6. Cấu trúc của đề tài
2.4.1. Biểu hiện của văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng
Các cuộc đàm phán và thương lượng trong công ty với khách hàng chủ yếu được thực hiện bởi Ông Hoàng Huy Hùng - Chủ tịch Hội đồng quản trị ,Ông Bùi Quang Huy - Tổng Giám đốc và Ông Trần Anh Thắng - Giám đốc văn phòng đại diện Miền Nam. Nhận thức được tầm quan trọng và giá trị của những cuộc đàm phán, ba người này đã vận dụng những kỹ năng, kinh nghiệm, khả năng giao tiếp và kỹ năng mềm trong các cuộc đàm phán, thương lượng. Đặc biệt để đạt được thành công trong những cuộc đàm phán, thương lượng rất khó khăn, họ đã vận dụng triệt để và rất hợp lý những hành vi phi ngôn ngữ, hay nói cách khác là ngôn ngữ cơ thể. Chỉ với ánh mắt thiện chí, những nụ cười, những cái bắt tay nồng ấm, cách thể hiện ngôn ngữ cơ thể đi cùng với lời nói và đặc biệt là khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt đã đem đến rất nhiều thành công trong các cuộc đàm phán, thương lượng với các đối tác để đạt được hàng loạt các dự án.
Các Ông luôn biết cách tạo sự tin tưởng trong đàm phán thông qua việc chứng minh năng lực của mình và của công ty bằng bản hồ sơ năng lực; qua tác
phong giao tiếp chững chạc của những người lãnh đạo; qua việc lắng nghe; trung thực; kiên nhẫn trong mọi cuộc đàm phán, thương lượng với khách hàng.
Trong cách đặt câu hỏi các ông luôn chú ý tới việc thu thập thông tin; xác định phong cách ứng xử; luôn biết cách tạo sự hòa nhập với đối tác; giảm căng thẳng và tiến đến thỏa thuận với khách hàng.
Trong cách trả lời: bằng kỹ năng và kinh nghiệm của mình các ông không trả lời hết mọi vấn đề được hỏi mà khéo léo rút gọn phạm vi câu hỏi; không trả lời sát vào câu hỏi của đối phương; giảm bớt những cơ hội để đối phương hỏi đến cùng; luôn cân nhắc những vấn đề đưa ra đàm phán; xác định những điều không cần phải trả lời; không để rơi vào tình thế đối địch trực tiếp với đối tác trong các tình huống đối thoại; đưa ra những dẫn chứng tình huống sau cùng là đưa ra những giải pháp hiệu quả.
Bằng áp dụng văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng, Ban lãnh đạo công ty đã đạt được những thành công, hứa hẹn mang lại những cơ hội hợp tác mới cho công tỵ
Tất cả những điều đó được minh chứng qua hàng loạt các thỏa thuận được đàm phán và thương lượng thành công, cụ thể là:
Năm 2012, đàm phán và thương lượng thành công dự án cung cấp vật tư, thiết bị lưu trữ: Dự án cung cấp giá sắt lưu trữ tài liệu của Cục Hải quan Nghệ An.
Năm 2013, đàm phán và thương lượng thành công các Dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Cục Hải quan tỉnh Hà Tĩnh; Cục Hải quan Tỉnh Lào Cai, Chi cục Thuế quận Hoàn Kiếm; Chi cục Thuế quận Đống Đạ
Năm 2014, đàm phán và thương lượng thành công các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ: UBND huyện Diễn Châụ
Năm 2015, đàm phán và thương lượng thành công các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Cục Hải quan tỉnh Cao Bằng; Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng; Cục Thuế tỉnh Vĩnh Phúc; Chi cục Thuế Thành phố và Văn phòng Cục thuế tỉnh Cao Bằng; Chi cục Thuế các huyện Bình Sơn, Mộ Đức tỉnh Quảng Ngãi; Cục và Chi cục Thuế Thành phố Quảng Ngãi; Chi cục Thuế huyện Đức Thọ, Hương
Khê, Nghi Xuân, Hồng Lĩnh thành phố Hà Tĩnh; Văn phòng Đại học Quốc gia Hà Nội; UBND quận Đống Đa; UBND huyện Thường Tín; các cơ quan, tổ chức của tỉnh Vĩnh Phúc; UBND quận Thanh Xuân.
Năm 2016, đàm phán và thương lượng thành công các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Chi cục Bảo vệ thực vật Hà Nội; Cục Tin học và Thống kê tài chính; Văn phòng Bộ Công Thương; Văn phòng Bộ Thương binh và Xã hội; Chi cục Thuế Thành phố Nha Trang; Chi cục Thuế huyện Tư Nghĩa và Đức Phổ tỉnh Quảng Ngãi; Chi cục Thuế huyện Kỳ Anh, Cẩm Xuyên, Thạch Hà tỉnh Hà Tĩnh; Quận Ủy Đống Đa; Huyện ủy Thường tín; Huyện ủy Sóc Sơn; Huyện ủy Chương Mỹ; Huyện ủy Ứng Hòa, Huyện ủy Kinh Môn.
Năm 2017, đàm phán và thương lượng thành công các dự án chỉnh lý tài liệu lưu trữ: Cục Hải quan Thành phố Hải Phòng; Sở Tư pháp Tỉnh Bắc Giang; Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Vĩnh Phúc; Sở Nông nghiệp và PTNT Hà Nội; Chi cục Bảo vệ thực vật Hà Nội; Ban Quản lý Công trình Phân lũ Sông Đáy Hà Nội; UBND- HĐND huyện Hoài Đức; UBND huyện Thạch Thất; Quận ủy Nam Từ Liêm; UBND quận Nam Từ Liêm; Đảng ủy Khối Doanh nghiệp; Sở Tư pháp Hà Nội; Đường ô tô cao tốc Hà Nội - Hải Phòng. (Phụ lục 05)
Đặc biệt vào tháng 2/2017 Công ty đã đạt được một thỏa thuận quan trọng về hợp tác quốc tế. Tại Hà Nội, Công ty HT và Công ty Lưu trữ Telos - Liên Bang Nga đã đạt được thỏa thuận về sự hợp tác hai bên trên các lĩnh vực: Số hóa - Lưu trữ điện tử; bảo hiểm tài liệu lưu trữ; thiết kế, xây dựng và vận hành, khai thác kho lưu trữ. Công ty Lưu trữ Telos được thành lập năm 1997, là thành viên của các hiệp hội lưu trữ quốc tế, thành viên của cục lưu trữ Liên Bang Ngạ Hiện tại Telos là công ty hàng đầu Liên Bang Nga cung cấp các giải pháp về Lưu trữ - Số hóa tài liệu, kho lưu trữ chuyên dụng. Thỏa thuận này đã góp phần thành công lớn trong việc vươn tầm ra khu vực của công ty, đồng thời đây cũng là kết quả của một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh. (Ảnh 5 - phụ lục 03)
Nhìn chung, qua thực tế các kết quả trong các cuộc đàm phán và thương lượng mang lại những dự án cho công ty có thể thấy, Ban lãnh đạo công ty là những người đã vận dụng tối ưu văn hóa ứng xử trong mọi cuộc đàm phán, họ
luôn nhận thức được tầm quan trọng của các cuộc đàm phán, do đó rất cẩn trọng trong từng cử chỉ, hàng động với đối tác trong quá trình đàm phán. Có thể thấy văn hóa ứng xử rất quan trọng trong các cuộc đàm phán, nó là một yếu tố cốt lõi quyết định đến thành công của cuộc đàm phán, hứa hẹn mang lại những cơ hội hợp tác mới cho công tỵ Tuy nhiên, mặc dù đã vận dụng tốt văn hóa ứng xử trong đàm phán, nhưng không phải lúc nào cũng đem lại những hiệu quả như mong muốn và có thể đạt được tất cả những thỏa thuận, bởi còn nhiều yếu tố tác động khác như việc chưa tạo được mối liên hệ gắn bó giữa công ty và đối tác ngay ban đầu; những mong muốn của đối tác công ty chưa thể giải quyết được hết.
2.5. Văn hóa trong định hướng tới khách hàng