8. Cấu trúc của đề tài
2.3.4. Công tác bài trí, sắp xếp các trang thiết bị
Khung cảnh làm việc đƣợc tạo nên do cách bài trí nơi làm việc, môi trƣờng và các thiết bị sử dụng tại cơ quan tạo nên. Khung cảnh nơi làm việc cùng với điều kiện nghĩ ngơi, giải trí luôn ảnh hƣởng tới tình trạng, thể lực và năng suất lao động của nhân viên tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội .
doanh nghiệp cơ bản đáp ứng nhu cầu làm việc tối thiểu. Tuy nhiên trên thực tế việc trang bị vẫn chƣa đảm bảo sự thống nhất, đồng bộ.
Việc sử dụng trang thiết bị làm việc của cán bộ, nhân viên đảm bảo đúng tiêu chuẩn, định mức của từng cán bộ, nhân viên. Đảm bảo sử dụng tiết kiệm không lãng phí.
Qua khảo sát tại 04 công ty trên địa bàn thành phố Hà Nội nhận thấy các doanh nghiệp hiện nay đã chú ý tới việc cải thiện các điều kiện và thiết bị làm việc, đặc biệt là phòng ban lãnh đạo. Các phòng đều có máy tính, máy in laze, điện thoại, máy photo. Phòng làm việc đƣợc trang bị hệ thống ghế xoay cho cán bộ dễ di chuyển khi làm việc. Các vật dụng phục vụ công việc tối thiểu nhƣ giấy, bút, ghim… cũng đƣợc cung cấp. Tuy nhiên tại một số doanh nghiệp với quy mô nhỏ điều kiện làm việc của cán bộ, nhân viên cơ bản chƣa đƣợc cải thiện. Phòng làm việc đang còn chật chội. Mỗi phòng làm việc trung bình có 4- 5 ngƣời ngồi và diện tích chung bình là 18- 202, nhƣ tại Công ty Cổ phần đầu tƣ B&B diện tích bình quân cho mỗi nhân viên là 6,2m2… (Hình ảnh xem tại phụ lục 07)
Nhiệt độ, ánh sáng không đảm bảo và tiếng ồn quá mức quy định là tình trạng phổ biến hiện nay đối với cán bộ, nhân viên làm việc tại nhiều công sở. Một số nơi, mùa đông cũng nhƣ mùa hè, ngày nắng hay ngày mƣa đều phải bật đèn để làm việc vì thiếu ánh sáng. Nhƣ tại phòng làm việc tại Công ty Cổ phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen phòng làm việc luôn phải bật đèn thì mới đủ ánh sáng cho nhân viên làm việc. Do thiết kế phòng làm việc rất ít cửa sổ ánh sáng bên ngoài ít chiếu sáng đƣợc vào (Hình ảnh xem tại phụ lục 07)
Trang thiết bị phục vụ văn phòng làm việc chƣa đầy đủ. Vì phòng chật nên thiếu tủ, thiếu bàn làm việc, giấy tờ, tài liệu phần lớn không đủ phƣơng tiện để bảo quản, sắp xếp. Nhiều nơi nhân viên phải làm việc trong điều kiện bụi bặm nhƣng không đủ phƣơng tiện bảo hộ lao động, không có dụng cụ
chuyên dùng.
Các cơ sở phục vụ hỗ trợ cho cán bộ, nhân viên làm việc tại công sở để đảm bảo sức khỏe, động viên cán bộ còn thiếu. Nhiều doanh nghiệp không có phòng tiếp khách thích hợp.
Khảo sát tại tổng công ty 319 Bộ Quốc phòng nhận thấy tại đây các trang thiết bị đƣợc sắp xếp và sử dụng một cách khoa học, Các dụng cụ đƣợc sắp xếp phù hợp với tâm, sinh lý của cán bộ nhân viên. Các dụng cụ làm việc nhƣ bàn ghế đƣợc trang bị phù hợp với vóc dáng, tƣ thế và đặc điểm công việc. Đƣợc trang bị tủ để hồ sơ, tài liệu, đồ dùng cá nhân và đƣợc bài trí gần chỗ làm việc giúp cán bộ nhân viên thuận tiện khi làm việc. Và đƣợc trang bị đầy đủ các thiết bị nhƣ máy tính, máy in, máy photo, điện thoại, máy chiếu…đã giúp cán bộ nhân viên thực hiện công việc tốt nhất.
Qua quá trình khảo sát 04 công ty, tôi nhận xét về cách bài trí sắp xếp trang thiết bị tại một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội nhƣ sau: Tìm hiểu về ý kiến nhận xét của đội ngũ cán bộ, nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp về vấn đề bài trí sắp xếp trang thiết bị tôi thu thập đƣợc bảng số liệu sau:
Bảng 2.3. Kết quản khảo sát câu hỏi số 05 trong phiếu khảo sát
Câu hỏi số 05: Anh/chị thấy cách bài trí sắp xếp trang thiết bị tại cơ quan mình làm việc đã hợp lý chƣa?
Đối tƣợng Đơn vị Hợp lý Chƣa hợp lý Tổng Cán bộ, nhân viên làm việc tại các doanh nghiệp Ngƣời 31 19 50 % 62 38 100
Nhìn chung, qua khảo sát tham quan các phòng làm việc tại một số doanh nghiệp hầu hết tại đây các thiết bị đƣợc bài trí tƣơng đối có thể đáp ứng công việc của cán bộ, nhân viên trong công ty. Từ số liệu khảo sát tại 04 công
ty trên địa bàn Thành phố Hà Nội cho thấy có 62% cán bộ nhân viên trong công ty cho rằng các trang thiết bị đã đƣợc sắp xếp hợp lý và có 38% cán bộ nhân viên cho là chƣa hợp lý. Mà vân còn tình trạng sắp xếp chƣa khoa học, trong phòng làm việc các trang thiết bị đƣợc bài trí lộn xộn, thiếu khoa học.
Qua khảo sát tại 04 công ty, ghi chép và tổng hợp tôi xin liệt kê những trang thiết bị tại các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội (Hình ảnh xem tại phụ lục 12):
STT Trang thiết bị 1 Bàn, ghế làm việc 2 Tủ đựng hồ sơ
3 Máy tính có kết nối mạng nội bộ, internet 4 Máy in, máy photo
5 Máy scan, máy fax, máy hủy tài liệu
6 Điện thoại bàn, ấm đun nƣớc, cây nƣớc nóng lạnh 7 Máy chiếu, âm thanh, loa đài, micro
8 Quạt điều hòa 9 Máy quét vân tay
10 Những trang thiết bị hỗ trợ khác
Những lƣu ý khi tổ chức bố trí, sắp xếp trang thiết bị, máy móc
-Bàn làm việc nên dung bàn hình chức L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, Nhân viên viên có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm những công việc nhƣ sử dụng các thiết bị văn phòng để soạn thảo văn nả, đánh máy, truyền văn bản, xử lý giấy tờ…
-Bàn làm việc của nhân viên, phía tay phải bố trí máy tính, phía tay trái bố trí điện thoại, phía sau hoặc hai bên của nhân viên bố trí hồ sơ, giá để tài
liệu; bàn để đồ, tủ con, tủ lạnh bố trí ở nơi thuận lợi nhất.
-Văn bản và tài liệu, sách báo tham khảo đều phải sắp xếp hết sức gọn gàng, trật tự, thuận tiện tra tìm đọc, viết.
-Trên bàn làm việc tránh không để những vật thừa, không cần thiết, làm phân tán sự chú ý, không tập trung tƣ tƣởng làm việc đối với nhân viên. Những thứ mà cần dung nhất đƣợc để ở giữa bàn, những thứ tay phải hay dung để bên phải; những thứ tay trái thƣờng dùng để ở phía bên trái. Khu vực giữa bàn dùng để viết phải để trống.
-Sách, báo tài liệu và văn bản phải để trên giá tủ, khi nào cần mới lấy ra sử dụng, dùng xong phải xếp lại chỗ cũ.
-Phí dƣới gầm bàn, bên tay phải có thể để sọt rác cho thuận tay.
-Trên tƣờng trƣớc mặt có thể treo bức tranh, biểu đồ, lịch công tác, số liệu thống kê.
-Trong các phòng có thể bố trí chậu cảnh, trên bàn trà tiếp khách cần có hoa tƣơi để tăng sự tƣơi mát trong phòng và gây cho khách cảm giác thoải mái
-Trên bàn làm việc tránh trang trí cầu kỳ làm mất tập trung tƣ tƣởng, nhƣng cũng cần có một số đồ dùng có tính chất hỗ trợ thích hợp.
-Không nên kê đối diện bàn làm việc với nhau.
-Bàn của nhân viên tiếp khách kê gần chỗ ra vào nhất
-Ánh sáng tốt nhất là chiếu từ phía bên phải hoặc bên trái qua.