8. Cấu trúc của đề tài
1.7.1.2. Biển tên cơ quan
Nghĩa vụ gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính:
Luật Doanh nghiệp quy định tại Điều 31, khoản 2: "Tên doanh nghiệp phải đƣợc viết hoặc gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải đƣợc in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành".
Quy định của pháp luật về việc treo biển hiệu công ty:
Nghị định 103/2009/NĐ-CP của Chính phủ về ban hành quy chế hoạt động văn hóa và kinh doanh dịch vụ văn hóa công cộng quy định về việc treo biển hiệu của doanh nghiệp tại điều 22, điều 23 nhƣ sau:
"Điều 22: Các hình thức biển hiệu:
Việc viết, đặt, treo, dán, dựng, lắp biển hiệu, sau đây gọi chung là viết, đặt biển hiệu, tại trụ sở, nơi kinh doanh của tổ chức, cá nhân dƣới các hình thức bảng, biển, hộp đèn, hệ thống đèn néon uốn chữ (neonsight) hoặc các hình thức khác, nhằm giới thiệu tên gọi, địa chỉ giao dịch của tổ chức, cá nhân Việt Nam, tổ chức, cá nhân nƣớc ngoài tại Việt Nam không phải xin phép nhƣng phải tuân theo những quy định tại Điều 23 Quy chế này.
Điều 23: Mỹ quan, chữ viết, vị trí và nội dung biển hiệu - Mỹ quan, chữ viết biển hiệu:
+ Biển hiệu phải đảm bảo mỹ quan
+ Biển hiệu phải viết bằng chữ Việt Nam; trƣờng hợp muốn thể hiện tên viết tắt, tên giao dịch quốc tế, tên, chữ nƣớc ngoài phải ghi ở phía dƣới, kích thƣớc nhỏ hơn chữ Việt Nam.
- Vị trí biển hiệu:
Biển hiệu chỉ đƣợc viết, đặt sát cổng, hoặc mặt trƣớc của trụ sở hoặc nơi kinh doanh của tổ chức, cá nhân; mỗi cơ quan, tổ chức chỉ đƣợc viết,
đặt một biển hiệu tại cổng; tại trụ sở hoặc nơi kinh doanh độc lập với tổ chức, cá nhân khác chỉ viết, đặt một biển hiệu ngang và không quá hai biển hiệu dọc.
- Nội dung biển hiệu:
+ Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
+ Tên gọi đầy đủ bằng chữ Việt Nam đúng với quyết định thành lập hoặc giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp;
+ Loại hình doanh nghiệp hoặc hợp tác xã;
+ Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh chính (đối với các cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ);
+ Địa chỉ giao dịch, số điện thoại (nếu có);
+ Trên biển hiệu đƣợc thể hiện biểu tƣợng (logo) đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, diện tích logo không quá 20% diện tích biển hiệu, không đƣợc thể hiện thông tin, hình ảnh quảng cáo cho bất cứ loại hàng hóa, dịch vụ nào".
1.7.2. Bài trí phòng àm việc
Trong trụ sở cơ quan có các phòng phòng làm việc nhƣ: Phòng làm việc của lãnh đạo; các phòng chức năng, nghiệp vụ; phòng khách; phòng họp (dành cho bộ phận chủ chốt, Hội trƣờng)
Bài trí khoa học và hợp lý các phòng làm việc, chỗ làm việc trong văn phòng cơ quan là một nội dung, công việc quan trọng trong công tác tổ chức bài trí công sở. Bởi lẽ, giải quyết tốt khâu này sẽ tạo ra đƣợc những điều kiện hợp lý nhất cho lao động, đảm bảo tính hợp lý của cả dây chuyền công việc, từ đó giảm bớt đƣợc những căng thẳng, mệt nhọc của nhân viên, góp phần nâng cao năng suất lao động.
Bài trí văn phòng là tổ chức, sắp xếp phòng ốc, bàn ghế, dụng cụ sao cho phù hợp để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và cho khách; sắp xếp sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm soát. Để nghiên cứu
sự sắp xếp trong công việc ta theo các giai đoạn sau:
-Trƣớc hết cần phác họa lực đồ các khoảng trống. Sau đó vẽ bản đồ phòng ốc theo chiều cao, chiều ngang, chiều dài của mỗi phòng và nhận định mỗi phòng bằng cách đo chu vi hành lang của các bức tƣờng, cầu thang…Đó là những điểm chính cần chú ý khi vẽ bản đồ.
-Đo các khoảng cách để sắp đặt bàn ghế sao cho thuận tiện. Với bản đồ ta có thể thay đổi vị trí các vật một cách dễ dàng trƣớc khi bắt tay thực hiện khuân vác và sắp xếp.
Khoa học đã chứng minh rằng việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thƣ giãn bớt căng thẳng và nhất là năng suất lao động cao. Việc sắp xếp phòng ốc cho từng bộ phận chuyên môn không khoa học sẽ gây ra hậu quả mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng công việc điều đó sẽ rất phí phạm. Ngoài ra việc bố trí các phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí.
Khi sắp xếp phòng làm việc nhà lãnh đạo cần phải theo một số nguyên tắc sau đây:
Nhà lãnh đạo cần quan tâm sắp xếp phòng ban dƣới cái nhiền tổng thể của cả hệ thống. Các bộ phận có mối quan hệ mật thiết với nhau. Dƣới đây là một số nguyên tắc:
-Các bộ phận phòng ban đƣợc bố trí gần các bộ phận chính của công ty. Các bộ phận chính là bộ phận điều hành, kinh doanh, mua sắm, kế toán, tài chính, dịch vụ hành chính và phòng nhân sự.
- Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dễ dàng thay đổi phòng ban.
- Sắp xếp phòng ban có quan hệ mất thiết với nhau và gần hay sát nhau. Mặc dù tất cả các bộ phận đề có quan hệ mật thiết với nhau, nhƣng có một vài bộ phận có mối quan hệ mật thiết hơn. Thí dụ nhƣ: Phòng họp nên gần phòng của các cấp quản trị vì thƣờng hay sử dụng nó.
-Bài trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng, tiếp xúc với đối tác ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.
-Cách ly xa những bộ phận làm việc hay gây ra tiếng ồn hoặc gây dơ bẩn.
- Tách các bộ phận cần bảo mật ra khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều ngƣời hay lui tới.
1.7.2.1.Theo phòng ban và theo luồng công việc
Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hoặc trao đổi công việc. Khoảng cách quá xa sẽ làm mất nhiều thời gian. Ngoài ra nó còn giúp ta giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ và gián đoạn công việc. Thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, công việc đƣợc giải quyết nhanh hơn, chính xác và không bị chồng chất.
Các phòng bàn đƣợc phân định rõ ràng giúp cho công tác tìm kiếm đƣợc dễ dàng hơn, xác định rõ đƣợc chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban. Sắp xếp phong làm việc theo hình thức này giúp cho cán bộ nhân viên có khoảng không gian riêng làm việc, hạn chế đƣợc tiếng ồn và nhƣng ảnh hƣởng từ bên ngoài, tập trung công việc cao hơn.
1.7.2.2. Theo mặt bằng mở
Nếu trƣớc đây, theo hình thức cổ điển, trụ sở cơ quan đƣợc tách ra thành nhiều phòng, có tƣờng xây ngăn tách, cửa ra vào có thể đóng kín và khóa lại. Kiểu bài trí này ở nƣớc ta hiện nay vẫn còn phổ biến nhƣng theo xu hƣớng của thế giới, hình thức này dần mất đi do những nhƣợc điểm của nó nhƣ: Chiếm nhiều diện tích hơn, làm tăng chi phí, nhiều hơn về điện, ánh sáng, thông gió; khó khăn trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí; lãnh đạo khó kiểm tra, giám sát công việc.
Thay thế vào đó là kiểu bài trí trụ sở, phòng làm việc theo phong cách hiện đại – theo mặt phẳng mở. Kể từ những năm 1950, kiểu bố trí này rất
đƣợc ƣa chuộng ở các nƣớc phát triển. Ở nƣớc ta, từ đầu thập kỷ 1990 đến nay, kiểu bài trí này dần sử dụng một cách phổ biến bởi các công ty liên doanh, văn phòng đại diện, các tổ chức, doanh nghiệp nƣớc ngoài do tính ƣu việt của nó.
Về cấu trúc, chỗ đặt trụ sở, văn phòng lớn (60 – 80m2) cho khoảng 20 ngƣời), có thể nằm ở một hoặc nhiều tầng tùy theo diện tích mặt bằng của tầng đó. Trụ sở đƣợc ngăn thành nhiều chỗ làm việc bởi các tấm vật liệu nhẹ cách âm có chiều cao từ 1,5m trở lên. Có thể sử dụng kính hay vật liệu trong suốt, tủ hoặc kệ hồ sơ làm vach ngăn. Trụ sở không ngăn riêng hẳn thành các phòng độc lập, do đó tạo ra nhiều lối đi qua lại thuận tiện giữa các phòng, khu vực với nhau.
- Ƣu điểm của kiểu bài trí này là:
+ Tận dụng tối đa mặt bằng do không có những bức tƣờng xây và hành lang.
+ Năng suất: giảm đƣợc thời gian cần thiết để thực hiện công việc vì có thể dễ dàng chuyển từ một giai đoạn xử lý này sang giai đoạn kế tiếp.
+ Tính cơ động cao: Có thể dễ dàng mở rộng hay thu hẹp khu vực làm việc của một phòng ban, bộ phận khi có sự thay đổi quy mô, nhân sự.
+ Bảo trì: dễ dàng, thuận tiện, chi phí thấp.
+ Đầu tƣ ban đầu: Tƣờng xây tốn kém hơn vách ngăn, nhƣng có thể sử dụng trong thời gian dài: 15 năm/lần. Vách ngăn có chi phí đầu tƣ ít hơn nhƣng thời hạn sử dụng ngắn hơn. Tuy nhiên, đây cũng là dịp để trang trí làm mới trụ sở.
+ Tăng tính tập thể: Vì nếu bài trí một cách hợp lý sẽ góp phần thiết lập lên những nhóm làm việc gần gũi, phát triển khả năng làm việc nhóm tốt, tạo tinh thần đồng đội và sự trung thành với nhóm.
Bên cạnh đó cũng có một số nhƣợc điểm sau:
không trách khỏi sự mất tập trung do nhiều ngƣời đi lại, từ đó làm ảnh hƣởng tới hiệu suất công việc.
+ Cản trở công việc của nhóm, một nhóm khi họ cần bàn bạc, thảo luận công việc riêng với nhau hoặc khi phòng tổ chức tuyển dụng.
+ Hình thức này ít đƣợc áp dụng cho những cơ quan làm công tác nghiên cứu mà thƣờng chỉ phù hợp với các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế.
Mỗi hình thức bài trí đều thể hiện những ƣu, nhƣợc điểm riêng. Các cơ quan cần căn cứ vào đặc điểm và tình hình thực tế, khả năng phát triển đơn vị mình để lựa chọn mô hình tổ chức, bài trí hợp lý.
1.7.2.3. Theo sử dụng vách ngăn
Thay vì bài trí nhiều phòng làm việc cho nhân viên, các công ty thƣờng bài trí các vách ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện; giúp cho mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Vách ngăn chỉ cao cỡ ngang đầu một một ngƣời khi ngồi hoặc cao bằng khung cửa ra vào.
Ƣu điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi ngƣời làm việc có tính riêng tƣ, nhƣng lại không gây gián đoạn luồng công việc hoặc cản ánh sáng và thông gió. Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa các nhân viên và công việc. Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng. Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng.
1.7.2.4. Phòng các cấp ãnh đạo
Khi sắp xếp bài trí phòng của cấp lãnh đạo cao cấp, theo tiêu chuẩn quốc tế, văn phòng của lãnh đạo gồm có các phòng ốc sang trọng. Thông thƣờng văn phòng này gồm có một phòng tiếp khách với nhân viên lễ tân hoặc thƣ ký văn phòng; một phòng họp; các phòng làm việc khác; phòng vệ sinh; một phòng riêng của thƣ ký
Vị trí phòng làm việc của lãnh đạo đặt ở trung tâm văn phòng hoặc nhiệm sở là tốt nhất. Nếu là cơ sở kinh doanh, bàn làm việc của ngƣời chủ
nên đặt ở tầng một. Ngoài ra, khi bài trí bàn làm việc của lãnh đạo cần chú ý tới một số yếu tố về phong thủy dƣới đây.
-Bàn làm việc của lãnh đạo không đƣợc kê đối diện thẳng với cửa ra vào để tránh không bị những tạp âm bên ngoài ảnh hƣởng và ngƣời đi lại nhòm ngó. Làm nhƣ thế để ngăn “sát khí”, rất có lợi cho ngƣời điều hành.
-Sau lƣng ngƣời lãnh đạo ngồi phải có “chỗ dựa” nhƣ bức tƣờng. Khoảng cách giữa lƣng của ngƣời ngồi với tƣờng cũng không đƣợc quá lớn. Làm nhƣ vậy để tăng thêm tính tự tin cho ngƣời lãnh đạo, tránh không có cảm giác trống trải. Nếu căn phòng làm việc có cửa sổ thì cửa sổ không đƣợc ở vị trí đối diện với những biểu tƣợng không "lành", nhƣ ống khói, cột điện… Tốt nhất là khi nhìn qua cửa sổ thấy khoảng rộng bao la, thấy vƣờn cây xanh tốt, cảnh núi non xanh biếc… Bên ngoài cửa sổ của phòng làm việc cũng không nên có đƣờng đi qua.
-Bàn làm việc nên bài trí ở góc bên phải của cửa ra vào nhằm hạn chế tạp âm quấy nhiễu và không bị ngƣời ngoài nhìn ngó, thăm dò.
-Không nên bày bài trí bàn viết của lãnh đạo ở đối diện với cửa và khi ngồi làm việc quay lƣng ra phía cửa. Theo quan niệm của phong thủy, cửa là khí khẩu vừa nạp sinh khí đồng thời cũng nạp sát khí. Nếu ngồi quay lƣng ra cửa thì sau lƣng không có “chỗ dựa”, sẽ thƣờng xuyên thấy cột sống bị ớn lạnh vì sát khí.
Nên đặt bàn viết ở bên phải cửa ra vào, bàn làm việc với cửa ra vào hơi chếch với nhau và cách nhau một khoảng cách. Nếu quá gần cửa ra vào, ngƣời ngồi làm việc sẽ bị sát khí quấy nhiễu, giảm hiệu suất lãnh đạo, không những thế còn gây bệnh tật.
-Không nên bài trí bàn làm việc mà sau chỗ ngồi có cửa sổ. Nếu kê theo vị trí này, ngƣời ngồi sẽ ngăn đƣờng đi của gió và ánh sáng, theo cách nói của phong thủy là chặn sự lƣu thông của khí, biến sinh khí trở thành sát khí, ngƣời ngồi làm việc ở vị trí này, trƣớc sau cũng bị suy vi.
-Không nên kê bàn làm việc của ngƣời lãnh đạo ở giữa phòng, vì sau lƣng quá xa tƣờng nhà, sẽ không có “chỗ dựa”, ngƣời lãnh đạo sẽ bị cô lập. Cần áp dụng công thức “Nhất vị, nhị hƣớng”. Vị là vị trí ngồi làm việc, phải đƣợc bài trí tại một trong bốn phƣơng vị tốt theo mệnh cung của ngƣời lãnh đạo (vị trí ngồi làm việc tốt đƣợc tính so với trung tâm phòng làm việc). Tiếp theo là hƣớng, khi ngồi làm việc thì mặt của ngƣời lãnh đạo phải nhìn về một trong bốn hƣớng tốt theo mệnh cung của mình.
-Ngƣời ngồi làm việc phải tiếp nhận đƣợc sinh khí tốt thì mới minh mẫn trong việc điều hành. Để đạt đƣợc điều đó, trên bàn làm việc nên đặt quả cầu phong thủy bằng thạch anh tại phƣơng vị Đông Bắc hoặc tại phƣơng vị Tây Nam, nhằm tăng thêm lòng hăng say công việc và sự minh mẫn cho ngƣời lãnh đạo.
Ngoài ra, phòng làm việc cũng cần tránh những nơi hay phải kiêng kị nhƣ đình, chùa, miếu mạo hoặc các bãi tha ma, bệnh viện, nhà giam, tòa án vì đó là nơi có nhiều âm khí, oán khí, bệnh khí, không thuận lợi cho ngƣời lãnh đạo.
1.7.2.5. Phòng họp chung
Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị. Tuy nhiên, nó cũng đƣợc sử dụng cho các cấp quản trị khác, nhân viên và khách hàng. Một thƣ ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây.
Mặc dù các cuộc họp của hội đồng quản trị, các cuộc họp của các cấp lãnh đạo, các cuộc họp với khách hàng ƣu tiên hơn các cuộc họp khác, tuy nhiên cần phải mở rộng cho các hoạt động của nhân viên để tận dụng hết khả năng của nó. Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt. Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ.
-Phòng họp ít ngƣời: Dùng để họp giao ban, hội ý, họp các cán bộ chủ chốt trong trụ sở cơ quan.