8. Cấu trúc của đề tài
1.7.2.3. Theo sử dụng vách ngăn
Thay vì bài trí nhiều phòng làm việc cho nhân viên, các công ty thƣờng bài trí các vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện; giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang đầu một một ngƣời khi ngồi hoặc cao bằng khung cửa ra vào.
Ƣu điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi ngƣời làm việc có tính riêng tƣ, nhƣng lại không gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió. Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc. Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng. Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng.
1.7.2.4. Phòng các cấp ãnh đạo
Khi sắp xếp bài trí phòng của cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng của lãnh đạo gồm có các phòng ốc sang trọng. Thông thƣờng văn phòng này gồm có một phòng tiếp khách với nhân viên lễ tân hoặc thƣ ký văn phòng; một phòng họp; các phòng làm việc khác; phòng vệ sinh; một phòng riêng của thƣ ký
Vị trí phòng làm việc của lãnh đạo đặt ở trung tâm văn phòng hoặc nhiệm sở là tốt nhất. Nếu là cơ sở kinh doanh, bàn làm việc của ngƣời chủ
nên đặt ở tầng một. Ngoài ra, khi bài trí bàn làm việc của lãnh đạo cần chú ý tới một số yếu tố về phong thủy dƣới đây.
-Bàn làm việc của lãnh đạo không đƣợc kê đối diện thẳng với cửa ra vào để tránh không bị những tạp âm bên ngoài ảnh hƣởng và ngƣời đi lại nhòm ngó. Làm nhƣ thế để ngăn “sát khí”, rất có lợi cho ngƣời điều hành.
-Sau lƣng ngƣời lãnh đạo ngồi phải có “chỗ dựa” nhƣ bức tƣờng. Khoảng cách giữa lƣng của ngƣời ngồi với tƣờng cũng không đƣợc quá lớn. Làm nhƣ vậy để tăng thêm tính tự tin cho ngƣời lãnh đạo, tránh không có cảm giác trống trải. Nếu căn phòng làm việc có cửa sổ thì cửa sổ không đƣợc ở vị trí đối diện với những biểu tƣợng không "lành", nhƣ ống khói, cột điện… Tốt nhất là khi nhìn qua cửa sổ thấy khoảng rộng bao la, thấy vƣờn cây xanh tốt, cảnh núi non xanh biếc… Bên ngoài cửa sổ của phòng làm việc cũng không nên có đƣờng đi qua.
-Bàn làm việc nên bài trí ở góc bên phải của cửa ra vào nhằm hạn chế tạp âm quấy nhiễu và không bị ngƣời ngoài nhìn ngó, thăm dò.
-Không nên bày bài trí bàn viết của lãnh đạo ở đối diện với cửa và khi ngồi làm việc quay lƣng ra phía cửa. Theo quan niệm của phong thủy, cửa là khí khẩu vừa nạp sinh khí đồng thời cũng nạp sát khí. Nếu ngồi quay lƣng ra cửa thì sau lƣng không có “chỗ dựa”, sẽ thƣờng xuyên thấy cột sống bị ớn lạnh vì sát khí.
Nên đặt bàn viết ở bên phải cửa ra vào, bàn làm việc với cửa ra vào hơi chếch với nhau và cách nhau một khoảng cách. Nếu quá gần cửa ra vào, ngƣời ngồi làm việc sẽ bị sát khí quấy nhiễu, giảm hiệu suất lãnh đạo, không những thế còn gây bệnh tật.
-Không nên bài trí bàn làm việc mà sau chỗ ngồi có cửa sổ. Nếu kê theo vị trí này, ngƣời ngồi sẽ ngăn đƣờng đi của gió và ánh sáng, theo cách nói của phong thủy là chặn sự lƣu thông của khí, biến sinh khí trở thành sát khí, ngƣời ngồi làm việc ở vị trí này, trƣớc sau cũng bị suy vi.
-Không nên kê bàn làm việc của ngƣời lãnh đạo ở giữa phòng, vì sau lƣng quá xa tƣờng nhà, sẽ không có “chỗ dựa”, ngƣời lãnh đạo sẽ bị cô lập. Cần áp dụng công thức “Nhất vị, nhị hƣớng”. Vị là vị trí ngồi làm việc, phải đƣợc bài trí tại một trong bốn phƣơng vị tốt theo mệnh cung của ngƣời lãnh đạo (vị trí ngồi làm việc tốt đƣợc tính so với trung tâm phòng làm việc). Tiếp theo là hƣớng, khi ngồi làm việc thì mặt của ngƣời lãnh đạo phải nhìn về một trong bốn hƣớng tốt theo mệnh cung của mình.
-Ngƣời ngồi làm việc phải tiếp nhận đƣợc sinh khí tốt thì mới minh mẫn trong việc điều hành. Để đạt đƣợc điều đó, trên bàn làm việc nên đặt quả cầu phong thủy bằng thạch anh tại phƣơng vị Đông Bắc hoặc tại phƣơng vị Tây Nam, nhằm tăng thêm lòng hăng say công việc và sự minh mẫn cho ngƣời lãnh đạo.
Ngoài ra, phòng làm việc cũng cần tránh những nơi hay phải kiêng kị nhƣ đình, chùa, miếu mạo hoặc các bãi tha ma, bệnh viện, nhà giam, tòa án vì đó là nơi có nhiều âm khí, oán khí, bệnh khí, không thuận lợi cho ngƣời lãnh đạo.
1.7.2.5. Phòng họp chung
Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị. Tuy nhiên, nó cũng đƣợc sử dụng cho các cấp quản trị khác, nhân viên và khách hàng. Một thƣ ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây.
Mặc dù các cuộc họp của hội đồng quản trị, các cuộc họp của các cấp lãnh đạo, các cuộc họp với khách hàng ƣu tiên hơn các cuộc họp khác, tuy nhiên cần phải mở rộng cho các hoạt động của nhân viên để tận dụng hết khả năng của nó. Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt. Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ.
-Phòng họp ít ngƣời: Dùng để họp giao ban, hội ý, họp các cán bộ chủ chốt trong trụ sở cơ quan.
hội, hội nghị…cho toàn cơ quan) vừa mang tính đối nội, vừa mang tính đối ngoại, vì thế cũng cần phải đƣợc trang trí phù hợp với thẩm mỹ chung và tiện lợi cho các hoạt động này. Hội trƣờng có ƣu điểm là có thể giải quyết đƣợc nhiều yêu cầu khác nhau của cơ quan. Nên ở vị trí và bài trí trang thiết bị để đảm bảo sự cách âm giữa bên trong và bên ngoài phòng họp.
1.7.3. Bài trí các trang thiết bị trong phòng àm việc 1.7.3.1. Nguyên tắc
Thực chất việc tổ chức, bài trí chỗ làm việc là tạo ra môi trƣờng làm việc cho mỗi cá nhân với tƣ cách là một cá thể có các nhu cầu và tâm, sinh lý khác nhau. Do đó, nhiệm vụ của ngƣời làm công tác quản trị phải khéo léo kết hợp các nhu cầu đó, góp phần tạo ra động cơ thúc đẩy ở mỗi cá nhân nhằm tích cực phấn đấu cho mục tiêu chung của tập thể. Khi sắp xếp, bài trí các trang thiết bị trong phòng làm việc cần phải quán triệt những nguyên tắc sau:
-Khi sắp xếp, bài trí cần phải trang bị những dụng cụ làm việc phù hợp với tâm, sinh lý của mỗi con ngƣời cụ thể. Mỗi nhân viên có những sở thích khách nhau có ngƣời thích màu này nhƣng ngƣời kia lại thích màu khác sở thích khác nhau nên cần phải sắp xếp, bài trí sao cho hợp lý, khoa học để không làm ảnh hƣởng tới tâm, sinh lý của nhân viên. Nếu đƣợc sắp xếp phù hợp sẽ tạo đƣợc sự gắn bó, cảm giác thoải mái của nhân viên tăng khả năng tập trung và hiệu quả công việc cao hơn.
-Mọi công việc điều khiển thiết bị, công cụ đều phải đặt trong tầm tay và tầm nhìn của ngƣời sử dụng. Các công cụ, thiết bị làm việc phải đƣợc đặt tại vị trí thuận lợi để mọi ngƣời xử lý công việc đƣợc nhanh nhất, đƣợc sắp xếp khoa học.
-Để đảm bảo độ bền vững của công trình, những trang thiết bị nặng phải bố trí ở các tầng thấp của tòa nhà. Để thuận lợi cho công tác vận chuyển thì những thiết bị năng, cồng kềnh đƣợc bố trí ở những tầng thấp của tòa nhà. Để tầng thấp thuận tiện cho việc di chuyển các thiết bị.
1.7.3.2. Phƣơng pháp bài trí
-Bàn, ghế: Phải đƣợc thiết kế phù hợp với vóc dáng, tƣ thế ngồi và đặc điểm công việc của ngƣời sử dụng để đảm bảo cho nhân viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu khi làm việc. Khi bài trí bàn, ghế cho nhân viên cần chú ý nguyên tắc “Bàn theo ngƣời chứ không phải ngƣời theo bàn”. Ngoài ra còn cần chú ý đến đặc điểm, yêu cầu kỹ thuật của một số bàn ghế chuyên dụng nhƣ:
+ Bàn ghế cho nhân viên đánh máy phải vững, không rung, có chiều cao từ 65cm – 70 cm; bàn không nên bài trí ngăn kéo ở giữa mà nên có ngăn kéo một đến hai bên và có khóa cẩn thận. Nên sử dụng bàn hình chữ L.
+ Chiều cao của ghế phải phù hợp với ngƣời ngồi; nên sử dụng ghế có thể điều chỉnh đƣợc chiều cao, hƣớng quay mặt và có thể di chuyển đƣợc mà ngƣời ngồi không cần đứng lên.
-Tủ: Mỗi cá nhân nên có một tủ riêng để hồ sơ, tài liệu, đồ dùng cá nhân. Tủ đựng hồ sơ, tài liệu phải bài trí gần chỗ làm việc của ngƣời sử dụng nó, tủ nên xoay hƣớng vào nhau. Tủ đựng hồ sơ, tài liệu nên có nhiều ngăn để dễ dàng trong việc phân loại tài liệu phục vụ cho công tác đƣợc thuận lợi.
-Các thiết bị khác: Máy tính, máy in, máy photo, máy hủy tài liệu, điện thoại, fax, điều hòa nhiệt độ, máy chiếu, thiết bị âm thanh nghe nhìn và các thiết bị, dụng cụ khác… đảm bảo trang bị đầy đủ các máy móc, thiết bị cần thiết nêu trên, vì những máy móc này đóng vai trò quan trọng tạo điều kiện cần cho nhân viên làm việc nhanh chóng, chính xác và có hiệu suất cao.
Mô hình bài trí sắp xếp dụng cụ, trang thiết bị trong phòng làm việc
Ngoài các thiết bị, máy móc nêu trên, văn phòng phẩm cũng là nhu cầu thƣờng xuyên và cần thiết của cán bộ, nhân viên. Công tác hậu cần văn phòng cần đƣợc trang bị đầy đủ để giúp cho cán bộ, nhân viên tăng năng suất lao động.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1
Từ những nội dung trên, có thể thấy rằng nếu quan tâm làm tốt bài trí công sở tại các doanh nghiệp sẽ góp phần đảm bảo cho các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội hoạt động và thực hiện công việc một cách nhanh chóng, thông suốt và có hiệu quả. Lãnh đạo các doanh nghiệp cần có sự quan tâm đúng đắn và kịp thời về vai trò của bài trí công sở để có thể đƣa ra những giải pháp phù hợp nhằm ứng dụng phù hợp các xu hƣớng bài trí công sở sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp giúp tạo không gian làm việc thoải mái, tạo sự gắn kết đối với nhân viên góp phần tích cực nâng cao hiệu quả của các doanh nghiệp.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Tổng quan về các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội
Theo thống kê của Chi cục dân số - kế hoạch hóa gia đình Hà Nội năm 2016 Hà Nội có khoảng 7 triệu ngƣời, trung bình mỗi năm dân số thủ đô dự kiến tăng thêm khoảng 200.000 ngƣời, tƣơng đƣơng một huyện lớn. Tỷ lệ nhập cƣ thuần vào Hà Nội khoảng 0,5%/năm, tƣơng ứng với khoảng 30.000 – 35.000 ngƣời đƣợc bổ sung thêm vào dân số Hà Nội mỗi năm từ nguồn nhập cƣ. Dân số thủ đô trong 5 năm qua tăng thêm 1,3 triệu ngƣời, riêng khu vực nội thành tăng 1,2 triệu, trong đó phần lớn gia tăng cơ học từ ngƣời nhập cƣ. Nếu không tính ngƣời dân ở địa phƣơng lân cận về Hà Nội làm ăn theo mùa vụ và ngƣời vãng lai thì mật độ dân trung bình hiện nay của Hà Nội khoảng 2.100 ngƣời/km2, khu vực trung tâm có mật độ cao nhất. Theo dự báo của Viện dân số và các vấn đề xã hội, đến năm 2050 dân số Hà Nội có thể tăng lên gấp đôi, tƣơng đƣơng khoảng 14 triệu ngƣời.
Với số dân lớn và trẻ, đa số đang trong độ tuồi lao động đã tạo ra thị trƣờng tiêu thụ rộng lớn. Trình độ lao động ngày càng đƣợc nâng cao và cải thiện. Là hạt nhân thu hút lƣợng lớn lao động từ các tỉnh về làm việc sẽ tạo ra thị trƣờng lao động lớn, năng động và đa dạng. Đó là điều kiện thuận lợi cho các doanh nhiệp phát triển, là động lực thúc đẩy sự tăng trƣởng của nền kinh tế.
Theo thống kê từ cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, số doanh nghiệp đăng ký thành lập năm 2016 là 110.100, tăng 16,2% so với năm 2015, tính riêng Thành phố Hà Nội có 22.663 doanh nghiệp. Tổng số doanh nghiệp theo số liệu năm 2016 của phòng thƣơng mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) Hà Nội hiện có 229,903 doanh nghiệp. Là địa phƣơng có số lƣợng doanh nghiệp hoạt động lớn thứ hai cả nƣớc (sau thành phố Hồ Chí Minh) đã tạo ra động lực tăng trƣởng lớn, thu hút lao động từ khắp cả nƣớc.
Số doanh nghiệp tăng trƣởng lớn kéo theo cơ hội việc làm tăng cao điều đó tạo ra thúc đẩy thị trƣờng lao động Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng có sự chuyển biến mạnh mẽ trong những năm sắp tới.
Theo báo cáo của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ, trong 5 tháng đầu năm 2017, TP. Hà Nội đã có 10.530 doanh nghiệp thành lập mới với số vốn đăng ký hơn 79.050 tỷ đồng, tăng 12% về số lƣợng và 6% vốn đăng ký so với cùng kỳ năm 2016.
Tình hình đăng ký doanh nghiệp tháng 5/2017. Theo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ, tính đến nay, tổng số doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hà Nội đạt 308.038 doanh nghiệp đăng ký. Trong đó, tỷ lệ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử của TP. Hà Nội trong 5 tháng đầu năm 2017 trung bình đã đạt 71 % số lƣợng hồ sơ giao dịch.
Năm 2017, UBND Thành phố đã ban hành Quy chế phối hợp giữa các cơ quan chức năng trong quản lý nhà nƣớc đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã sau đăng ký thành lập trên địa bàn Thành phố Hà Nội theo Quyết định số 09/2017/QĐ-UBND.
Theo đó, trách nhiệm quản lý Nhà nƣớc đối với doanh nghiệp đƣợc phân định rõ ràng hơn, gắn với chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Các cơ quan Nhà nƣớc quản lý doanh nghiệp theo từng lĩnh vực hoạt động, kinh doanh trong từng lĩnh vực chuyên ngành tƣơng ứng, công tác quản lý các doanh nghiệp sau đăng ký thành lập đã có những tích cực.
Qua các số liệu ở trên ta có thể thấy số lƣợng doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội có sự biến động. Số lƣợng doanh nghiệp ngày càng tăng. Quy mô thị trƣờng có xu hƣớng tăng, do sự phục hồi kinh tế và các tác động của các chính sách khởi nghiệp tạo ra một loạt các doanh nghiệp mới. Điều đó cũng đặt ra hàng loạt các trụ sở, văn phòng làm việc đƣợc hình thành để phục vụ công việc kinh doanh của các doanh nghiệp, đặt áp lực cho nhiều yếu tố trong đó phải kể đến vấn đề về bài trí công sở. Bài trí công sở với mong muốn
tạo không gian làm việc thoải mái, phù hợp. Với mục đích cuối cùng là tăng năng suất lao động và giữ chân ngƣời lao động gắn bó với doanh nghiệp lâu dài.
2.2. Giới thiệu khái quát về một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội
Từ cơ sở lý luận ở chƣơng 1, Tôi tiến hành khảo sát một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội về thực trạng bài trí công sở Công ty Cổ phần đầu tƣ B&B; Tổng công ty 319 Bộ Quốc Phòng; Công ty Cổ phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen; Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà.
2.2.1. Công ty cổ phần đầu tƣ B&B
Mã số thuế: 101721689 Loại hình: Công ty cổ phần
Tên viết tắt: B & B INVESTMENT .,JSC
Địa chỉ: Số nhà B49, khu đô thị mới Trung Hòa - Nhân Chính, Phƣờng