8. Cấu trúc của đề tài
1.7.2.5. Phòng họp chung
Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị. Tuy nhiên, nó cũng đƣợc sử dụng cho các cấp quản trị khác, nhân viên và khách hàng. Một thƣ ký sẽ chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng các cuộc họp tại đây.
Mặc dù các cuộc họp của hội đồng quản trị, các cuộc họp của các cấp lãnh đạo, các cuộc họp với khách hàng ƣu tiên hơn các cuộc họp khác, tuy nhiên cần phải mở rộng cho các hoạt động của nhân viên để tận dụng hết khả năng của nó. Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt. Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ và bản đồ.
-Phòng họp ít ngƣời: Dùng để họp giao ban, hội ý, họp các cán bộ chủ chốt trong trụ sở cơ quan.
hội, hội nghị…cho toàn cơ quan) vừa mang tính đối nội, vừa mang tính đối ngoại, vì thế cũng cần phải đƣợc trang trí phù hợp với thẩm mỹ chung và tiện lợi cho các hoạt động này. Hội trƣờng có ƣu điểm là có thể giải quyết đƣợc nhiều yêu cầu khác nhau của cơ quan. Nên ở vị trí và bài trí trang thiết bị để đảm bảo sự cách âm giữa bên trong và bên ngoài phòng họp.
1.7.3. Bài trí các trang thiết bị trong phòng àm việc 1.7.3.1. Nguyên tắc
Thực chất việc tổ chức, bài trí chỗ làm việc là tạo ra môi trƣờng làm việc cho mỗi cá nhân với tƣ cách là một cá thể có các nhu cầu và tâm, sinh lý khác nhau. Do đó, nhiệm vụ của ngƣời làm công tác quản trị phải khéo léo kết hợp các nhu cầu đó, góp phần tạo ra động cơ thúc đẩy ở mỗi cá nhân nhằm tích cực phấn đấu cho mục tiêu chung của tập thể. Khi sắp xếp, bài trí các trang thiết bị trong phòng làm việc cần phải quán triệt những nguyên tắc sau:
-Khi sắp xếp, bài trí cần phải trang bị những dụng cụ làm việc phù hợp với tâm, sinh lý của mỗi con ngƣời cụ thể. Mỗi nhân viên có những sở thích khách nhau có ngƣời thích màu này nhƣng ngƣời kia lại thích màu khác sở thích khác nhau nên cần phải sắp xếp, bài trí sao cho hợp lý, khoa học để không làm ảnh hƣởng tới tâm, sinh lý của nhân viên. Nếu đƣợc sắp xếp phù hợp sẽ tạo đƣợc sự gắn bó, cảm giác thoải mái của nhân viên tăng khả năng tập trung và hiệu quả công việc cao hơn.
-Mọi công việc điều khiển thiết bị, công cụ đều phải đặt trong tầm tay và tầm nhìn của ngƣời sử dụng. Các công cụ, thiết bị làm việc phải đƣợc đặt tại vị trí thuận lợi để mọi ngƣời xử lý công việc đƣợc nhanh nhất, đƣợc sắp xếp khoa học.
-Để đảm bảo độ bền vững của công trình, những trang thiết bị nặng phải bố trí ở các tầng thấp của tòa nhà. Để thuận lợi cho công tác vận chuyển thì những thiết bị năng, cồng kềnh đƣợc bố trí ở những tầng thấp của tòa nhà. Để tầng thấp thuận tiện cho việc di chuyển các thiết bị.
1.7.3.2. Phƣơng pháp bài trí
-Bàn, ghế: Phải đƣợc thiết kế phù hợp với vóc dáng, tƣ thế ngồi và đặc điểm công việc của ngƣời sử dụng để đảm bảo cho nhân viên cảm thấy thoải mái, dễ chịu khi làm việc. Khi bài trí bàn, ghế cho nhân viên cần chú ý nguyên tắc “Bàn theo ngƣời chứ không phải ngƣời theo bàn”. Ngoài ra còn cần chú ý đến đặc điểm, yêu cầu kỹ thuật của một số bàn ghế chuyên dụng nhƣ:
+ Bàn ghế cho nhân viên đánh máy phải vững, không rung, có chiều cao từ 65cm – 70 cm; bàn không nên bài trí ngăn kéo ở giữa mà nên có ngăn kéo một đến hai bên và có khóa cẩn thận. Nên sử dụng bàn hình chữ L.
+ Chiều cao của ghế phải phù hợp với ngƣời ngồi; nên sử dụng ghế có thể điều chỉnh đƣợc chiều cao, hƣớng quay mặt và có thể di chuyển đƣợc mà ngƣời ngồi không cần đứng lên.
-Tủ: Mỗi cá nhân nên có một tủ riêng để hồ sơ, tài liệu, đồ dùng cá nhân. Tủ đựng hồ sơ, tài liệu phải bài trí gần chỗ làm việc của ngƣời sử dụng nó, tủ nên xoay hƣớng vào nhau. Tủ đựng hồ sơ, tài liệu nên có nhiều ngăn để dễ dàng trong việc phân loại tài liệu phục vụ cho công tác đƣợc thuận lợi.
-Các thiết bị khác: Máy tính, máy in, máy photo, máy hủy tài liệu, điện thoại, fax, điều hòa nhiệt độ, máy chiếu, thiết bị âm thanh nghe nhìn và các thiết bị, dụng cụ khác… đảm bảo trang bị đầy đủ các máy móc, thiết bị cần thiết nêu trên, vì những máy móc này đóng vai trò quan trọng tạo điều kiện cần cho nhân viên làm việc nhanh chóng, chính xác và có hiệu suất cao.
Mô hình bài trí sắp xếp dụng cụ, trang thiết bị trong phòng làm việc
Ngoài các thiết bị, máy móc nêu trên, văn phòng phẩm cũng là nhu cầu thƣờng xuyên và cần thiết của cán bộ, nhân viên. Công tác hậu cần văn phòng cần đƣợc trang bị đầy đủ để giúp cho cán bộ, nhân viên tăng năng suất lao động.
TIỂU KẾT CHƢƠNG 1
Từ những nội dung trên, có thể thấy rằng nếu quan tâm làm tốt bài trí công sở tại các doanh nghiệp sẽ góp phần đảm bảo cho các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội hoạt động và thực hiện công việc một cách nhanh chóng, thông suốt và có hiệu quả. Lãnh đạo các doanh nghiệp cần có sự quan tâm đúng đắn và kịp thời về vai trò của bài trí công sở để có thể đƣa ra những giải pháp phù hợp nhằm ứng dụng phù hợp các xu hƣớng bài trí công sở sao cho phù hợp với từng doanh nghiệp giúp tạo không gian làm việc thoải mái, tạo sự gắn kết đối với nhân viên góp phần tích cực nâng cao hiệu quả của các doanh nghiệp.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG BÀI TRÍ CÔNG SỞ TẠI MỘT SỐ DOANH NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Tổng quan về các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội
Theo thống kê của Chi cục dân số - kế hoạch hóa gia đình Hà Nội năm 2016 Hà Nội có khoảng 7 triệu ngƣời, trung bình mỗi năm dân số thủ đô dự kiến tăng thêm khoảng 200.000 ngƣời, tƣơng đƣơng một huyện lớn. Tỷ lệ nhập cƣ thuần vào Hà Nội khoảng 0,5%/năm, tƣơng ứng với khoảng 30.000 – 35.000 ngƣời đƣợc bổ sung thêm vào dân số Hà Nội mỗi năm từ nguồn nhập cƣ. Dân số thủ đô trong 5 năm qua tăng thêm 1,3 triệu ngƣời, riêng khu vực nội thành tăng 1,2 triệu, trong đó phần lớn gia tăng cơ học từ ngƣời nhập cƣ. Nếu không tính ngƣời dân ở địa phƣơng lân cận về Hà Nội làm ăn theo mùa vụ và ngƣời vãng lai thì mật độ dân trung bình hiện nay của Hà Nội khoảng 2.100 ngƣời/km2, khu vực trung tâm có mật độ cao nhất. Theo dự báo của Viện dân số và các vấn đề xã hội, đến năm 2050 dân số Hà Nội có thể tăng lên gấp đôi, tƣơng đƣơng khoảng 14 triệu ngƣời.
Với số dân lớn và trẻ, đa số đang trong độ tuồi lao động đã tạo ra thị trƣờng tiêu thụ rộng lớn. Trình độ lao động ngày càng đƣợc nâng cao và cải thiện. Là hạt nhân thu hút lƣợng lớn lao động từ các tỉnh về làm việc sẽ tạo ra thị trƣờng lao động lớn, năng động và đa dạng. Đó là điều kiện thuận lợi cho các doanh nhiệp phát triển, là động lực thúc đẩy sự tăng trƣởng của nền kinh tế.
Theo thống kê từ cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, số doanh nghiệp đăng ký thành lập năm 2016 là 110.100, tăng 16,2% so với năm 2015, tính riêng Thành phố Hà Nội có 22.663 doanh nghiệp. Tổng số doanh nghiệp theo số liệu năm 2016 của phòng thƣơng mại và công nghiệp Việt Nam (VCCI) Hà Nội hiện có 229,903 doanh nghiệp. Là địa phƣơng có số lƣợng doanh nghiệp hoạt động lớn thứ hai cả nƣớc (sau thành phố Hồ Chí Minh) đã tạo ra động lực tăng trƣởng lớn, thu hút lao động từ khắp cả nƣớc.
Số doanh nghiệp tăng trƣởng lớn kéo theo cơ hội việc làm tăng cao điều đó tạo ra thúc đẩy thị trƣờng lao động Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng có sự chuyển biến mạnh mẽ trong những năm sắp tới.
Theo báo cáo của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ, trong 5 tháng đầu năm 2017, TP. Hà Nội đã có 10.530 doanh nghiệp thành lập mới với số vốn đăng ký hơn 79.050 tỷ đồng, tăng 12% về số lƣợng và 6% vốn đăng ký so với cùng kỳ năm 2016.
Tình hình đăng ký doanh nghiệp tháng 5/2017. Theo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tƣ, tính đến nay, tổng số doanh nghiệp trên địa bàn TP. Hà Nội đạt 308.038 doanh nghiệp đăng ký. Trong đó, tỷ lệ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử của TP. Hà Nội trong 5 tháng đầu năm 2017 trung bình đã đạt 71 % số lƣợng hồ sơ giao dịch.
Năm 2017, UBND Thành phố đã ban hành Quy chế phối hợp giữa các cơ quan chức năng trong quản lý nhà nƣớc đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã sau đăng ký thành lập trên địa bàn Thành phố Hà Nội theo Quyết định số 09/2017/QĐ-UBND.
Theo đó, trách nhiệm quản lý Nhà nƣớc đối với doanh nghiệp đƣợc phân định rõ ràng hơn, gắn với chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan quản lý Nhà nƣớc. Các cơ quan Nhà nƣớc quản lý doanh nghiệp theo từng lĩnh vực hoạt động, kinh doanh trong từng lĩnh vực chuyên ngành tƣơng ứng, công tác quản lý các doanh nghiệp sau đăng ký thành lập đã có những tích cực.
Qua các số liệu ở trên ta có thể thấy số lƣợng doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội có sự biến động. Số lƣợng doanh nghiệp ngày càng tăng. Quy mô thị trƣờng có xu hƣớng tăng, do sự phục hồi kinh tế và các tác động của các chính sách khởi nghiệp tạo ra một loạt các doanh nghiệp mới. Điều đó cũng đặt ra hàng loạt các trụ sở, văn phòng làm việc đƣợc hình thành để phục vụ công việc kinh doanh của các doanh nghiệp, đặt áp lực cho nhiều yếu tố trong đó phải kể đến vấn đề về bài trí công sở. Bài trí công sở với mong muốn
tạo không gian làm việc thoải mái, phù hợp. Với mục đích cuối cùng là tăng năng suất lao động và giữ chân ngƣời lao động gắn bó với doanh nghiệp lâu dài.
2.2. Giới thiệu khái quát về một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội
Từ cơ sở lý luận ở chƣơng 1, Tôi tiến hành khảo sát một số doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Hà Nội về thực trạng bài trí công sở Công ty Cổ phần đầu tƣ B&B; Tổng công ty 319 Bộ Quốc Phòng; Công ty Cổ phần dịch vụ bất động sản Hoa Sen; Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Hà.
2.2.1. Công ty cổ phần đầu tƣ B&B
Mã số thuế: 101721689 Loại hình: Công ty cổ phần
Tên viết tắt: B & B INVESTMENT .,JSC
Địa chỉ: Số nhà B49, khu đô thị mới Trung Hòa - Nhân Chính, Phƣờng Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
Đại diện pháp luật: Bùi Nguyên Phƣơng
Ngày cấp: 18/07/2005 - Nơi cấp: Thành phố Hà Nội Ngày hoạt động: 15/08/2005
Công ty Cổ phần đầu tƣ B&B thành lập năm 2005. Giấy phép đăng ký kinh doanh của công ty cổ phần đầu tƣ B&B là: 101721689 do sở kế hoạch và Đầu tƣ Thành phố Hà Nội cấp ngày 18/07/2005. Là doanh nghiệp chuyên hoat động chủ yếu trong lĩnh vực hoàn thiện công trình xây dựng, bao gồm nghiên cứu thị trƣờng, tiếp thị dự án, phân phối và môi giới dự án và quản lý các công trình. Công ty đã không ngừng hoàn thiện, cải tiến mình nhằm thực hiện phƣơng châm hợp tác thân thiện, cùng nhau chia sẻ để hƣớng tới thành công.
Những ngƣời sáng lập là những chuyên gia có nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực kỹ thuật, những nhà quản lý giàu kinh nghiệm, tâm huyết, hoài
bão trong công việc cùng đội ngũ nhân viên năng động sáng tạo và không ngừng học hỏi, nâng cao trình độ, kiến thức đã tạo nên nền tảng cho sự phát triển vững chắc của công ty.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần đầu tƣ B&B
2.2.2. Tổng công ty 319 Bộ Quốc Phòng
Tổng công ty 319 tiền thân là Sƣ đoàn 319/Quân khu 3, thành lập ngày 07/03/1979 theo Quyết định số 231/QĐ-QP của Bộ Quốc phòng. Nhiệm vụ đƣợc giao khi mới thành lập là lực lƣợng cơ động, huấn luyện quân dự nhiệm và chiến sỹ mới bổ sung cho các đơn vị làm nhiệm vụ bảo vệ biên giới phía
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN GIÁM ĐỐC
BAN KIỂM SOÁT
Phòng tài chính, kế toán Phòng kinh doanh Phòng marketing Phòng hành chính Phòng đầu tư
Bắc của Tổ quốc và tăng cƣờng cho các đơn vị trên địa bàn Quân khu 3. Thực hiện Nghị quyết số 27, ngày 26/06/1980 của Bộ Chính trị về Quân đội thực hiện nhiệm vụ xây dựng kinh tế, ngày 27/09/1980, Bộ trƣởng Bộ Quốc phòng ra Quyết định số 579/QĐ-QP chuyển nhiệm vụ của Sƣ đoàn 319 từ lực lƣợng cơ động, huấn luyện quân sự sang nhiệm vụ xây dựng kinh tế, đổi tên thành Công ty xây dựng 319 với các chức năng thi công xây lắp các công trình công nghiệp, dân dụng, sản xuất và cung cấp sản phẩm công nghiệp phục vụ Quốc phòng và dân dụng.
Thực hiện kế hoạch sắp xếp, đổi mới doanh nghiệp trong Quân đội giai đoạn 2008 - 2010 của Chính phủ, ngày 04/03/2010, Bộ trƣởng Bộ Quốc phòng ra quyết định số 606/QĐ-BQP chuyển Công ty xây dựng 319 thành Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên 319 hoạt động theo hình thức Công ty mẹ - Công ty con; với 25 ngành nghề sản xuất, kinh doanh, quy mô hoạt động trên toàn quốc và mở rộng địa bàn sang các nƣớc khu vực Đông Nam Á, Công ty TNHH MTV 319 ngày càng khẳng định đƣợc uy tín, vị thế và thƣơng hiệu của mình.
Thực hiện Công văn số 1455/TTg-ĐMDN, ngày 19/08/2011 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc thành lập các Tổng công ty hoạt động theo hình thức Công ty mẹ - Công ty con trên cơ sở tổ chức lại các Công ty TNHH một thành viên thuộc Bộ Quốc phòng, ngày 23/08/2011, Bộ trƣởng Bộ Quốc phòng đã ký quyết định số 3037/QĐ-BQP thành lập Tổng công ty 319, hoạt động theo hình thức Công ty mẹ - Công ty con trên cơ sở tổ chức lại Công ty TNHH MTV 319; tiếp đó ngày 10/12/2011 Bộ trƣởng Bộ Quốc phòng ký quyết định số 4798/QĐ-BQP hợp nhất 7 đơn vị: Xí nghiệp 7, Xí nghiệp 19, Xí nghiệp 359, Xí nghiệp 487, Xí nghiệp Vạn Chánh, Xí nghiệp TK 21, Công ty Sông Hồng thuộc Tổng công ty 319 thành Công ty TNHH một thành viên Duyên Hải trực thuộc Tổng công ty 319. Đồng thời Bộ trƣởng Bộ Quốc phòng ký quyết định 4799/QĐ-BQP điều chuyển Tổng công ty 319 về trực thuộc Bộ
Quốc phòng, Công ty TNHH một thành viên Duyên Hải trực thuộc Quân khu 3; Quân ủy Trung ƣơng ra quyết định số 561-QĐ/QUTW ngày 26/12/2011 điều chuyển Đảng bộ Tổng công ty 319 về trực thuộc Quân ủy Trung ƣơng. Hiện nay, Tổng công ty có 12 phòng chức năng, 07 Công ty TNHH một thành viên, 06 Công ty cổ phần do Tổng công ty nắm cổ phần chi phối, 09 Xí nghiệp, Chi nhánh thành viên, 07 Ban Quản lý Dự án thực hiện chức năng đại diện Chủ đầu tƣ, 05 Ban điều hành xây lắp, 03 Công ty liên kết với 38 ngành nghề sản xuất, kinh doanh. Địa bàn hoạt động khắp các tỉnh, thành trong cả nƣớc.
Trải qua hơn 37 năm xây dựng, đổi mới và phát triển, dƣới sự lãnh