6. Cấu trúc của đề tài
2.5.2. Phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết
Để phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết Ban lãnh đạo công ty chú trọng tới một số vấn đề: lắng nghe khách hàng,chăm sóc khách hàng và xây dựng lòng trung thành của khách hàng.
Lắng nghe khách hàng là một trong những cách thức để phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết. Lắng nghe khách hàng, biết rõ họ sẽ phản ứng như thế nào luôn là một công cụ hữu hiệu khi doanh nghiệp muốn phát triển sản phẩm hay đưa ra kế hoạch xúc tiến kinh doanh, cũng như chính sách hoạt động của mình trở nên hiệu quả hơn. Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, Ban lãnh đạo luôn chú trọng tới suy nghĩ và đánh giá của khách hàng nhằm hoàn thiện cách thức hoạt động của mình đồng thời có thể biết được những nhu cầu của khách hàng để tìm cách đáp ứng những nhu cầu đó. Trong mỗi cuộc trao đổi với các chủ đầu tư của dự án, Ban lãnh đạo và các nhân viên trong công ty luôn tìm cách dẫn dắt để biết thêm nhiều kênh thông tin, thông qua đó, có những chủ đầu tư tỏ ra hài lòng, có những chủ đầu tư tỏ ý không hài lòng, và cũng có những chủ đầu tư rất thiện chí họ đưa ra một số gợi ý trong cách giải quyết công việc mà công ty có thể áp dụng được trong việc hoàn thiện và phát
triển doanh nghiệp. Cách tốt nhất lắng nghe khách hàng là dựa vào các thành viên trong công tỵ Các nhân viên trong công ty là người trực tiếp thực hiện các giao dịch với khách hàng sau khi lãnh đạo đàm phán, thương lượng xong; họ là những người làm việc trực tiếp với khách hàng và hiểu rõ nhất những mong muốn cũng như những phản ánh của khách hàng. Để lắng nghe được ý kiến của khách hàng thì Ban lãnh đạo hiểu rằng mình cần phải lắng nghe ý kiến của nhân viên. Do đó Ban lãnh đạo công ty thường xuyên tổ chức những cuộc họp với nhân viên để bàn về các khách hàng quan trọng của công ty và hỏi xem họ có thấy thích thú với những khách hàng này không. Đó là cách thức lắng nghe khách hàng thông qua việc lắng nghe ý kiến của các nhân viên tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
Chăm sóc khách hàng là tất cả những gì cần thiết mà doanh nghiệp phải làm để thỏa mãn nhu cầu và mong đợi của khách hàng theo cách mà họ mong muốn phục vụ và làm những việc cần thiết để giữ các khách hàng mình có. Chăm sóc khách hàng là hoạt động được công ty chú ý thực hiện, để thực hiện hoạt động chăm sóc đó, công ty chú trọng tới các yếu tố sau:
Quán triệt nhân viên trong mọi hoàn cảnh đều cần thân thiện và nồng ấm trong giao tiếp với khách hàng; làm cho khách hàng muốn được cảm thấy mình thực sự quan trọng; lắng nghe những gì khách hàng nói; năng động, linh hoạt và chế độ hậu mãi tốt.
Lòng trung thành của khách hàng giúp công ty có được nguồn lợi nhuận ổn định lâu dài thông qua việc mua hàng lặp lạị Khi đã trung thành khách hàng thường tăng lượng mua và rất dễ dàng trong việc mua thêm những mặt hàng, dịch vụ khác của công tỵ Khách hàng trung thành là những người mà các đối thủ cạnh tranh khó lôi kéo nhất. Họ luôn gắn bó với công ty ngay cả những lúc khó khăn nhất - một nguồn lợi bền vững. Lòng trung thành của khách hàng sẽ tạo nên sức mạnh giúp thương hiệu có khả năng phục hồi nhanh chóng khi họ phải đối diện với rủi rọ Tại Công ty, Ban lãnh đạo và các nhân viên xây dựng lòng trung thành của khách hàng bằng cách chú trọng tới chất lượng sản phẩm văn phòng phẩm phục vụ lưu trữ; và quan tâm đến chất lượng dịch vụ chỉnh lý
tài liệụ Nếu cảm thấy đó là những sản phẩm kém chất lượng thì một là hủy, hai là đẩy mạnh đầu tư thay đổi để chất lượng của sản phẩm ngày càng caọ
Nhìn chung, là một công ty hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ, văn hóa trong định hướng tới khách hàng được Ban lãnh đạo và các thành viên trong công ty nhận thức khá rõ ràng. Chính vì thế việc xây dựng văn hóa định hướng tới khách hàng và phát triển môi trường văn hóa đặt khách hàng lên trên hết được Ban lãnh đạo và các thành viên trong công ty làm khá tốt.
Tiểu kết
Nội dung của Chương 2 tác giả đã làm rõ thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT thông qua thực trạng về văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp; văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu; văn hóa trong hoạt động Marketing; văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng và văn hóa trong định hướng tới khách hàng. Những nội dung này đã phản ánh thực trạng văn hóa doanh nghiệp tại công ty HT và là cơ sở để tác giả đưa ra những giải pháp xây dựng và hoàn thiện văn hóa công ty tại Chương 3.
Chương 3
MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT 3.1. Đánh giá kết quả xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
3.1.1. Ưu điểm
Nhìn chung tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - số hóa tài liệu HT Ban lãnh đạo đã có sự quan tâm chú trọng tới việc hình thành và xây dựng nên một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh thông qua văn hóa ứng xử nội bộ doanh nghiệp; văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu; văn hóa trong hoạt động Marketing; văn hóa ứng xử trong đàm phán và thương lượng và văn hóa trong xây dựng định hướng cho khách hàng.
Bằng những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của văn hóa doanh nghiệp và những sự quan tâm đối với văn hóa doanh nghiệp tại công ty, Ban lãnh đạo công ty đã có những sự quan tâm và chú trọng tới vấn đề này nhằm phát triển văn hóa công ty và cũng là yếu tố giúp tạo nên những nét đặc trưng của công ty; quy tụ được sức mạnh của toàn công ty và khích lệ được sự đổi mới sáng tạọ Điều này đã truyền lửa cho chính những nhân viên trong công ty, chính họ tạo nên và duy trì những đặc trưng về văn hóa của công tỵ
Những nhân viên của Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - số hóa Tài liệu lưu trữ HT họ là những người có cố gắng trong việc xây dựng và tạo dựng nét văn hóa văn minh, tươi trẻ và đem lại thành công trong việc tạo dựng văn hóa công tỵ
3.1.2. Hạn chế
Mặc dù đã và đang có những nhận thức đúng đắn về văn hóa doanh nghiệp, cũng như có sự quan tâm và chú trọng tới văn hóa của công ty, tuy nhiên việc đầu tư cho văn hóa doanh nghiệp tại công ty vẫn chưa có sự đồng bộ, và trong văn hóa doanh nghiệp tại công ty vẫn còn một số tồn tại về: văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp; văn hóa trong xây dựng và phát triển thương hiệu; văn hóa trong hoạt động Marketing; văn hóa ứng xử trong đàm phán và
thương lượng. Cụ thể:
Văn hóa ứng xử trong nội bộ doanh nghiệp: người lãnh đạo vẫn còn đang diễn ra tình trạng dùng người chỉ vì thân; một số nhân viên vẫn đang còn tình trạng lạm dụng việc nghỉ ốm; chưa tôn trọng giờ giấc làm việc, sử dụng thời gian làm việc để thực hiện những việc riêng.
Văn hóa xây dựng và phát triển thương hiệu: logo của công ty khá đơn giản chưa tạo nên nhiều sự khác biệt, chưa truyền tải được những dịch vụ mà công ty hướng tới, chưa gắn chúng với các liên tưởng về sản phẩm; slogan mang tính hình tượng cao, có thể tạo sự sáo rỗng đối với người nghe; cơ sở vật chất còn nhiều hạn chế trong việc đáp ứng nhu cầu công việc; chưa xây dựng được hệ thống văn bản quy định các bước công việc cũng như các hoạt động của công tỵ
Văn hóa trong hoạt động marketing: việc lựa chọn thị trường thị trường mục tiêu mới chỉ chú trọng vào các cơ quan Nhà nước mà chưa có sự chú trọng vào các doanh nghiệp; hoạt động truyền thông marketing của công ty còn yếu, chưa có những kênh thông tin quảng bá mang tính rộng rãi, chuyên nghiệp và đạt được hiệu quả caọ
3.2. Giải pháp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
3.2.1. Xây dựng văn hóa từ người lãnh đạo công ty
Người lãnh đạo của công ty là người đặt nền móng, và có sức ảnh hưởng cũng như quyết định toàn bộ hoạt động của toàn công tỵ Là người có vai trò dẫn dắt và định hướng, người lạnh đạo cần có những chủ chương đúng đắn và vạch ra bằng những hành động cụ thể. Trong suy nghĩ của người lãnh đạo phải mang tầm nhìn chiến lược và phải đặt lợi ích chung của công ty lên trên hết, như vậy mới có những quyết sách mang tính khách quan, và mới có thể tạo dựng một nền văn hóa doanh nghiệp có sự đồng lòng của mọi thành viên trong công tỵ
Chính vì vậy khi xây dựng văn hóa doanh nghiệp, thì người lãnh đạo cần phải là người có những định hướng rõ ràng cho việc hình thành, xây dựng văn hóa doanh nghiệp của công ty; và cũng là người có vai trò đi đầu, nêu gương
cho toàn bộ công tỵ Người lãnh đạo cần phải cân nhắc rất kỹ càng khi đưa ra những quyết định về văn hóa doanh nghiệp. Cần phải thay đổi cách thức dùng người, không dùng người chỉ vì thân, mà chú trọng tuyển chọn, bổ nhiệm những người thực sự có năng lực, có tinh thần, ý thức, thái độ tốt trong công việc và đối với các đồng nghiệp trong công tỵ Để tạo ra sự cạnh tranh, công bằng và tạo niềm tin cho các thành viên trong công tỵ
Ngoài ra để văn hóa doanh nghiệp trở nên mạnh mẽ thì người lãnh đạo là người luôn cập nhật xu hướng và thực hiện những quy định của công ty để làm gương cho nhân viên. Hoạt động thưởng, phạt cũng cần phải rõ ràng và minh bạch, khi sai người lãnh đạo cũng cần phải nhận lỗi và chịu trách nhiệm trước toàn bộ nhân viên; như vậy mới có thể tăng tính làm gương, và tạo cho nhân viên sự tin tưởng về một môi trường minh bạch và công bằng, dân chủ nhất.
Để làm được những điều này, người lãnh đạo cần đưa ra những chủ trương cụ thể và rõ ràng; thông qua trước toàn thể Ban lãnh đạo và nhân viên; giao cho bộ phận Hành chính giám sát chính những hành vi và hoạt động của lãnh đạo công tỵ Khi Lãnh đạo Công ty có những hành động đi ngược lại chủ chương đã nêu ra thì người lãnh đạo đó cũng phải chịu trách nhiệm giống như những nhân viên khác trong toàn công tỵ Và việc theo dõi giám sát này không chỉ được thực hiện bởi bộ phận Hành chính mà đồng thời còn được theo dõi bởi các nhân viên trong công tỵ
3.2.2. Nâng cao nhận thức về vai trò của văn hóa doanh nghiệp và ý thức và trách nhiệm về văn hóa doanh nghiệp cho các thành viên thức và trách nhiệm về văn hóa doanh nghiệp cho các thành viên
Văn hóa doanh nghiệp được xem là một loại tài sản vô hình. Loại tài sản này có thể giúp doanh nghiệp phát triển một cách bền vững, nhất là trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giớị
Văn hóa doanh nghiệp không phải là kết quả của riêng người lãnh đạo mà phải do tập thể người lao động tạo nên. Chính vì vậy mặc dù người lãnh đạo đóng vai trò đầu tàu trong xây dựng văn hóa doanh nghiệp nhưng quá trình này chỉ có thể thành công khi có sự đóng góp tích cực của mọi thành viên trong công tỵ Chính vì thế để có thể xây dựng được một nền văn hóa doanh nghiệp mạnh
thì trước tiên cần phải nâng cao nhận thức về văn hóa doanh nghiệp và ý thức, trách nhiệm về văn hóa doanh nghiệp cho tất cả mọi thành viên trong công ty; từ Ban lãnh đạo, cho đến những công nhân ở phân xưởng. Điều này có tác dụng tạo nên sự đồng bộ trong nhận thức từ đó tạo sự đồng bộ trong cách thức thực hiện.
Do đó:
Cần phải làm cho toàn thể cán bộ nhân viên nhận biết có một vấn đề tồn tại và ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự nghiệp, công việc và cuộc sống hàng ngày của mỗi người, đó là vấn đề môi trường cho thời gian 8 tiếng của họ, liên quan chặt chẽ đến văn hóa doanh nghiệp.
Làm cho toàn thể cán bộ, nhân viên hiểu biết về văn hóa doanh nghiệp nói chung, cảm nhận gần gũi với văn hóa doanh nghiệp (không phải là vấn đề xa lạ, không phải là ý kiến chủ quan của riêng một ai đó).
Để văn hóa doanh nghiệp có thể tồn tại, phát huy được vai trò của mình trong hoạt động của doanh nghiệp thì mọi thành viên trong doanh nghiệp từ Ban lãnh đạo cho đến những công nhân tại phân xưởng đều phải có nhận thức đầy đủ và đúng đắn về vai trò, tầm quan trọng, và những sự ảnh hưởng trực tiếp của văn hóa doanh nghiệp trong môi trường làm việc hàng ngày của các thành viên trong công ty; từ đó ảnh hưởng tới việc việc phát triển bền vững kinh tế của công tỵ
Để tất cả mọi người có nhận thức đầy đủ về vai trò của văn hóa doanh nghiệp thì Ban lãnh đạo công ty cần phải có nhiều phương pháp nâng cao nhận thức của toàn thể mọi người trong công tỵ Cụ thể việc cần làm là:
Giao phòng Hành chính - Kế toán đăng tải các bài viết liên quan, có giá trị mà người viết và tình huống không phải thuộc công ty nhằm chia sẻ các thông tin mang tính khách quan về vấn đề văn hóa doanh nghiệp. Thông qua các phương tiện truyền thông nội bộ mang tính đại chúng: bảng tin nội bộ, webside công ty, các group trên facebook, skype, zalo của công tỵ Nhằm tạo sự chia sẻ thông tin; truyền đạt những nội dung thông tin này tới các thành viên trong công ty; tăng tính bàn luận từ đó mọi người sẽ dễ dàng tiếp cận với văn hóa doanh nghiệp; có nhận thức thực tế về văn hóa doanh nghiệp.
doanh và Phòng Lưu trữ - Số hóa đẩy mạnh các hoạt động quảng cáo, tuyên truyền như thường xuyên xây dựng kế hoạch cụ thể để tổ chức những cuộc hội thảo bàn về văn hóa doanh nghiệp; Ban lãnh đạo cử nhân viên đến các chương trình đào tạo, bồi dưỡng về văn hóa doanh nghiệp để phổ biến và tuyên truyền nội dung với tất cả mọi người trong công tỵ Phòng Hành chính - Kế toán Tổ chức các chương trình, hoạt động trình bày Dự án - kiến thức văn hóa doanh nghiệp, đưa ra những ý tưởng mới về các yếu tố thuộc về văn hóa doanh nghiệp của tất cả mọi ngườị Tổ chức diễn đàn, tham luận, trao đổi, đóng góp ý kiến để hoàn chỉnh đề cương văn hóa doanh nghiệp. Hay tổ chức những cuộc dã ngoại kết hợp với việc tổ chức các cuộc thi với nội dung phát huy và hoàn thiện văn hóa doanh nghiệp nhằm đẩy mạnh kinh tế công ty với sự tham gia của nhiều đội là các thành viên trong công ty, hoạt động này vừa tạo sự gắn kết giữa các thành viên lại mang đến những kiến thức về văn hóa doanh nghiệp một cách gần gũi nhất, như vậy thay vì chán nản với những chương trình hội nghị khô khan thì mọi người sẽ cảm thấy vui vẻ hơn.