b. Vai trò kiểm soát chi NSNN của cơ quan tài chính
1.3.2. Kiểm soát chấp hành dự toán chi NSNN
Chấp hành NSNN là quá trình thực hiện dự toán NSNN sau khi được cơ quan có thẩm quyền thông qua theo trình tự nguyên tắc luật định. Chấp hành dự toán chi NSNN là việc chuyển giao sử dụng đúng mục đích, đúng kế hoạch dự toán và đúng chế độ, thể lệ hiện hành các nguồn kinh phí từ NSNN, thông qua hoạt động của cơ quan tài chính và các đơn vị sử dụng ngân sách, nhằm thực hiện các chương trình hoạt động của nhà nước trên mọi lĩnh vực trong năm tài chính.
Chấp hành NSNN đúng đắn và có hiệu quả là tiền đề quan trọng bảo đảm điều kiện để thực hiện các khoản thu, chi đã ghi trong kế hoạch nhằm phát triển kinh tế - xã hội của địa phương. Chấp hành NSNN là khâu quan trọng trong quá trình quản lý NSNN, là khâu cốt yếu có ý nghĩa quyết định với một chu trình ngân sách. Nếu khâu lập kế hoạch đạt kết quả tốt thì cơ bản cũng mới dừng ở trên giấy, nằm trong khả năng và dự kiến, chúng có thể biến thành hiện thực hay không là tùy vào khâu chấp hành ngân sách. Chấp hành ngân sách thực hiện tốt sẽ có tác động tích cực bảo đảm cân đối thu, chi ngân sách.
Phòng kế hoạch tài chính có chức năng tham mưu cho chính quyền nhà nước các cấp trong quản lý và điều hành NSNN. Phòng có trách nhiệm
cân đối nguồn đáp ứng nhu cầu chi, kiểm tra và giám sát việc thực hiện chi tiêu và sử dụng ngân sách ở các cơ quan, đơn vị sử dụng ngân sách.
Nguyên tắc của việc kiểm soát là đáp ứng kịp thời các nhu cầu chi của các bộ phận sử dụng NSNN theo tiến độ và dự toán được duyệt, các khoản chi NSNN phải được thanh toán trực tiếp cho người được hưởng; mọi khoản chi NSNN phải được kiểm soát trước, trong và sau khi thanh toán chi trả.
Điều kiện để duyệt chi kinh phí cho các bộ phận:
+ Đã có trong dự toán NSNN được giao, trừ các trường hợp chi từ nguồn tăng thu so với dự toán và dự phòng ngân sách. Đối với những khoản chi không có trong dự toán thì các bộ phận sử dụng ngân sách báo cáo với cơ quan có thẩm quyền xin bổ sung hoặc điều chỉnh dự toán.
+ Đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức do cấp có thẩm quyền quy định: Dựa vào định mức là căn cứ có tính chất quan trọng chấp hành dự toán chi NSNN. Nhu cầu chi NSNN đã có định mức, tiêu chuẩn đã được cơ quan quyền lực Nhà nước xem xét và thông qua. Đó là căn cứ mang tính pháp lý cho tổ chức chấp hành dự toán chi. Tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý của các khoản chi NSNN được duyệt dựa trên cơ sở các chính sách, chế độ chi NSNN có hiệu lực và khả thi. Để đảm bảo điều này, nhà nước cần phải có chính sách, chế độ phù hợp và thường xuyên rà soát để điều chỉnh đáp ứng yêu cầu thực tiễn.
+ Đã được thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách hoặc người được ủy quyền quyết định; có chứng từ hợp pháp, hợp lệ; nhiệm vụ kinh tế thực tế phát sinh.
+ Trường hợp đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, phương tiện làm việc và các việc khác phải qua đấu thầu hoặc thẩm định giá thì phải tổ chức đấu thầu hoặc thẩm định giá theo đúng quy định của pháp luật.
+ Các khoản chi có tính chất thường xuyên, khoản chi có tính thời vụ hoặc chi phát sinh vào một số thời điểm như đầu tư xây dựng, mua sắm, sửa
chữa lớn và các khoản chi không thường xuyên khác phải thực hiện theo dự toán do đơn vị dự toán giao.
Phòng tài chính kiểm tra và kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của các hồ sơ, chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi. Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, đảm bảo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành. Đối với các khoản chi chưa có trong chế độ, tiêu chuẩn định mức chi NSNN, căn cứ vào dự toán NSNN đã được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phân bổ để kiểm soát và thanh toán.
Trên cơ sở kiểm soát hồ sơ thanh toán, phòng làm thủ tục chi trả, thanh toán những khoản chi đầy đủ điều kiện chi theo quy định. Trường hợp không đủ điều kiện chi thì từ chối chi trả, thanh toán.