8. Cấu trúc của đề tài
2.3.2. Thiết kế và bài trí khuôn viên công sở tại một số doanh nghiệp
trên địa bàn thành phố Hà Nội Ngƣời 40 10 0 50 % 80 20 0 100
Phần lớn các cán bộ, nhân viên đang làm việc tại các công ty đều đồng ý rằng trụ sở các doanh nghiệp đƣợc đặt ở điểm giao thông thuận lợi, dễ tìm thấy chiếm tỉ lệ 80%, bên cạnh đó có một số ý kiến lại cho rằng trụ sở doanh nghiệp chƣa đƣợc đặt ở điểm giao thông thuận lợi và dễ thấy còn chiếm tỉ lệ 20%. Với ý kiến chƣa đồng ý chủ yếu là do tại đây bị ảnh hƣởng bởi tiếng ồn và bụi do có khối lƣợng phƣơng tiện giao thông qua lại đông. Điều đó đồng nghĩa nó làm ảnh hƣởng tới quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên trong các công ty có trụ sở gần những tuyến đƣờng lớn. Đã đặt ra cần phải có những giải pháp hạn chế những bất cập trên.
2.3.2. Thiết kế và bài trí khuôn viên công sở tại một số doanh nghiệp nghiệp
Ở mỗi công ty, doanh nghiệp đều thiết kế và có cách bài trí riêng, tuy nhiên dù bài trí nhƣ thế nào đều phải tuân thủ nguyên tắc lịch sự, khoa học và văn minh.
-Quốc huy, Quốc kỳ:
Cách thiết kế, bài trí khuôn viên trụ sở các doanh nghiệp theo đúng nguyên tắc. Tại một số doanh nghiệp đƣợc bài trí đẹp, Quốc huy, Quốc kỳ đƣợc treo đúng theo quy định của quy chế văn hóa công sở. Quốc kỳ đƣợc treo trang trọng trƣớc tòa nhà chính. Quốc kỳ treo tại các doanh nghiệp đúng
tiêu chuẩn về kích thƣớc, màu sắc đã đƣợc Hiến pháp quy định.
Qua khảo sát thực tế tại 04 công ty trên địa bàn Thành phố Hà Nội nhận thấy phần lớn Quốc kỳ đƣợc treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc tòa nhà chính và trong hội trƣờng chính của cơ quan. Quốc kỳ có kích cỡ phù hợp với không gian treo, tại đây một số doanh nghiệp ít sảy ra tình trạng treo quốc kỳ quá cũ hoặc bị hƣ hỏng. Các doanh nghiệp có quan tâm tới vấn này, Quốc kỳ luôn đƣợc thay mới khi đã cũ. Quốc kỳ đạt tiêu chuẩn về kích thƣớc, màu sắc đã đƣợc hiến pháp quy định (Điều 13 hiến pháp). Việc treo Quốc kỳ cũng đƣợc các doanh nghiệp treo trong các buổi lễ, đón tiếp khách nƣớc ngoài tuân theo nghi lễ đón tiếp khách. Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn một số doanh nghiệp treo quốc kỳ còn bị ngƣợc và đã cũ, cụ thể đó là tại trụ sở Công ty Cổ phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen treo quốc kỳ bị ngƣợc và đã bị bạc màu.
Quốc kỳ bị treo ngƣợc, và đã cũ tại trụ sở Công ty cổ phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen
-Khu vực để phƣơng tiện giao thông:
Tại các doanh nghiệp có sắp xếp chỗ để phƣơng tiện giao thông cho cán bộ, nhân viên và khách hàng tới giao dịch để xe trong quá trình làm việc tại công ty. Nhà xe đƣợc bố trí gần nơi làm việc nên khá thuận lợi cho việc di
chuyển.
Khác với cơ quan hành chính Nhà nƣớc theo Quyết định 129/2007/QĐ- TTg Quy chế văn hoá công sở tại cơ quan hành chính nhà nƣớc quy định: Cơ quan có trách nhiệm bố trí khu để phƣơng tiện giao thông cho cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời đến giao dịch, làm việc. Không thu phí phƣơng tiện đến giao dịch, làm việc. Thì tại các doanh nghiệp vấn đề này đƣợc tổ chức sắp xếp theo quy định của từng công ty không chịu sự gò bó từ các quyết định nhƣ các cơ quan hành chính Nhà nƣớc. Tuy nhiên, tại một số doanh nghiệp nhận thấy mỗi lần gửi xe phải trả tiền phí cho ngƣời trông xe để ràng buộc về trách nhiệm cho ngƣời trông, để xe đƣợc đƣợc an toàn, sắp xếp gọn gàng, tạo vẽ mỹ quan. Nhƣng số tiền thu phải đúng quy định.
Qua quá trình khảo sát 04 công ty trên địa bàn thành phố Hà Nội, tôi nhận xét về cách bài trí khuôn viên tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội nhƣ sau:
Tìm hiểu về ý kiến nhận xét của đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp về vấn đề bài trí khuôn viên tại đây, tôi thu thập đƣợc bảng số liệu sau:
Bảng 2.2. Kết quả khảo sát câu hỏi số 03 trong phiếu khảo sát
Câu hỏi số 3: Anh/chị thấy cách bài trí khuôn viên làm việc (Quốc huy, Quốc kỳ, biển tên cơ quan, khu vực để phƣơng tiện giao thông của cán bộ, nhân viên) tại cơ quan mình làm việc đã hợp lý chƣa?
Đối tƣợng Đơn vị Hợp lý Chƣa hợp lý Tổng Cán bộ, nhân viên
làm việc tại các doanh nghiệp
Ngƣời 35 15 50
% 70 30 100
Qua bảng số liệu khảo sát tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội (Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà; Công ty cổ phần đầu tƣ B&B; Công ty cổng phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen và Tổng công ty 319 Bộ
Quốc phòng), nhận thấy 70% cán bộ, nhân viên làm việc trong các doanh nghiệp cho rằng cách bài trí khuôn viên tại cơ quan mình là hợp lý. Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn có 30% cán bộ nhân viên cho rằng không hợp lý. Do một số nguyên nhân nhƣ khu vực để xe cho cán bộ nhân viên còn chật hẹp, không đủ chỗ để xe cho cán bộ nhân viên, nhiều nhân viên phải để xe ở ngoài gây lộn xộn, khó lấy xe khi cần di chuyển.
Tại các doanh nghiệp bố trí chỗ để xe cho khách hàng và đối tác khi tới làm việc tại doanh nghiệp đƣợc đặt ngay trƣớc cổng và không thu tiền gửi xe. Điều này giúp cho khách hàng, đối tác đến liên hệ làm việc tại cơ quan dễ dàng quan sát và để đúng nơi quy định.
- Biển tên và địa chỉ cơ quan
Bên ngoài cổng chính các cơ quan phải gắn biển tên và địa chỉ của cơ quan để cán bộ nhân viên trong cơ quan khách hàng tới liên hệ biết và chấp hành. Nhƣ tại công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà có biển tên cơ quan gắn tại cổng chính. Trên biển tên có ghi đủ các thông tin về tên công ty, địa chỉ và số điện thoại (Hình ảnh xem tại phụ lục 03). Điều đó giúp cho khách hàng, đối tác khi tới làm việc dễ dàng nhận biết
- Về khẩu hiệu, banner các chƣơng trình của một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội
Các nghiên cứu đã chứng minh rằng, khách hàng càng có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhãn hiệu thông qua các giác quan (nghe, nhìn, ngửi, nếm, thậm chí ngẫm nghĩ) với một tần suất nhất định thì nhẫn hiệu càng đƣợc định hình rõ nét trong tâm trí họ. Do đó, các chuyên gia không ngừng nghiên cứu để mở rộng các thành tố thƣơng hiệu nhƣ khẩu hiệu.
Khẩu hiệu là đoạn văn ngắn truyền đạt thông tin mô tả hoặc thuyết phục về nhãn hiệu theo một cách nào đó. Một số khẩu hiệu càng làm tăng nhận thức nhãn hiệu một cách rõ rệt hơn là tạo nên một mối liên hệ mạnh giữa nhãn hiệu và chủng loại sản phẩm vì có cả hai vào trong sản phẩm. Quan
trọng nhất là khẩu hiệu giúp cũng cố, định nhãn hiệu và là tạo điểm khác biệt. Đối với những doanh nghiệp hàng đầu khẩu hiệu còn là những tuyên bố về tính dẫn đầu, độc đáo của mình.
Câu khẩu hiệu đƣợc xem nhƣ một cách quảng bá thƣơng hiệu rất tốt, nó là một công cụ ngắn gọn, súc tích và cực kì hiệu quả trong việc tạo dựng giá trị thƣơng hiệu. Câu khẩu hiệu có thể giúp khách hàng hiểu một cách nhanh chóng thƣơng hiệu đó là gì và nó khác biệt với thƣơng hiệu khác nhƣ thế nào? Câu khẩu hiệu góp phần .
Khẩu hiệu là hình thức giúp nhân viên nhập tâm và hiện nay nhiều doanh nghiệp áp dụng. Các khẩu hiệu này thƣờng rất ngắn gọn, cô đọng xúc tích, đƣợc các doanh nghiệp sử dụng những câu đơn giản và dễ nhớ. Các doanh nghiệp hình thành các khẩu hiệu để có thể diễn đạt một cách cô đọng nhất triết lý kinh doanh, hoạt động của doanh nghiệp.
Qua khảo sát thực tết tại bốn doanh nhiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nôi, tôi nhận thấy chỉ có Tổng công ty 319 Bộ quốc phòng có khẩu hiệu (slogan) là “Vƣơn tới tầm cao”. Còn các doanh nghiệp còn lại không có khẩu hiệu.
Hình ảnh khẩu hiệu tông công ty 319 Bộ Quốc phòng
Để khẳng định Quyết tâm hành động không ngừng “Vƣơn tới tầm cao”, Tổng công ty 319 luôn chú trọng phát triển nguồn nhân lực, nhất là nguồn
nhân lực chất lƣợng cao, cán bộ quản lý, kỹ sƣ, công nhân có tay nghề cao để tăng năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động. Tổng công ty 319 Bộ Quốc phòng vinh dự 2 năm liên tiếp (2015 và 2016) đƣợc nhận bằng khen, Cờ cho đơn vị tiêu biểu của Bộ xây dựng.
Các công trình do Tổng công ty 319 quản lý thi công luôn đảm bảo chất lƣợng tốt nhất, tiến độ thi công nhanh nhất, đáp ứng các yêu cầu của thiết kế về an toàn, công năng sử dụng và kiến trúc. Từ khi khởi công đến khi kết thúc bảo hành công trình đều đƣợc kiểm soát theo Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO9001:2008, ISO14001:2015 và OHSAS 18001:2007 ; đảm bảo tốt nhất cam kết với Chủ đầu tƣ; quản lý, quản trị và điều hành tất cả các khâu theo quy trình thống nhất, chặt chẽ từ Tổng công ty đến các đơn vị thành viên. Năm 2016 Tổng công ty 319 Bộ Quốc phòng vinh dự có 03 công trình đạt Giải thƣởng Công trình chất lƣợng cao là: Trụ sở Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chi nhánh tỉnh Hải Dƣơng; Dự án Đầu tƣ xây dựng Trụ sở Viện Kiểm sát quân sự trung ƣơng; Sở chỉ huy và Nhà làm việc cơ quan Binh chủng Công binh.
Những giải thƣởng Công trình chất lƣợng cao mà Tổng công ty 319 Bộ Quốc phòng đạt đƣợc trong những năm qua là minh chứng cho chiến lƣợc phù hợp của Chỉ huy Tổng công ty góp phần tích cực nâng cao uy tín, thƣơng hiệu của đơn vị cũng nhƣ đóng góp vào sự phát triển ngành Xây dựng. Luân khẳng định vị trí của mình đúng theo khẩu hiệu “Vƣơn tới tầm cao”
2.3.3. Công tác bài trí, sắp xếp phòng àm việc
Các doanh nghiệp hiện nay đã quan tâm tới vấn đề bài trí, sắp xếp phòng làm việc cho cán bộ, nhân viên đây là việc đầu tiên cần phải làm là xây dựng thƣơng hiệu, xây dựng một niềm tin cho khách hàng, điều đó thể hiện bộ mặt công ty thông qua cách thiết kế sắp xếp và bài trí phòng làm việc.
Các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội là một trong những công ty thuộc doanh nghiệp Việt Nam nên cách sắp xếp phòng làm việc cũng mang nhiều nét chung, nhất là các doanh nghiệp tại khu vực Hà Nội các phòng làm việc đƣợc thiết kế và bài trí sắp xếp phù hợp và tổ hợp thành hệ
thống. Một số công ty đã vận dụng thuật phong thủy phƣơng Đông vào trong việc sắp xếp phòng làm việc. Nhìn chung các doanh nghiệp đƣợc chia thành những khu vực rõ rệt bao gồm: Khu vực tiền sảnh, Lễ tân, Phòng họp, phòng của lãnh đạo, các phòng chức năng phòng làm việc của nhân viên.
Bài trí và sắp xếp phòng làm việc là một vấn đề quan trọng tạo nên môi trƣờng làm việc cho cán bộ nhân viên. Đặc biệt bài trí sắp xếp đƣợc xem là cách tạo dựng hình ảnh công ty đối với khách hàng, đối tác khi tới giao dịch làm việc với công ty. Điều đó đòi hỏi nhà lãnh đạo phải chú trọng, quan tâm tới vấn đề này để có thể hoàn thiện bài trí công sở nhằm tạo dựng hình ảnh, thƣơng hiệu. Đặc biệt đối với công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà tôi đã tiến hành khảo sát phỏng vấn bà Nguyễn Hoài Thu – Trƣởng phòng hành chính với câu hỏi: “Để có một văn phòng làm việc thoải mái, phù hợp thì cần phải có những yếu tố nào” thì nhận đƣợc câu trả lời nhƣ sau: “Để có một phòng làm việc thoải mái, phù hợp cần nhiều yếu tố. Trong đó phải nói đến cơ sở vật chất cần đủ đáp ứng các hoạt động và cách bài trí sắp xếp chúng sao cho hợp lý, khoa học”.
Nhƣ vậy, tôi rút ra đƣợc yếu tố quan trọng trong việc để có một phòng làm việc thoải mái, phù hợp phải có cở sở vật chất đủ đáp ứng và có cách bài trí sắp xếp chúng hợp lý, khoa học.
+ Cở sở vật chất đủ đáp ứng
Hầu hết các cán bộ nhân viên khi làm việc tại các doanh nghiệp vấn đề quan tâm là cơ sở vật chất tại đó có đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc không. Trụ sở đảm bảo với cơ sở trang thiết bị đáp ứng thì công việc diễn ra thuận lợi, đỡ tốn công sức cũng nhƣ thời gian trong quá trình làm việc. Nếu cơ sở vật chất không đáp ứng đƣợc thì không thể hoàn thành công việc đƣợc từ đó tạo ra những biểu hiện trì trệ trong công việc, công việc không đƣợc diễn ra liên tục mà bị gián đoạn. Tạo cảm giác không thoải mái cho cán bộ nhân viên.
+ Có cách bài trí sắp xếp hợp lý, khoa học
Bài trí sắp xếp phòng làm việc, các trang thiết bị khoa học giúp mang lại không gian làm việc thoải mái, công việc đƣợc giải quyết nhanh chóng.
Bên cạnh đó khi bài trí sắp xếp khoa học, hợp lý còn tạo nên hình ảnh đẹp, thƣơng hiệu cho công ty. Nhà lãnh đạo tại Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà luôn quan tâm chú trọng tới việc bài trí sắp xếp công sở cũng chính vì vậy các đối tác và khách hàng khi tới ký kết hợp đồng hầu hết đều rất hài lòng với công ty.
Qua khảo sát thực tế tại công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà tôi nhận thấy, phòng làm việc tại doanh nghiệp có bảng tên ghi rõ tên đơn vị đƣợc đặt phía trên của cửa ra vào chính. Ví dụ nhƣ: Phòng Giám đốc; Phòng Hành chính…. (xem hình ảnh phụ lục 04). Trên bàn làm việc có biển tên ghi rõ chức danh, họ tên của ngƣời làm việc tại bàn đó. Doanh nghiệp phải sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải đảm bảo gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý. Trong phòng làm việc không lập bàn thờ, thắp hƣơng, không đun nấu trong phòng. Phòng làm việc đƣợc tổ chức khoa học, hợp lý phù hợp với chức năng của mỗi phòng ban làm việc, phần nào tạo cảm giác thoải mái cho cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp
Tại công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà việc tổ chức, sắp xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ thuận tiện nhất giúp dễ dàng trong việc kiểm soát. Việc sắp xếp bài trí nhƣ vậy làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thƣ giãn bớt đƣợc căng thẳng khi làm việc, hơn thế là giúp tăng năng suất lao động (Hình ảnh xem tại Phụ lục 05).
Các phòng ban bộ phận trong công ty đƣợc bài trí gần nhau, thuận tiện trong việc trao đổi giữa các phòng ban. Các phòng đƣợc ngăn cách nhau bởi các vách ngăn bằng kính giúp cán bộ nhân viên có khoảng không gian riêng tƣ, không làm gián đoạn luồng công việc và cản ánh nắng. Giúp tiết kiệm điện, vật dụng, cán bộ nhân viên dễ tập trung và hơn thế những vách ngăn này có thể dễ dàng xê dịch khi phải có sự thay đổi vị trí.
Qua khảo sát nhận thấy hiện nay các doanh nghiệp đang dần quan tâm đến vấn đề bài trí, thiết kế nơi làm việc cho nhân viên. Các doanh nghiệp họ đã bắt đầu đầu tƣ đến việc tạo dựng hình ảnh cho công ty của mình nhằm thu hút, chắt lọc nguồn nhân lực đồng thời đẩy mạnh quảng cáo thƣơng hiệu, hợp tác các doanh nghiệp trong nƣớc và quốc tế. Trao đổi với ông Nguyễn Hoài Nam – Phó giám đốc Công ty Cổ phần đầu tƣ B&B “ Theo ông vấn đề bài trí văn phòng làm việc cho nhân viên có thật sự cần thiết và công ty lựa chọn xu hướng bài trí nào để bài trí phòng làm việc cho nhân viên, vì sao?” và tôi