Việc thanh toán vốn cho dự án ODA luôn được thực hiện theo một nguyên tắc nhất quán là kiểm soát trước, trong và sau quá trình cấp phát thanh toán, tức là KBNN sẽ dựa trên cơ sở hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư, các đơn vị để kiểm soát số tiền sẽ thanh toán, đảm bảo số tiền thanh toán là phù hợp, đúng đắn, hạn chế tối đa sự lãng phí, thất thoát cho NSNN. Đây được xem là nguồn thông tin phục vụ cho công tác kiểm soát thanh toán tại KBNN. Để phục vụ cho công tác quản lý, thanh toán vốn ODA, chủ đầu tư và các đơn vị phải gửi đến KBNN Đắk Lắk - nơi mở tài khoản thanh toán các tài liệu cơ sở của dự án (các tài liệu này đều là bản chính hoặc bản sao y bản chính và chỉ gửi một lần cho đến khi dự án kết thúc đầu tư, trừ trường hợp phải bổ sung, điều chỉnh), bao gồm:
- Tài liệu để mở tài khoản;
- Dự án đầu tư xây dựng, sửa chữa công trình (hoặc báo cáo kinh tế-kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế-kỹ thuật) kèm quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có);
- Văn bản lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật đấu thầu; - Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu;
- Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng.
Ngoài ta, hàng năm các chủ đầu tư phải gửi bổ sung các tài liệu:
- Kế hoạch vốn hàng năm do Bộ, ngành chủ quản thông báo (đối với các dự án do Trung ương quản lý); UBND tỉnh, UBND huyện trực thuộc tỉnh Đắk Lắk thông báo.
- Thông báo danh mục dự án và vốn hàng năm do KBNN thông báo (đối với các dự án do Trung ương quản lý); kế hoạch vốn của UBND các cấp và ý kiến bằng văn bản về việc phân bổ kế hoạch của Sở Tài chính thành phố, Phòng Tài chính huyện thuộc tỉnh Đắk Lắk thông báo (nếu có).
Ngoài các tài liệu quy định trên khi đến tạm ứng vốn chủ đầu tư gửi các tài liệu sau đây:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn; - Giấy rút vốn;
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng).
Nếu chủ đầu tư muốn thanh toán khối lượng hoàn thành, trong hồ sơ gửi cho KBNN Đắk Lắk cần có thêm các tài liệu sau:
- Bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng - Giấy đề nghị thanh toán vốn;
- Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn (nếu có); - Giấy rút vốn.
Nếu có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, chủ đầu tư gửi Bảng xác định giá trị khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng
Trong hồ sơ trên, KBNN Đắk Lắk luôn luôn phải kiểm tra sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của mỗi tài liệu, hồ sơ phải được lập đúng mẫu quy định
(trường hợp có mẫu được cấp có thẩm quyền ban hành); chữ ký, đóng dấu của người có thẩm quyền, cấp có thẩm quyền; các hồ sơ phải được lập, ký duyệt theo đúng trình tự (chỉ tiêu này được phản ánh về mặt thời gian trên các hồ sơ). Ngoài ra, các cán bộ thanh toán còn kiểm soát tính thống nhất về nội dung giữa các hồ sơ, đảm bảo sự trùng khớp các hạng mục, nội dung trong dự toán chi phí với các hạng mục trong dự án đã được phê duyệt. Muốn vậy, các cán bộ cần phải nắm được các chỉ tiêu cơ bản như: các hạng mục công trình chính, tiến độ xây dựng, tiến độ cấp vốn, các loại nguồn vốn tham gia dự án, cơ cấu vốn đầu tư, hợp đồng kinh tế. Đây là khâu quan trọng, là cơ sở để thanh toán từng lần được nhanh chóng, đảm bảo đúng thời gian quy định. Trường hợp cần thiết cán bộ thanh toán KBNN Đắk Lắk có thể kiểm tra tại hiện trường nơi thực hiện dự án, để đảm bảo việc thanh toán vốn là có cơ sở. Trong công tác kiểm soát thanh toán vốn ODA, KBNN Đắk Lắk hiện đang áp
dụng chương trình ĐTKB-LAN, chương trình tổng hợp báo cáo THBC-
ĐTKB-LAN cho bộ phận kiểm soát chi NSNN và hệ thống Tabmis cho bộ phận kế toán với một module đối chiếu giữa hai hệ thống. Do đó đơn vị có thể cung cấp báo cáo và số liệu phục vụ công tác chỉ đạo điều hành một cách nhanh chóng và chính xác.