8. Cấu trúc của đề tài
1.7.2.2. Theo mặt bằng mở
Nếu trƣớc đây, theo hình thức cổ điển, trụ sở cơ quan đƣợc tách ra thành nhiều phòng, có tƣờng xây ngăn tách, cửa ra vào có thể đóng kín và khóa lại. Kiểu bài trí này ở nƣớc ta hiện nay vẫn còn phổ biến nhƣng theo xu hƣớng của thế giới, hình thức này dần mất đi do những nhƣợc điểm của nó nhƣ: Chiếm nhiều diện tích hơn, làm tăng chi phí, nhiều hơn về điện, ánh sáng, thông gió; khó khăn trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí; lãnh đạo khó kiểm tra, giám sát công việc.
Thay thế vào đó là kiểu bài trí trụ sở, phòng làm việc theo phong cách hiện đại – theo mặt phẳng mở. Kể từ những năm 1950, kiểu bố trí này rất
đƣợc ƣa chuộng ở các nƣớc phát triển. Ở nƣớc ta, từ đầu thập kỷ 1990 đến nay, kiểu bài trí này dần sử dụng một cách phổ biến bởi các công ty liên doanh, văn phòng đại diện, các tổ chức, doanh nghiệp nƣớc ngoài do tính ƣu việt của nó.
Về cấu trúc, chỗ đặt trụ sở, văn phòng lớn (60 – 80m2) cho khoảng 20 ngƣời), có thể nằm ở một hoặc nhiều tầng tùy theo diện tích mặt bằng của tầng đó. Trụ sở đƣợc ngăn thành nhiều chỗ làm việc bởi các tấm vật liệu nhẹ cách âm có chiều cao từ 1,5m trở lên. Có thể sử dụng kính hay vật liệu trong suốt, tủ hoặc kệ hồ sơ làm vach ngăn. Trụ sở không ngăn riêng hẳn thành các phòng độc lập, do đó tạo ra nhiều lối đi qua lại thuận tiện giữa các phòng, khu vực với nhau.
- Ƣu điểm của kiểu bài trí này là:
+ Tận dụng tối đa mặt bằng do không có những bức tƣờng xây và hành lang.
+ Năng suất: giảm đƣợc thời gian cần thiết để thực hiện công việc vì có thể dễ dàng chuyển từ một giai đoạn xử lý này sang giai đoạn kế tiếp.
+ Tính cơ động cao: Có thể dễ dàng mở rộng hay thu hẹp khu vực làm việc của một phòng ban, bộ phận khi có sự thay đổi quy mô, nhân sự.
+ Bảo trì: dễ dàng, thuận tiện, chi phí thấp.
+ Đầu tƣ ban đầu: Tƣờng xây tốn kém hơn vách ngăn, nhƣng có thể sử dụng trong thời gian dài: 15 năm/lần. Vách ngăn có chi phí đầu tƣ ít hơn nhƣng thời hạn sử dụng ngắn hơn. Tuy nhiên, đây cũng là dịp để trang trí làm mới trụ sở.
+ Tăng tính tập thể: Vì nếu bài trí một cách hợp lý sẽ góp phần thiết lập lên những nhóm làm việc gần gũi, phát triển khả năng làm việc nhóm tốt, tạo tinh thần đồng đội và sự trung thành với nhóm.
Bên cạnh đó cũng có một số nhƣợc điểm sau:
không trách khỏi sự mất tập trung do nhiều ngƣời đi lại, từ đó làm ảnh hƣởng tới hiệu suất công việc.
+ Cản trở công việc của nhóm, một nhóm khi họ cần bàn bạc, thảo luận công việc riêng với nhau hoặc khi phòng tổ chức tuyển dụng.
+ Hình thức này ít đƣợc áp dụng cho những cơ quan làm công tác nghiên cứu mà thƣờng chỉ phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
Mỗi hình thức bài trí đều thể hiện những ƣu, nhƣợc điểm riêng. Các cơ quan cần căn cứ vào đặc điểm và tình hình thực tế, khả năng phát triển đơn vị mình để lựa chọn mô hình tổ chức, bài trí hợp lý.