8. Cấu trúc của đề tài
3.1.2.3. Các doanh nghiệp cần mời các chuyên gia, ngƣời am hiểu về nộ
về nội thất để tƣ vấn về cách bài trí công sở sao cho phù hợp.
Không phải cách bài trí công sở nào cũng phù hợp với doanh nghiệp mà phải dựa vào nhiều yếu tố. Có cách bài trí này phù hợp với doanh nghiệp này nhƣng không phù hợp với doanh nghiệp khác. Vì vậy, để bài trí công sở thành công, đạt đƣợc hiệu quả tốt nhất cần có những ý kiến của những ngƣời có chuyên môn trong lĩnh vực này, những chuyên gia đã nghiên cứu và am hiểu thì sẽ có những lời khuyên hữu ích nhất, đƣa ra cách bài trí công sở phù hợp với hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp. Giúp cho các doanh nghiệp xây dựng hoàn thiện đƣợc vấn đề bài trí công sở tạo môi trƣờng làm việc phù hợp, trang trọng và hiện đại, khẳng định thƣơng hiệu của doanh nghiệp.
Nhà lãnh đạo cần phải thƣờng xuyên nâng cao trình độ của cán bộ, nhân viên về công tác bài trí công sở thông qua việc phối hợp với các Trƣờng
có liên quan mở các lớp huấn luyện, các khóa học về bài trí công sở.
Việc cử cán bộ nhân viên đi học phải có trọng tâm, cần xác định đúng nội dung ƣu tiên trong bồi dƣỡng đào tạo. Mỗi cán bộ nhân viên phải bổ xung kiến thức về bài trí công sở. Đẩy mạnh kiểm tra đánh giá vầ bài trí công sở và đạo đức nghề nghiệp của cán bộ nhân viên, bố trí đúng ngƣời đúng việc. Đồng thời phải xây dựng quy chế thi đua khen thƣởng để động viên khích lệ tính năng động, sáng tạo trong công tác bài trí công sở cho cán bộ nhân viên. Cũng nhƣ áp dụng các quy chế kỷ luật đối với hành vi sai phạm về công tác bài trí công sở.
3.1.2.4. X y dựng quy định về bài trí công sở trong các doanh nghiệp.
Nhà lãnh đạo cần đề ra các quy định về bài trí công sở để đội ngũ cán bộ, nhân viên hiểu và thực hiện theo. Không có chế tài thì việc thực hiện còn lỏng lẻo, có các hiện tƣợng nhƣ phòng làm việc bừa bộn, lộn xộn, các trang thiết bị đực sử dụng và bài trí sai vị trí. Gây khó khăn trong việc quản lý làm giảm năng suất lao động .
Doanh nghiệp cần ban hành “Quy định về bài trí công sở” nhằm đảm bảo tính thống nhất trong việc bài trí, sắp xếp công sở và cán bộ nhân viên biết, hiểu và thực hiện theo.
Cần bài trí khuôn viên trụ sở làm việc theo đúng quy định về biển tên, Quốc huy, Quốc kỳ, khu vực để phƣơng tiện giao thông phải thiết kế sao cho khoa học thuận tiện cho cán bộ nhân viên và khách hàng tới làm việc hài lòng. Các doanh nghiệp hiện nay đang bài trí công sở theo sở thích, kinh nghiệm của lãnh đạo và nhân viên. Vì vậy đã tạo nên những nét riêng cho doanh nghiệp, các doanh nghiệp không đồng nhất với nhau. Do vậy cần xây dựng quy chế để thống nhất về việc bài trí công sở tại các doanh nhiệp, để từ đó các doanh nghiệp có thể lấy làm căn cứ để thực hiện về vấn đè bài trí công sở tại cơ quan. Vì vậy tôi xin đề xuất giải pháp xây dựng quy chế về bài trí
công sở nhƣ sau:
Nội dung quy chế bài trí công sở - QUỐC HUY, QUỐC KỲ + Treo Quốc huy
Quốc huy đƣợc treo trang trọng tại phía trên cổng chính hoặc toà nhà chính. Kích cỡ Quốc huy phải phù hợp với không gian treo. Không treo Quốc huy quá cũ hoặc bị hƣ hỏng.
+ Treo Quốc kỳ
1. Quốc kỳ đƣợc treo nơi trang trọng trƣớc công sở hoặc toà nhà chính. Quốc kỳ phải đúng tiêu chuẩn về kích thƣớc, màu sắc đã đƣợc Hiến pháp quy định.
2. Việc treo Quốc kỳ trong các buổi lễ, đón tiếp khách nƣớc ngoài và lễ tang tuân theo quy định về nghi lễ nhà nƣớc và đón tiếp khách nƣớc ngoài, tổ chức lễ tang.
- BÀI TRÍ KHUÔN VIÊN CÔNG SỞ + Biển tên cơ quan
1. Doanh nghiệp phải có biển tên đƣợc đặt tại cổng chính, trên đó ghi rõ tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt và địa chỉ của doanh nghiệp.
2. Đơn vị chức năng hƣớng dẫn thống nhất cách thể hiện biển tên doanh nghiệp.
- Phòng àm việc
Phòng làm việc phải có biển tên ghi rõ tên đơn vị, họ và tên, chức danh cán bộ,nhân viên.
Việc sắp xếp, bài trí phòng làm việc phải bảo đảm gọn gàng, ngăn nắp, khoa học, hợp lý.
Không lập bàn thờ, thắp hƣơng, không đun, nấu trong phòng làm việc. - Khu vực để phƣơng tiện giao thông
Doanh nghiệp có trách nhiệm bố trí khu vực để phƣơng tiện giao thông của cán bộ, nhân viên và của khách hàng đến giao dịch, làm việc. Không thu phí gửi (hoặc thu phí đúng quy định) phƣơng tiện giao thông của ngƣời đến giao dịch, làm việc.
3.1.2.5. Về trang thiết bị trong phòng àm việc
Tổ chức bố trí nơi làm việc nhằm tạo hứng thú cũng nhƣ môi trƣờng và điều kiện làm việc một cách thuận tiện, hiệu quả nhất. Để đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc đƣợc liên hoàn, đảm bảo tính khoa học. chính vì vậy việc bố trí sắp xếp các trang thiết bị phòng làm việc cần phải đảm bảo:
-Sắp xếp bàn làm việc và các trang thiết bị gọn gàng, ngăn nắp, nếu không thì cán bộ nhân viên sẽ gặp khó khăn trong quá trình giải quyết công việc, tạo nên môi trƣờng làm việc không chuyên nghiệp, khoa học để khắc phục tình trạng đó cần bố trí các trang thiết bị đúng vị trí thuận tiện cho tất cả cán bộ nhân viên thực hiện công việc. Ví dụ: Có giấy tờ tài liệu thì không nên để trên bàn mà phải để ở trong tủ, kệ, giá, những giấy tờ chƣa giải quyết xong thì xếp gọn gàng vào một chổ để buổi sau tiếp tục làm. Các trang thiết bị sử dụng xong phải để lại vị trí quy định, không để lộn xộn, bừa bãi…
-Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm tra kỹ thuật các máy móc thiết bị có chế độ bảo dƣỡng định kỳ máy, móc, trang thiết bị, hạn chế tốt đa tình trạng hỏng hóc gây ảnh hƣởng tới tiến độthực hiện công việc của cán bộ nhân viên.
-Đẩy mạnh lắp đặt, sửa chữa các trang thiết bị trong phòng làm việc, cần quy định rỗ ràng về thời gian sửa chữa tránh tình trạng kéo dài thời gian gây ảnh hƣởng đến tiến độ công việc.
- Công nghệ thông tin là sự tồn tại và phát triển doanh nghiệp, đổi mới trang thiết bị nhằm tạo hiệu quả công việc.
3.1.2.6. Kiểm tra giám sát, đánh giá trang thiết bị tại các doanh nghiệp nghiệp
giá giám sát nhằm nâng cao chất lƣợng. Công tác kiểm tra đánh giá thƣờng đƣợc tiến hành theo hai hình thức là định kỳ cố định và đột xuất. Kiểm tra định kỳ cố định thƣờng diễn ra với mục đích tổng kết đánh giá việc thực hiện theo quý hoặc vào cuối mỗi năm. Còn kiểm tra đột xuất thƣờng nhằm mục đích đánh giá thực tế. Lãnh đạo doanh nghiệp cần căn cứ vào tình hình thực tiễn và các yêu cầu đặt ra để lựa chọn hình thức kiểm tra đính giá hiệu quả nhất.
Công tác kiểm tra giám sát tình hình sắp xếp, bài trí và sử dụng trang thiết bị tại các doanh nghiệp cần chú trọng một số điểm sau:
-Tăng cƣờng hoạt động kiểm tra, giám sát đột xuất để nắm đƣợc thực trạng và tình hình thay đổi của trang thiết bị trong doanh nghiệp.
-Xây dựng các căn cứ để hoạt động kiểm tra, giám sát đƣợc đánh giá chính xác và mang lại hiệu quả cao.
-Dựa trên những kết quả kiểm tra, giám sát thu đƣợc cần tiến hành tổng hợp căn cứ để các lần kiểm tra giám sát sau có số liệu so sánh và chỉ ra đƣợc sự thay đổi của các trang thiết bị trong phòng làm việc.
-Nâng cao hơn nữa tinh thần trách nhiệm và tính phân minh của các thành viên trong ban kiểm tra, giám sát. Tránh trƣờng hợp cả nể làm giảm chất lƣợng kiểm tra, giám sát.
Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát, phòng ban nên có những quy định riêng trong công sở về bài trí, dọn dẹp nơi làm việc của cán bộ, nhân viên, để các nhân viên tụ giác chấp hành, không bày bày nơi làm việc.
3.2. Đề xuất kiến nghị 3.2.1. Đối với ãnh đạo
Nhà lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa tới công tác bài trí công sở. Tổ chức nghiên cứu xây dựng và ban hành các quy đinh, quy chế, hƣớng dẫn để làm căn cứ triển khai công tác bài trí công sở tại doanh nghiệp một cách hiệu quả, giúp cán bộ nhân viên làm việc trong môi trƣờng chuyên nghiệp, hiện
đại.
Xây dựng bộ phận phụ trách riêng về công tác bài trí công sở, giúp khi giải quyết công việc không bị chồng chéo sang các bộ phận khác. Việc hình thành một bộ phận chuyên biệt giúp cho công tác quản lý đƣợ tiến hành nhanh chóng và thƣờng xuyên hơn.
Tăng cƣờng nguồn kinh phí đối với công tác đài tạo cán bộ nhân viên về bài trí công sở cũng nhƣ tăng nguồn kinh phí cho việc đầu tƣ nghiên cứu các xu hƣớng, các hệ thống trang thiết bị.
Lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi ngoại khóa về công tác bài trí công sở cho nhân viên, tạo môi trƣờng làm việc hiệu quả, thƣờng xuyên khuyến khích và nhắc nhở nhân viên.
Lãnh đạo có những buổi khuyến khích nhân viên thiết kế bài trí công sở
Cần cải tạo điều kiện làm việc cho cán bộ nhân viên.
Để đảm bảo cho cán bộ, nhân viên làm việc hiệu qủa cần phải cải thiện điều kiện làm việc phù hợp với ngƣời lao động. Bố trí nơi làm việc cùng điều kiện nghỉ ngơi, giải trí tốt, sẽ ảnh hƣởng tới điều kiện sức khỏe và tâm lý, hiệu suất lao động của cán bộ, nhân viên. Vì vậy, cần tạo ra khung cảnh làm việc thuận lợi, hợp lý. Những yếu tố tạo nên khung cảnh làm việc thuận lợi là:
+ Diện tích phù hợp với với yêu cầu công việc và các phòng làm việc đƣợc bố trí hợp lý.
+ Có môi trƣờng không bị ô nhiễm để đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, nhân viên. Điều này đang là vấn đề quan trọng khi chúng ta đang trong thời kỳ công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nƣớc.
+ Môi trƣờng làm việc phải yên tĩnh, ít bụi, có đủ ánh sáng trong phòng làm việc, các phƣơng tiện làm việc đầy đủ và phù hợp với yêu cầu công việc.
Nhà lãnh đạo cần chủ động, thƣờng xuyên, xử lý kịp thời bằng nhiều hình thức và biện pháp nhằm thúc đẩy nhân viên thực hiện tốt trong công tác
bài trí văn phòng. Các lãnh đạo cũng cần báo sát chức năng nhiệm vụ khi chỉ đạo công việc, lựa chọn các chƣơng trình trọng tâm và đảm bảo khai thác đồng bộ các chƣơng trình công tác bài trí công sở. Ngoài ra, nhà lãnh đạocũng chú ý tới công tác kiểm tra, kiểm soát về công tác bài trí công sở để kịp thời phát hiện những sai sót, đề xuất các giải pháp điều chỉnh, bổ sung.
3.2.2. Đối với nh n viên
- Tổ chức các lớp huấn luyện, hƣớng dẫn về bài trí, sắp xếp trang thiết bị.
Việc bài trí, sắp sếp và sử dụng có hiệu quả trang thiết bị là một hoạt động cần thiết và hữu ích của cán bộ nhân viên làm việc tại doanh nghiệp, Cần bài trí sắp xếp và sử dụng có hiệu quả các yếu tố vật chất nhƣ: Trụ sở làm việc, hệ thống máy móc phụ trợ, hệ thống trang thiết bị chuyên môn của các phòng ban, hệ thống các trang thiết bị cá nhân
-Ƣu điểm của giải pháp
+ Đảm bảo tính đồng bộ trong quá tình nâng cao nhận thức và kỹ năng của cán bộ nhân viên về công tác bài trí, sắp xếp và sử dụng trang thiết bị.
+ Việc đào tạo đƣợc tiến hành tập trung sẽ giúp quá trình giảng dạy cũng nhƣ đánh giá sau giảng dạy đƣợc tiến hành dễ dàng, nâng cao chất lƣợng của giải pháp.
+ Trong qua trình huấn luyên, hƣớng dẫn cán bộ nhân viên có điều kiện trao đổi thu thập bổ sung những thông tin mà mình còn thiếu sót trong quá trình thực hiện.
-Một số hạn chế của giải pháp
+ Để tiến hành mở các lớp tập huấn, hƣớng dẫn vè bài trí công sở với sự có mặt đầy đủ các cán bộ nhân viên là tƣơng đối khó, bên cạnh đó nếu tiến hành chia nhỏ đào tạo tho từng đợt với số lƣợng tham gia nhất định thì dẫn tới kinh phí tăng lên và thời gian tập huấn kéo dài.
+ Tổ chức tập huấn chủ yếu là cán bộ nhân viên đƣợc trang bị hệ thống cơ sở lý thuyết là chủ yếu, các bài tập thực hành khá ít, chƣa sát với yêu cầu thực tế. Vì vây, chƣa đem lại hiệu quả nhƣ mong đợi.
- Nhân viên nên trang bị thêm những kiến thức về bài trí công sở
- Tham gia đầy đủ các buổi tập huấn để trao dồi kiến thức và thực hiện nghiêm túc các nguyên tắc về bài trí công sở. Nhân viên trong công ty không chỉ biết nghiệp vụ chuyên môn mà phải biết cách bài trí tổ chức phòng làm việc sao cho ngăn nắp, sạch sẽ có thẩm mỹ để tạo môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, lấy đƣợc thiện cảm đối với khách hàng khi tới giao dịch
- Nhân viên cần phổ biến cho đồng nghiệp cách thức trong bài trí công sở.
- Học tập, bồi dƣỡng các kỹ năng về bài trí công sở để vận dụng vào trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
- Ý thức rõ vai trò của bài trí công sở trong công việc tại doanh nghiệp, hình thành nên nền tảng trong việc bài trí, sắp xếp và sử dụng trang thiết bị trong phòng làm việc.
- Đề xuất các ý kiến tham mƣu cho lãnh đạo để xây dựng hoàn thiện công tác bài trí công sở trong doanh nghiệp.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 3
Hiện nay với thực trạng bài trí bài trí công sở tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội, việc cần thiết xây dựng và hoàn thiện bài trí công sở là rất cần thiết. Bên cạnh những ƣu điểm thì vẫn còn bộc lộ những hạn chế. Tuy nhiên những hạn chế này có thể khắc phục đƣợc nếu có sự quan tâm, chỉ đạo đúng đắn của các cấp lãnh đạo. Bên cạnh đó, cần có sự chấp hành nghiêm chỉnh của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp trông qua những công việc thiết thực nhất nhƣ không sắp xếp và sử dụng trang thiết bị, đồ đạc lộn xộn. Để hoàn thiện cách bài trí công sở trong các doanh nghiệp một cách tốt nhất thì cần sự đồng thuận của nhà lãnh đạo các doanh nghiệp cộng với sự quyết tâm thực hiện của đội ngũ cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp mình nhằm mục đích cuối cùng là nâng cao hiệu quả và chất lƣợng công việc.
KẾT LUẬN
Ngày nay, cùng với sự phát triển của kinh tế thị trƣờng, sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nƣớc. Đây đƣợc xem là thời điểm vừa là thời cơ cũng nhƣ thách thức đối với các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội nói riêng. Số lƣợng doanh nghiệp ngày càng tăng theo từng năm, đồng nghĩa với việc các trụ sở làm việc của các doanh nghiệp cũng tăng lên. Để tạo dựng thƣơng hiệu, không gian làm việc phù hợp, hiện đại thì các doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình cách bài trí công sở thích hợp. Việc xây dựng, hoàn thiện bài trí công sở đang dần đƣợc các doanh nghiệp quan tâm. Dù là nhà lãnh đạo hay cán bộ, nhân viên đều hi vọng làm việc trong môi trƣờng làm việc hiện đại, chuyên nghiệp đƣợc trang bị đầy đủ các trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công việc. Chính vì thế vấn đề bài trí công sở là rất cần thiết đối với các doanh nghiệp.
Có nhiều cách bài trí công sở, tùy vào nhiều yếu tố mà nhà lãnh đạo lựa