trách nhiệm bố trí khu vực để phƣơng tiện giao thông của cán bộ, nhân viên và của khách hàng đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi (hoặc thu phí đúng quy định) phƣơng tiện giao thông của ngƣời đến giao dịch, làm việc.
3.1.2.5. Về trang thiết bị trong phòng àm việc
Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng nhƣ môi trƣờng và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất. Để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc đƣợc liên hoàn, đảm bảo tính khoa học. chính vì vậy việc bố trí sắp xếp các trang thiết bị phòng làm việc cần phải đảm bảo:
-Sắp xếp bàn làm việc và các trang thiết bị gọn gàng, ngăn nắp, nếu không thì cán bộ nhân viên sẽ gặp khó khăn trong quá trình giải quyết công việc, tạo nên môi trƣờng làm việc không chuyên nghiệp, khoa học để khắc phục tình trạng đó cần bố trí các trang thiết bị đúng vị trí thuận tiện cho tất cả cán bộ nhân viên thực hiện công việc. Ví dụ: Có giấy tờ tài liệu thì không nên để trên bàn mà phải để ở trong tủ, kệ, giá, những giấy tờ chƣa giải quyết xong thì xếp gọn gàng vào một chổ để buổi sau tiếp tục làm. Các trang thiết bị sử dụng xong phải để lại vị trí quy định, không để lộn xộn, bừa bãi…
-Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc thiết bị có chế độ bảo dƣỡng định kỳ máy, móc, trang thiết bị, hạn chế tốt đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hƣởng tới tiến độthực hiện công việc của cán bộ nhân viên.
-Đẩy mạnh lắp đặt, sửa chữa các trang thiết bị trong phòng làm việc, cần quy định rỗ ràng về thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài thời gian gây ảnh hƣởng đến tiến độ công việc.
- Công nghệ thông tin là sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp, đổi mới trang thiết bị nhằm tạo hiệu quả công việc.
3.1.2.6. Kiểm tra giám sát, đánh giá trang thiết bị tại các doanh nghiệp nghiệp
giá giám sát nhằm nâng cao chất lƣợng. Công tác kiểm tra đánh giá thƣờng đƣợc tiến hành theo hai hình thức là định kỳ cố định và đột xuất. Kiểm tra định kỳ cố định thƣờng diễn ra với mục đích tổng kết đánh giá việc thực hiện theo quý hoặc vào cuối mỗi năm. Còn kiểm tra đột xuất thƣờng nhằm mục đích đánh giá thực tế. Lãnh đạo doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình thực tiễn và các yêu cầu đặt ra để lựa chọn hình thức kiểm tra đính giá hiệu quả nhất.
Công tác kiểm tra giám sát tình hình sắp xếp, bài trí và sử dụng trang thiết bị tại các doanh nghiệp cần chú trọng một số điểm sau:
-Tăng cƣờng hoạt động kiểm tra, giám sát đột xuất để nắm đƣợc thực trạng và tình hình thay đổi của trang thiết bị trong doanh nghiệp.
-Xây dựng các căn cứ để hoạt động kiểm tra, giám sát đƣợc đánh giá chính xác và mang lại hiệu quả cao.
-Dựa trên những kết quả kiểm tra, giám sát thu đƣợc cần tiến hành tổng hợp căn cứ để các lần kiểm tra giám sát sau có số liệu so sánh và chỉ ra đƣợc sự thay đổi của các trang thiết bị trong phòng làm việc.
-Nâng cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm và tính phân minh của các thành viên trong ban kiểm tra, giám sát. Tránh trƣờng hợp cả nể làm giảm chất lƣợng kiểm tra, giám sát.
Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát, phòng ban nên có những quy định riêng trong công sở về bài trí, dọn dẹp nơi làm việc của cán bộ, nhân viên, để các nhân viên tụ giác chấp hành, không bày bày nơi làm việc.
3.2. Đề xuất kiến nghị 3.2.1. Đối với ãnh đạo
Nhà lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa tới công tác bài trí công sở. Tổ chức nghiên cứu xây dựng và ban hành các quy đinh, quy chế, hƣớng dẫn để làm căn cứ triển khai công tác bài trí công sở tại doanh nghiệp một cách hiệu quả, giúp cán bộ nhân viên làm việc trong môi trƣờng chuyên nghiệp, hiện
đại.
Xây dựng bộ phận phụ trách riêng về công tác bài trí công sở, giúp khi giải quyết công việc không bị chồng chéo sang các bộ phận khác. Việc hình thành một bộ phận chuyên biệt giúp cho công tác quản lý đƣợ tiến hành nhanh chóng và thƣờng xuyên hơn.
Tăng cƣờng nguồn kinh phí đối với công tác đài tạo cán bộ nhân viên về bài trí công sở cũng nhƣ tăng nguồn kinh phí cho việc đầu tƣ nghiên cứu các xu hƣớng, các hệ thống trang thiết bị.
Lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi ngoại khóa về công tác bài trí công sở cho nhân viên, tạo môi trƣờng làm việc hiệu quả, thƣờng xuyên khuyến khích và nhắc nhở nhân viên.
Lãnh đạo có những buổi khuyến khích nhân viên thiết kế bài trí công sở
Cần cải tạo điều kiện làm việc cho cán bộ nhân viên.